Отчет по производственной практике по делопроизводству

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов (приказы министра, решения  коллегии и др.). 
 
 
 
 

3.4. Снятие документов с контроля 

      Снятие  документов с контроля осуществляет руководство Управления или по его  поручению отдел документационного  обеспечения и организационно - инспекторская  служба. На документах, снятых с контроля, проставляется штамп "Снят с контроля".

        Документ (поручение) считается исполненным  и снимается с контроля только  после выполнения его в полном  объеме и уведомления об этом  при необходимости заинтересованных  организаций или лиц.  
 Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может являться основанием для признания документа (поручения) исполненным и снятия его с контроля.  
 Документы, представленные на подпись руководству Управления и возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в срок.  
Для снятия с контроля исполненные документы (поручения) представляют в отдел документационного обеспечения или организационно - инспекторскую вместе с копией ответа или другими материалами, свидетельствующими об исполнении (справки, докладные записки и др.).  
 О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов Управления структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя Управления, на которого возложен контроль за исполнением указанных документов. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.  
После получения резолюции руководства Управления докладная записка передается в отдел документационного обеспечения или организационно - инспекторскую для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.  
 

      Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.  
 Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится руководителями служб Управления.  
 Ответственные за делопроизводство в службах ежемесячно представляют в отдел документационного обеспечения и организационно - инспекторскую информацию об исполнении документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении". 

      Организация контроля за исполнением документов в ЗАО «Орика СиАйЭс» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. 
 Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ЗАО «Орика СиАйЭс». 
 В структурных подразделениях ЗАО «Орика СиАйЭс» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
 Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ЗАО «Орика СиАйЭс».

.  
 
 
 
 

3.5. Обобщение и анализ  данных об исполнении  документов 

      Данные  о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются руководству учреждения. 
 В учреждениях I и II категории ежемесячно составляются сводки об исполнении документов и сводки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. 
 В учреждениях III и IV категории составляется единая ежемесячная справка об исполнении документов с графой по исполнению предложений, заявлений и писем граждан. 
 Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

      ЗАО «Орика СиАйЭс» имеет линейную структуру управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимно подчиненных органов в виде иерархической лестницы. Каждый работник предприятия подчинен только одному руководителю и следовательно, связан с вышестоящим органом через него. В данной структуре разделения системы управления на составные части осуществляются по производственному признаку с учетом степени концентрации и специализации производства, а также технологических особенностей.

      Во  главе ЗАО «Орика СиАйЭс» стоит генеральный директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности компании, без особой на то доверенности действует от имени компании, представляет ее интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Он также распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия.