7-дәріс.
Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі. Іс қағаздарының номенклатурасын жасау және істерді іс құжаттарына қалыптастыру.
Жоспар:
1. Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі.
2. Іс қағаздарының номенклатурасы
3. Істерді іс құжаттарына қалыптастыру.
1.Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі.
Коммерциялық құпияны қорғау ісі мына шарттардың міндетті түрде орындалуына негізделген:
-өндірістік, коммерциялық, қаржылық және режімдік мәселелерді бірлесіп шешу;
-кәсіпорынның барлық ынталы
бөлімшелері арасында ақпаратты қорғау шараларын үйлестіру;
-жіктелуге (құпияландыруға немесе қорғауға) жататын ақпараттар мен объектілерге ғылыми баға беру;
-режимдік жұмыстарды бастамас бұрын режимдік шараларды белгілеп алу;
Негізгі проблемалардың бірі – іс қағаздарын жүргізу жұмыстарының қорғалуын, коммерциялық ақпараттар салынған негіздердің сақталуын, тасымалдануын ұйымдастыру болып табылады. Бұл өз кезегінде құжаттарға және жабық ақпарат негіздеріне міндетті түрде тиісті белгілерін салып отыруды қажет етеді.
Коммерциялық құпиясы бар ақпараттарды және объектілерді жіктеп, топтастыруға кәсіпорын (фирма) басшысы сенім көрсеткен, уәкілеттілік берген тұлғалар тізімін ресімдеу шарт. Жіктеліп (классификацияланып), топтастырылған ақпараттарға қол жеткізу кәсіпорын бойынша сол адамдар шеңберімен шектелуі қажет.
Рұқсаттамалық режім шараларын, рұқсаттамаға қол жеткізу және оны ресімдеу тәртібін белгілеу керек.
Бірқатар жағдайларда ақпараттардың қорғалуын қамтамасыз ету талаптарын орындау үшін алдын-ала арнайы орындар қарастыру керек болады. Бұл әсіресе конструкторлық-тәжірибелік ғылыми-зерттеу жұмыстарын жүргізу, бұйымдар шығару және сынау, сату, жарнамалау, келісім-шарттарға қол
қою процестерінде, аса маңызды және жабық мәжілістер өткізу кезінде, ақпараттарды өңдеу, сақтау және тарату т.б. жөніндегі техникалық құралдарды (есептеу техникалары құралдары) пайдалану кезінде өте-мөте қажет.
Күзеттің болуы, рұқсаттамалық және объектінің өз ішінде жүріп-тұру режімі жасалуы міндетті.
Ақпараттарды қорғау жөнінде
тұрақты түрде шаралар әзірлеп, оларды жүзеге асырып отыру, қабылданған режімдік шаралардың тиімділігіне жүйелі бақылау жасау қажет.
Коммерциялық құпияның, мүліктік және қаржылық құндылықтардың сақталуын ұйымдастыру кезінде кәсіпорын (фирма) директоры, ең алдымен, экономикалық тиімділік жағын қарастырады. Бұл жерде,
бәрінен бұрын, экономикалық қауіпсіздікті қамтамасыз ету ісінің мүмкін болатын экономикалық шығыннан асып кетпеуі ойға оралады. Әйтсе де ақпаратты қорғау шаралары кәсіпкерліктің экономикалық тиімділігін арттыра түсуге ықпал ететінін естен шығармау керек. Коммерциялық құпиясы бар ақпараттары, сондай-ақ тауарлары мен ақшалай қаржысы аз кәсіпорындарда
режімді қамтамасыз ету ісін басқаруды кәсіпорын (фирманың) басшысының өзі немесе оның бұйрығымен тағайындалған лайықты тәжірибесі бар қызметкер қосымша жүргізуіне болады.
Кәсіпорынның (фирманың) қауіпсіздік қызметі, әдетте, сол кәсіпорын басшысы бұйрығымен құрылады және оған бағынады. Бұл қызмет орыны кәсіпорынның
өндірістік-коммерциялық жұмыстарға тікелей араласатын құрылымдық бір бөлімшесі болып табылады. Бұл қызмет орыны өз жұмыстарын кәсіпорынның басқа барлық құрылымдық бөлімшелерімен бірлесе отырып, өзара әрекеттестікте жүргізеді.
