Организация работы с официальными документами

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ХАНТЫ - МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ

«ЮГОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Специальность: Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему «Организация работы с официальными документами»

Выполнила:

студентка 2 курса, шифр ДОУ-09-2

Обедина Дарья Михайловна

Руководитель работы преподаватель:

Ососова Ольга Тихоновна

К защите                                                          Защита принята с оценкой

"___"__________2011 г.                                    "____"_____________2011 г.

_____________________                                   ______________________

(подпись преподавателя)                                                                                                             (оценка и подпись преподавателя) 

г. Югорск, 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Теоретическое обоснование организации работы с официальными документами……………………………………………………………………….5

1.1. Регистрация и учет документов………………………………………..5

1.2. Порядок обработки поступающих документов………………………5

1.3. Порядок обработки отправляемых документов…………….………..7

1.4. Учет количества документов…………………………………………..7

1.5. Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации…………………………………………………..8

1.6. Правила регистрации и индексирования документов………………..8

1.7. Организация контроля за исполнением документов………………...11

1.8. Хранение документов, составление номенклатуры дел.……………15

2. Особенности организации работы с официальными документами на предприятии………………………………………………………………..20

2.1. Порядок организации работы с официальными документами в ОАО «Комбинат Магнезит»…………………………………………….…………….20

2.2. Рекомендации по совершенствованию работы с официальными документами в ОАО «Комбинат Магнезит»……………………..……………28 

Заключение………………………………………………………………………29

Список литературы………………………………………………….…………..31

Приложение……………………………………………………….……………..33
ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированная информация, в том числе и официальные документы, составляют основу управления, и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Понятие «Официальный документ» автором понимается как документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Строгого перечня официальных документов не существует, нормативными актами предусмотрены следующие их виды: законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера, а также их официальные переводы; нормативный правовой акт; архивная справка; сертификат АУЦ; лицензия; разрешение; временное разрешение; аттестат аккредитации; доклад; и ряд других.

При изучении данного вопроса автором была выделена проблема, которая заключается в невозможности организации работы с официальными документами без знания основных правил, требований ГОСТ.

Объект: Документооборот.

Предмет: Процесс организации работы с официальными документами в условиях функционирующего предприятия ОАО «Комбинат Магнезит».

Цель работы: изучить процесс организации работы с официальными документами и рассмотреть особенности работы с  официальными документами в условиях функционирующего предприятия.

Гипотеза: если знать правила и требования документооборота, то можно верно организовать процесс работы с официальными документами на предприятии.

Задачи:

1. Теоретический анализ работы с официальными документами.

2. Изучение процесса работы с официальными документами на предприятии.

3. Разработка рекомендаций по оптимизации организации работы с официальными документами на предприятии.

Методологической основой работы послужили работы таких ученых как С.Л. Кузнецов, Т.В. Сиганова, М.И. Басаков, М.Ю. Рогожин.

Практическая значимость работы заключается в том, что материалы могут использовать обучающиеся студенты и практикующие секретари.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОФИЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

1.1. Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов [1].

1.2. Порядок обработки поступающих документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления  и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время [3].

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

1.3. Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение [4].

1.4. Учет количества документов

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

1.5. Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др. [6].

1.6. Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).