Оперативное хранение документов

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных  сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с  указанием сроков хранения, а также  ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей  системы.

Необходимость сохранности  документов в течение установленных  сроков обусловлена возможностью использования  содержащейся в них информации в  различных целях. При этом ценность информации разных документов неодинакова. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие  документы теряют свое значение и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Соответственно по срокам хранения документы подразделяются на документы временного хранения до 10 лет включительно, документы временного хранения свыше 10 лет и документы постоянного хранения.

При организации  хранения документов особое внимание уделяется юридически значимым документам. К этой группе относится распорядительная, организационная, договорная документация, а также документы по личному  составу. Последняя категория документов используется в целях обеспечения  конституционных прав граждан на социальное обеспечение (подтверждение  трудового стажа для начисления пенсий, получения прочих социальных выплат и льгот).

В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

С момента создания (получения) и до передачи в архив  организации или уничтожения  документы хранятся в структурных  подразделениях.

Работники организаций  несут персональную ответственность  за сохранность находящихся у  них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному  руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения  управления (ДОУ).

На этапе оперативного хранения исполненные документы  формируются в дела, которые заводятся  в соответствии с номенклатурой  дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или  документ, относящиеся к одному вопросу  или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Обложка дела должна быть оформлена  согласно требованиям, установленным  ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические  требования».

При заведении дела на его обложку выносятся:

- наименование вышестоящей  организации (указывается полное  наименование в именительном  падеже в соответствии с ведомственной  подчиненностью; если вышестоящая  организация имеет официально  принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

- наименование организации  (указывается полное наименование  в именительном падеже в соответствии  с уставом (положением) организации;  если организация имеет официально  принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

- наименование структурного  подразделения (в именительном  падеже указывается полное наименование  структурного подразделения, в  котором заведено и ведется  дело);

- индекс дела (указывается  по номенклатуре дел);

- заголовок дела (соответствует заголовку дела, указанному  в номенклатуре дел).

При этом следует  помнить, что если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке  дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки.

Кроме того, на обложке  частично оформляются следующие  реквизиты:

- «дата (крайние  даты) дела» («Начато: _____» и «Окончено: ____»);

- «количество листов  в деле» («На ______ листах»);

- «срок хранения  дела» («Хранить _____»).

Эти реквизиты полностью  оформляются при подготовке дела к передаче в архив организации.

На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих  комнатах и специально отведенных для  этой цели помещениях, располагаются  в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от попадания пыли и  воздействия солнечного света. В  целях повышения оперативности поиска документов дела в шкафах должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выдача документов и дел или их копий другим подразделениям или работникам сторонних организаций  допускается с разрешения руководителя организации (структурного подразделения). На место изъятого из дела документа  помещается листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях  с разрешения руководителя организации  с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа  и акта о причинах выдачи подлинника.

Выдача дел во временное пользование сторонним  организациям оформляется актом.

При увольнении или  переводе (перемещении) работника имеющиеся  у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.