Бұл ретте, мынадай істерді қолға алған жөн:
- қорғауға жататын ақпараттарды
тобынан бөлектеу өлшемдерін жасау;
- қорғау әдістерін таңдау (патенттеу, авторлық құқық, коммерциялық құпия);
- коммерциялық құпиясы бар мәліметтер Тізімдемесін (тізімдемеге қосымшаны) кезекті бекітуге әзірлеу;
- коммерциялық құпиясы бар мәліметтерге жіберу тәртібін бекіту және оған қол жеткізудің рұқсаттамалық жүйесін әзірлеу;
- коммерциялық құпиясы бар нақты құжаттар мен ақпараттар бойынша жұмыс жүргізуге құқығы бар тұлғалар тізімдемесін (лауазымдар тізімдемесін) ресімдеу;
- ақпараттарды жіктеуге (классификациялауға) уәкілеттігі бар лауазымдарды (тұлғаларды) белгілеу;
- құжаттарды және басқа да ақпарат негіздерін жіктеу, белгі салу, сондай-ақ, оларды қол жеткізілуін шектеу
шеңберінен шығару (құпиялылығын алып тастау) тәртібі мен процедураларын белгілеу;
- ақпарат негіздері бойынша жұмыс жүргізудің бірыңғай тәртібін жасау және іске қосу (құжат түзу, есепке алу, жұмыс жүргізу, сақтау, көшірмелеу, тасымалдау, көбейту, жою тәртібі);
- тиісті аттестациялаудан кейін коммерциялық құпиясы бар ақпарат негіздерін тұрақты және уақытша
сақтауға, сол негіздер бойынша жұмыс жүргізуге, сондай-ақ жабық мәжілістер өткізуге рұқсат етілген орындардың орналасу жоспарын жасау, есепке алу;
- бөлінген (аттестацияланған) орынға өтудің бірыңғай тәртібін белгілеу шарт.
Жабық ақпараттар мен жіктелген (құпияландырылған немесе қорғауға жататын) ақпарат негіздері
пайдаланылатын жұмыс түрлерінің бәрінде де атқарылатын шараларды жоспарлау, жүзеге асыру және бақылау процестері коммерциялық құпияға қол жеткізу құқы бар бөлімше басшылары мен мамандарының тікелей қатысуымен жүргізіледі:
- кәсіпорын бөлімшелерінің басшыларына ақпарат қорғау шараларын әзірлеу және өткізу
кезінде, ғылыми, конструкторлық, өндірістік және өзге де жұмыстар процесінде әдістемелік көмек көрсету;
- ашық басылымдарда жариялау үшін, конференцияларда, көрмелерде, жарнама қызметінде пайдалану мақсатымен материалдар әзірлеу кезінде және тапсырыс берушілерге арналған құжаттарды ресімдеу үстінде коммерциялық құпияның жария болмауын қамтамасыз ететін
шараларды мамандармен бірлесе отырып дайындау және оны жүзеге асыру;
- сынау, сақтау, тасымалдау кезінде орындаушылар мен кәсіпорын мамандарының қатысуы бойынша коммерциялық құпиясы бар өнімдерді қорғау шараларын ұйымдастыру;
- жабық мәжілістер өткізудің тәртібі мен бақылау ережесін жасау;
- өзге фирмалар өкілдерін, іссапармен келген кісілерді, бақылау органдары өкілдерін қабылдаудың режімдік шараларын белгілеу;
- кәсіпорын мамандарымен бірігіп ақпарат тарататын техникалық құралдарды, сондай-ақ есептеу техникалары құралдарын (электрондық есептеу машиналары
тетіктерін), есептеу құрылғыларын, өндірістік шпионаждың техникалық құралдарына қарсы әрекет ететін жүйелерді қолдану кезінде қауіпсіздікті қамтамасыз ету шараларын әзірлеуге қатысу;
- кәсіпорынды, қорғалатын (бөлінген) орындарды, қоймаларды күзету ісін ұйымдастыру, рұқсаттамалық тәртіпті және объект ішінде жүріп-тұру ережесін ендіру;
- күзеттің техникалық құралдарын орнатуға ұсыныстар беру, оларды монтаждау, пайдалануға беру, жөндеу жұмыстарын ұйымдастыру;
- коммерциялық құпияға қол жеткізуге құқы бар қызметкерлерді іріктеу және орналастыру ісіне қатысу шартты міндеттер.
Қорғау шараларының бірі, сөз жоқ, кадрлар ауысуын азайту бағытында жүргізілетін жұмыстар болып табылады.
Ұйымдық және профилактикалық жұмыстар кезінде нақты жағдайларды есепке ала отырып, бөлімше басшыларымен бірге қызметкерлердің ақпаратты қорғауға деген сындарлы көзқарасын қалыптастыру қажет.
