Оформление документов

При необходимости выполнения пунктов документа в различные  сроки, по каждому пункту устанавливается  свой срок исполнения. Изменение срока, отмена или приостановление исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Контроль исполнения документов осуществляет секретарь  Генерального директора.

В контрольные сроки  исполнитель обязан предоставить в  электронном виде  или на бумажном носителе отчет о ходе исполнения документа секретарю Генерального директора. При невозможности исполнить документ в срок, исполнитель обязан указать в отчете причину невыполнения и предложить перенести срок исполнения.

Документ снимается  Генеральным директором с контроля после его исполнения. 

Приостанавливать исполнение документов, изменять срок исполнения, а также отменять их имеет право только Генеральный директор Издательства.

В ООО «ГрафТехРУС» для  ведения контроля исполнения используется компьютерная база данных в программе Microsoft Exсel, в которую заносятся все документы требующие исполнения. База данных по контролю содержит следующие графы:

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Секретарь осуществляет следующие операции:

- формирование базы  контролируемых документов; направление  контролируемого документа (пункта  задания) в подразделение-исполнитель; 

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

- получение информации  о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу  данных информацию о ходе и  результатах исполнения контролируемого  документа;

- регулярное информирование  руководителя о состоянии и  результатах исполнения;

- снятие документов  с контроля.

После указания руководителя ООО “ГрафТехРУС» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем исполнителю отдает оригинал (если это сулжебное письмо), копию подшивает в папку с  текущими документами, поставленными  на контроль. Сроки подготовки, представления  и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. К сожалению, в инструкции по документационному обеспечению ООО «ГрафТехРУС» этот пункт не прописан.

Сроки исполнения исчисляются  в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются  в самом документе, устанавливаются  в соответствии с ГСДОУ.  Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный  директор или заместитель Генерального директора, обладающий правом подписи документов.

Следует отметить что основной поток  документов в ООО «ГрафТехРУС» рассматривает  и подписывает заместитель Генерального директора по общим вопросам на основании  доверенности.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной  базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется, что нарушает правила контроля исполнения документов.

Ежедневно сотрудники Секретариата учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад  руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий  момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего  порядка контроля за исполнением  документов является то, что формируемые  базы не сведены в одну единую и  в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это  приводит к дублированию ввода информации документов.