Отчет по производственной практике по делопроизводству

      Документ  проходит следующие стадии подготовки: 
• составление проекта или черновика документа; 
• его предварительное согласование; 
• перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки); 
• согласование и визирование оригинала; 
• подписание оригинала. 
 К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования. 
Подписанию документа предшествует его редактирование. 
Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия. 
 Последовательное и доказательное мышление — основа построения текста документа. 
 При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются. 
 Первый этап редактирования документа — это сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты.  

      Как показывает практика, сокращение нередко  обусловливается еще и тем, что  жесткие рамки страницы, бланка или  заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера. 
 Второй этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами. 
 Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. 
 Правка-сокращение — устранение из текста малосущественного материала. 
 Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором.  
 При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля. 
 Правка-обработка — комплексный вид правки. 
Она включает: 
• анализ и отбор фактического материала; 
• оценку и улучшение композиции рукописи; 
• языковую правку текста; 
• проверку правильности внешнего оформления рукописи. 
 

      Движение  документов в ЗАО  «Орика СиАйЭс» с  момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 
 Технологическая цепочка движения и обработки документов в ЗАО «Орика СиАйЭс» состоит из следующих этапов: 
- приема и первичной обработки; 
- предварительного рассмотрения и распределения; 
- регистрации документов; 
- направления на исполнение и исполнения документов; 
- оформления и удостоверения документов; 
- отправки. 
На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами. 
 
 
 

2. Порядок передачи документов исполнителям

Порядок обработки отправляемых документов. 
 Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи.  Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.  
 

Передача  документов внутри организации. 
 Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. 
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: ОР – отдел рекламы или 05 – номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. 
 В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 – генеральный директор, 02 – зам. Директора 
и т. п. 
 При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК. 
 В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей.  
 Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями. 
  

      Передача  документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря  структурного подразделения или  лицо, ответственное за документационное обеспечение.  
 При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами. 
 Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия. 
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

Передача  документов в сторонние организации 
 Среди способов доставки в сторонние организации, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделяются два основных:

• при помощи услуг почтовой связи;
• при помощи курьерской доставки (это может быть собственная курьерская служба или обращение к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставки).

      Для централизованной доставки документы  должны сдаваться ответственным  исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке.

        В случае необходимости они  должны быть заверены печатью  организации. Недооформленные, неправильно  оформленные документы должны  возвращаться сотрудниками службы  делопроизводства (экспедиции) ответственному  исполнителю. 
 Для направления документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель:

• составляет сопроводительное письмо (в случае необходимости);
• заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки);
• готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов.

      Порядок направления документации ответственным  исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей  доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. Это позволит ускорить и упорядочить сам процесс, а также избежать многих затруднений при последующем поиске «пропавших» документов. 
 Обязательно нужно проверять комплектность документов, наличие приложений, заверять необходимые документы печатью, в случае направления документов в несколько адресов изготавливать соответствующее количество копий. В нашей компании эти обязанности возложены на ответственного исполнителя. 
 Он же готовит сопроводительное письмо. Оно необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов. При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.  Во всех других случаях (кроме описанных выше) сопроводительное письмо становится излишним.

        Уменьшение количества таких  писем упрощает делопроизводство, поэтому нужно добиваться, чтобы  ответственные исполнители готовили сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо. 
 Если в сторонние организации направляется документ для подписания, один экземпляр которого должен быть возвращен в вашу организацию, вы можете использовать следующий прием:

- сначала на  экземпляре, который должен быть  возвращен обратно в организацию,  как правило, в верхнем правом  углу проставляется штамп

- потом с помощью  степлера к этому же экземпляру  документа прикрепляется листок  бумаги с заранее напечатанным текстом

      Прием и отправка документов в ЗАО «Орика СиАйЭс» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте. 
 Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно предприятию ЗАО «Орика СиАйЭс» как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.  
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Согласование  распорядительных документов

      Этап  согласования проекта документа  может состоять из визирования (внутреннего  согласования) и внешнего согласования (экспертизы решения в других организациях), если оно необходимо. Визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа или на обороте последнего листа документа. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после того, как проведено внутреннее согласование. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования. 
 В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение или замечания. В последнем случае виза дополняется надписью «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются» и др. Замечания редакционного характера вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа. 
 Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчику проекта для доработки документа. 
 

        Если при доработке проекта  распорядительного документа исполнителем  будут учтены не все замечания,  то при передаче окончательно  оформленного документа руководителю  на подпись все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Руководитель имеет право принять любое решение, даже противоречащее мнению исполнителя (составителя проекта документа). 

4. Утверждение документов

      В случае необходимости документ подлежит утверждению (реквизит 13). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. 
 Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. 
 При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов имени, отчества (или инициала имени), фамилии и даты утверждения. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Сроки исполнения  документов

      На  контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в  установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и  индивидуальными. 
 Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен. 
 Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его.  Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией. 
 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций - с даты их поступления;

- обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», - с даты регистрации обращения. 
 В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.