2. Іс қағаздарының номенклатурасы. Қазақстан Республикасының СТ 1037-2001
« Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» деп аталатын Мемлекеттік стандартында былай деп көрсетілген: «Істер номенклатурасы: ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тәртіпте ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі». Істер номенклатурасы істердің
классификациялануын, индекстелуін, жүйеленуін және сақталу мерзімдерін ресми бекітеді, сондай-ақ ол алғашқы есепке алу құжаты болып табылады.
Құжаттардың ақпараттық мәні оларды бірнеше топқа бөлуге мүмкіндік береді. Бүкіл ұйымның, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелердің негізгі қызметін көрсететін ақпараттары бар құжаттар (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, өндіріс, маркетинг, бақылау және т.б.)
неғұрлым бағалы құжаттар болып есептеледі.
Тағы бір құжаттар бар, олар көмекші, қосалқы сипатта болып келеді. Бұл топтағы құжаттардың басым көпшілігі оперативтік, бухгалтерлік есеп беру және есеп-қисап, өндірістің, құрылыстың, жөндеу жұмыстарының, жабдықтаудың екінші дәрежелі мәселелері, әкімшілік-шаруашылық істеріне қатысты кейбір мәселелер қамтылған құжаттар.
Құжаттар орындалғаннан кейін іске топтастырылады (тігіледі).
Іс – мекеме қызметінің белгілі бір мәселесіне арналған және тиісті тақырыбы бар жеке мұқабалы папкаға тігілген құжаттардың жиынтығы (мысалы, басқаруға, жоспарлауға, қызмет көрсетуге, жабдықтауға, кадрға, өткізуге және т.б. жататын құжаттар).
Құжаттарды кейіннен істен жылдам тауып алу және оларды басқару мақсаты үшін тез пайдалану үшін істердің болжамды тақырыптарының тізімі жасалады. Ол іс номенклатурасы деп аталады. Іс номенклатурасы іс қағаздарын жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінде жазылған ережеге сәйкес жасалады. Нәтижесінде, құжаттар орындалғаннан кейін ол үшін
алдын-ала номенклатурада көзделген іске тігіледі.
Іс номенклатурасының екі түрі бар – 1) типтік номенклатура және 2) нақты іс номенклатурасы.
Типтік іс номенклатурасы қызметі біртектес мекемелер үшін іс атауларының тізімін белгілейді. Типтік номенклатураларды ведомостволар көп жылдық құжат ағынын талдау негізінде
өзіне қарасты ведомостволар үшін жасайды. Мысалы, Білім министрлігі ЖОО-на типтік номенклатуралар жасап жібереді. Типтік іс номенклатурасы нақты іс номенклатурасын жасау үшін ақпараттар көзі болып табылады.
Нақты іс номенклатурасы нақты бір кәсіпорынның немесе мекеменің іскерлік қызметінің нәтижесінде пайда болатын іс атауларының тізімі.
Нақты іс номенклатурасын жасаумен кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметі айналысады. Номенклатура:
- қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде;
- мекеме қарайтын ведомостводағы типтік номенклатурада ұсынылған бөлімдер негізінде жасалады.
Алдымен, құрылымдық бөлімшелердің номенклатурасы жасалады, мұнда істің атаулары ғана тізілмейді, сонымен бірге,
оларды мұрағатта сақтау мерзімі де белгіленеді, содан кейін кәсіпорын кеңсесінің басшысы жиынтық іс номенклатурасын жасайды. Мекеменің жиынтық іс номенклатурасы бекітілгеннен кейін бұл құжат кәсіпорынның барлық бөлімшесіне жіберіледі де орындауға міндетті құжатқа жатады. Іс номенклатурасынан тыс іс жүргізуге жол берілмейді.
Құжаттардың негізгі үш тобын айқындай отырып, енді оларды классификациялау мәселесіне көшейік. Құжаттарды классификациялау дегеніміз – бұл оларды ұқсастықтары мен айырмашылық белгілеріне қарай бөлу деген сөз. Классификациялау жұмысы істерді (файлдарды) топтау үшін жүргізіледі. Топтау – құжаттарды іздеп табуды жеңілдету, олардың сәйкестендірілуін қамтамасыз ету,
маңыздылық деңгейін белгілеу және осы негізде сақтау мерзімін айқындау, сондай-ақ құжаттың қол жеткізілуі мен ақпаратының қауіпсізділігі мәртебесін тіркеу үшін қажет. Классификациялау ісі жалпыдан жекеге қарай жүргізіледі. Бұл жұмыс құжаттардың жалпы кешеніне тән негізгі ерекшеліктері бойынша бөлуден басталып, жекелеген, ең ұсақ топтарға тән белгілерге қарай бөлумен аяқталады.