Организация работы документов

 Определение конкретных  сроков хранения документов проводится  по “Перечню документов, образующихся  в деятельности Госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения”.  

 При использовании  Перечня необходимо учитывать,  что все организации, предприятия  разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. госорганы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.
2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

 

   Наряду  с Перечнем можно использовать  номенклатуру дел предприятия,  так как в ней указаны сроки  хранения дел.  

 По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.  

 При исчислении сроков  хранения учитываются только  годы. День и месяц составления  документов значения не имеют.   

 К документам долговременного  хранения, передаваемых в архив,  относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.  

 Бухгалтерские документы  (за исключением лицевых счетов  по зарплате, годовых отчетов,  балансов) и переписка предприятия,  за редким исключением, на архивное  хранение не передаются. Следует  учитывать , что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.  

 Все дела, подготовленные  на архивное хранение, делятся на 2  группы:

• дела по личному составу;
• дела по основной (производственной ) деятельности.

 

   На  каждую группу дел составляются  отдельные описи: опись №1 (дела  по основной деятельности) и опись  №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы  одного года. Дела в опись вносятся  по степени важности.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.  

 На документы, выделенные  к уничтожению, составляется акт.  

 Акты и описи составляются  и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.   

 Прием-передача дел  в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех  экземплярах описи против каждого  дела ставится отметка о его  наличии. В конце каждого экземпляра  описи указывается цифрами и  прописью количество фактически  принятых в архив дел, номера  отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников  приема-передачи.  

 Вместе с делами  в архив предприятия передаются  журналы регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Только  после передачи документов в  архив предприятия разрешается  производить уничтожение документов, включенных в акт.   

 Документы долговременного  и постоянного хранения могут  передаваться в государственные  архивы на договорной основе.  

 

3. Заключительная  часть  

 Работа с документами  должна иметь настолько отработанный  порядок (документооборот), чтобы  не отвлекать работников от  главных производственных целей  предприятия.  

 Неважно, на каком  уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными  документами - в любом случае  документирование и работа с  документами осуществляется по  установленным правилам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

1. Образцы регистрационных  журналов

Форма журнала регистрации  входящий документов

Дата поступления и  индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направляется документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации  исходящих документов

Дата и индекс документов	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Форма журнала регистрации  внутренних документов

Дата и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Форма номенклатуры дел предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. “Делопроизводство”  В.И. Андреева
2. Справочник по делопроизводству  М.В. Стенюков
3. Документы и делопроизводство А.С. Мельникова