Номенклатура дел

1 Составление  номенклатуры дел 

   В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают  большое количество документов. После  их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов документы становятся хранителями  ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

   Быстрый поиск и использование таких  документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку". Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

   Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

   Номенклатура  дел - документ многоцелевого назначения:

1. предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении;
2. содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
3. закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
4. имеет справочное значение при изучении структуры организации;
5. является основой для составления описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
6. может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на использованные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

   Номенклатура  дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и  охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.