Классификациялаудың бірнеше негізгі белгілерін бөліп атауға болады.
Құрылымдық белгі – бұл құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге қатыстылығы тұрғысынан топтау кезінде пайдаланылады. Мәселен, «басшылық», «жоспарлау-қаржы бөлімі», «маркетинг бөлімі», «кадрлар жұмысы бөлімі». Құрылымдар негізі ретінде ұйымның штаттық кестесін алуға болады.
Егер ұйымда құрылымдық бөліну жоқ болса, онда салалық, функционалдық, тақырыптық немесе пәндік-мәселелік белгілер қолданылады. Яғни істер қызмет бағыттары мен функциялары бойынша, тақырыптар немесе құжаттар қамтитын мәселелер бойынша топтастырылады.
Істерді топтастырудың номиналдық (түрлік) белгісі құжаттардың қандай түрге жататындығына қарай
топтастырылған кезде қолданылады. Көптеген функциялар мен қызмет бағыттары қатаң түрде белгіленген құжат түрлері бойынша құжаттау арқылы ресімделеді. Бұлар: жарғылар, ережелер, қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, хаттамалар, стенограммалар, штат кестелері, жоспарлар, есеп берулер, ақпараттар, қызмет бабындағы хаттар т.б.
Классификациялаудың авторлық белгісі істерді бір авторға – ұйымға, заңды немесе жеке тұлғаға қатыстылығы тұрғысынан топтастырған кезде пайдаланылады.
Классификациялаудың корреспонденттік белгісі істерді қызмет бабы бойынша қатынас хаттар, қатынас қағаздар алмасатын ұйымдардың немесе тұлғалардың аттарына орай топтастыру кезінде
қолданылады.
Географиялық белгі арқылы істерді авторлармен, ақпараттың немесе құжаттың мазмұнымен байланысты белгілі бір территориялар бойынша топтастырады.
Хронологиялық белгі – істерді уақыт кезеңдеріне сәйкес топтастырады. Мәселен, жылдық жұмыс жоспары, тоқсандық жұмыс жоспары, айлық жұмыс жоспары.
Классификациялаудың негізгі принциптерін анықтап алғаннан кейін, істер номенклатурасының өзін жасауға кірісеміз. Істердің жиынтық номенклатурасы құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі тарапынан немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды тұлға тарапынан әзірленеді. Ұйым басшысы әрбір құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы шартты белгі (цифрлық, әріптік
немесе әрі цифрық әрі әріптік аралас белгі) тағайындайды. Мәселен, 01 – басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 – жоспарлау-экономика бөлімі т.б. Әрбір іске де осылайша олардың индекстері белгіленеді. Индекстер істердің және құрылымдық бөлімшелердің реттік нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. Істердің индекстері мекеменің іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды ұйымдастыру жүйесін бекітеді.