Курс лекций по "Делопроизводству"

Всего за 1718 – 1720 года вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент». Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа — коллегий. Домини­рующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений.

Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование — архивов и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность — архивариус.

Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремление сохранять в тайне государственные дела продиктовано введением присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, штрафы, лишение чина и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями. Челобитные — прошениями, переписка — памяти и отписки — заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 года. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего три из них — Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.

XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.   

  В первой половине XIX века на Беларуси была распространена система, действовавшая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство».

Отличительной чертой исполнительного делопроизводства являлась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX века были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними.

Расширение сферы применения документов в государственном управлении и частной жизни и резкое увеличение их количества в системе исполнительного делопроизводства потребовали ускорения процессов изготовления документов, что выразилось в появлении и распространении бланков. Вначале бланки писались от руки, позднее их стали изготавливать типографским способом.

Вся документация, создавшаяся в центральных и местных учреждениях государственного управления и поступавшая в них, может быть разделена на 4 группы:

1) «отношения» присутственных мест и должностных лиц;

2) просительная документация;

3) внутренняя документация учреждений;

4) акты.

В первой половине XIX века сложился определенный состав реквизитов, использовавшихся при составлении и оформлении документов: заглавие (название разновидности документа), текст (содержание), адресат, дата отправления, дата получения, подпись, скрепа, номер исходящий, номер входящий, печать, резолюция. В тоже время каждая разновидность документа имела свои особые правила составления и оформления, закрепленные в законах и строившиеся на основании принципа «иерархии властей и мест».

В новой системе делопроизводства есть и отрицательные стороны. Необходимо выделить, прежде всего, чрезмерную бюрократизацию государственного аппарата и как следствие этого неоправданное увеличение документооборота. Документы и дела стали очень громоздкими, а процессы их исполнения растягивались иногда на месяцы и даже годы. К числу отрицательных моментов следует отнести также и то, что в связи с утверждением исполнительного делопроизводства была нарушена преемственность в развитии документирования и делопроизводства на территории Беларуси.   

В процессе работы с документами в этот период все более широко используются средства механизации — пишущие машинки, копировальные прессы, множительная техника. Развитие средств связи привело к появлению новых видов документов — телеграмм и телефонограмм. Необходимость оперативной записи живой речи явилась причиной распространения стенографии.

3. В первой половине XX века стало очевидным, что некоторые черты исполнительного делопроизводства все в меньшей степени удовлетворяли потребностям государственного управления. Однако обновление системы делопроизводства осуществлено лишь после 1917 года и было связано с созданием новых органов законодательной и исполнительной власти.

После октябрьской революции 1917 года начался советский период в развитии делопроизводства. В 1917 – 1919 годах был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Вопросами документационного обеспечения процессов управления стало заниматься бюро «Стандартизации».

С 1972 года в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец» В 1973 году были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 году был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов.

Общее методическое и научное руководство работами по унификации и стандартизации документов осуществлял ГОССТАНДАРТ. К началу 1984 года было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на унифицированные системы документации.

В Беларуси после Октябрьской революции 1917 года наблюдается новый виток развития национального делопроизводства. В 20-ые годы развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Большинство терминов права и обществоведения закрепилось в языковой практике, например: ахова здароўя, шляхі зносін, выканаўчы камітэт, замежныя справы и др. Были изданы книги, специально посвященные делопроизводству: «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов» (Мн., 1926).

Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство», образцы официальных бумаг, «Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания» под редакцией М. Красинского (Мн., 1926).

Основы современной бухгалтерской терминологии также были разработаны в 20-ые годы. В 1928 году был опубликован «Словарь бухгалтерских терминов», в нем приведено 1642 русских термина и соответствующее количество белорусских. Особенностью словаря является то, что основная часть слов в нем — интернациональная.

Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991 года в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизвод­ствен­ных служб. Так, Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет   по  архивам   и  делопроизводству   Республики Беларусь,   а  на  базе Института  историко-политических  исследо­ваний  был  создан  Белорусский научно-исследовательский   центр  документоведения, археографии и архивного дела (БелНИЦДААД), впоследствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БЕЛНИИДАД).

В марте 1995 года Белорусским государственным институтом стандартиза­ции и сертификации (БелГИСС) был утвержден и введен в действие с 1 октября 1995 года стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». Затем с 1 июля 1996 года был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы доку­ментации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов», раз­работанный БелНИИДАД.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. Для него характерны две тенденции: заимствование подходов, выработанных в русском языке, и поиск собственных языково-стилевых средств.

4. Существует единое понимание термина «делопроизводство».  Делопроизводство — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Документирование — процесс подготовки и создания документов.

Организация работы с документами — это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами называют административным делопроизводством.

В настоящее время отдельные авторы термин «делопроизводство» все чаще заменяют термином «документационное обеспечение». Последнее заслуживает внимания, так как содержит весь комплекс работ с документами, включая вопросы их оборота и хранения.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. ducumentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. В документах закрепляется государственное устройство, они служат также средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенный в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документа­ционного обеспечения автоматизированных систем управления.

          Документы классифицируются по различным признакам:

● по способу фиксации информации (письменные, графические, фото- и кинодокументы);

● по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчёт­ные, по личному составу и т.д.);

● по наименованию (приказы, положения и т.д.);

● по видам (типовые, примерные, индивидуальные и  трафаретные);

● по степени сложности (простые и сложные);

● по месту составления (внутренние и внешние);

● по срокам исполнения (срочные и несрочные);

● по происхождению (служебные и официально-личные);

● по степени гласности (обычные, секретные и для служебного пользо­вания);