Отчет по производственной практике по делопроизводству

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 
 

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

1.1.Организационно  – распорядительные документы 
1.2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

         1.3. Требования к бланкам документов 
Раздел 2. Организация работы с документами 
          2.1. Исполнение документов 
          2.2. Порядок передачи документов исполнителям 
          2.3. Согласование распорядительных документов 
          2.4. Утверждение документов 
         2.5. Сроки исполнения документов 
Раздел 3. Контроль исполнения документов 
          3.1. Регистрация документов 
          3.2. Этапы контроля исполнения документов 
          3.3. Организация контроля за исполнением документов

          3.4. Снятие документов с контроля 
          3.5. Обобщение и анализ данных об исполнении документов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Документирование управленческой деятельности  
1.1.Организационно – распорядительные документы

      Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. 
ОРД является одной из подсистем управленческой документации. С её помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях. 
 Так как понятие управленческая деятельность весьма многогранно, то для документальной фиксации её различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в ОРД следующие основные группы документов: 
- распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение); 
- организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.); 
- справочно-информационные (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.). 
 Протокол сочетает в себе черты распорядительного и справочно-информационного документа. 
В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация.  
 

      Это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В них в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения. 
 Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Задачи определяются уставом организации (положением о ней). Приказы издают также при необходимости довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования поступивших директивных документов и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц и сроки выполнения. Приказы издаются при необходимости провести в жизнь решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекция при руководителе организации). Некоторые приказы, издаваемые в министерствах и государственных комитетах, имеют статус нормативных правовых актов. Согласно закону Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», приказ – это «нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления, в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления». Требования к подготовке и оформлению приказов, являющихся нормативными правовыми актами Республики Беларусь, сформулированы в специальных документах. 
Приказы, издаваемые на организациях, делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам. 
 

      Распоряжение  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности. 
Подобно приказам, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. 
 Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов. В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.  Решение и постановление – правовые акты, принимаемые коллегиальными органами. Разница между решениями и постановлениями заключается в том, что постановления принимаются, как правило, органами государственного управления (Совет Министров Республики Беларусь, министерства, государственные комитеты), а решения – исполнительными и распорядительными органами (областные, районные, городские исполнительные комитеты, профсоюзные комитеты), а также коллегиальными органами, имеющими соответствующие функции. 
 Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов. 
 Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых.  
 В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. 
 Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. 
 Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.  
 Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положение может быть типовыми и индивидуальными. Типовое положение разрабатывается для однотипных организаций и используется при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). 
 Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. 
 Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). 
 

      Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.). 
 Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для принятия распорядительных документов. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Рассмотрим некоторые документы справочно-информационой группы. 
 Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. 
 Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами. 
 Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. 
 Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера  и выдаваемые заинтересованным гражданам  и учреждением для удостоверения  того или иного юридического факта. 
 Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы.  
 К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. 
 Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. 
 Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) представляет право другому лицу (доверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности. 
 В целях достижения единообразия на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к составлению и оформлению ОРД, независимо от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. 
 
 
 

2.   Реквизиты управленческих документов и  
   правила их оформления 
   

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный  герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации  по общегосударственному классификатору  организаций.

4. Код формы  документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование  министерства.

6. Наименование  организации.

7. Наименование  структурного подразделения.

8. Индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адрес, номер телетайпа, номер  телефона, номер счета в банке.

9. Название вида  документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на  индекс и дату входящего документа.

13. Место составления  или издания.

14. Гриф ограничения  доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о  контроле.

20. Текст.

21. Отметка о  наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о  заверении копии.

27. Фамилия исполнителя  и номер его телефона.

28. Отметка об  исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о  поступлении.

Реквизиты: 
 “Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации. 
 “Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами.

      “Наименование структурного подразделения” – применяется  только внутри предприятия. 
 “Адресные данные предприятия” – используются только при переписке. 
 “Название вида документа” – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем. 
 “Дата” – оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. 
 “Индекс” – регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. 
 “Ссылка на индекс и дату входящего документа” – проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма. 
 “Место составления или издания” – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. 
 “Гриф ограничения доступа к документу” – указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п. 
 “Адресат” – располагается в правом верхнем углу документа. 
 “Гриф утверждения” – должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. 
 “Резолюция” – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.  
 “Заголовок к тексту” – содержит краткое содержание документа. 
 “Отметка о контроле” – только тех документов, которые взяты на контроль. 
 “Текст” – содержательная часть документа представленная связным текстом.

Требования к  текстам служебных документов: 
– краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; 
– объективность и достоверность информации; 
– составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; 
– структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение. 
– широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. 
 “Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения. 
 “Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 
 “Гриф согласования” – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ. 
 “Виза” – используют для внутреннего согласования документов. 
 “Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. 
 “Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. 
 “Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. 
 “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях.

“Отметка о  поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

3. Требования к бланкам документов

 

      Конкретный  набор реквизитов для каждого  документа определяется его видом  и разновидностью. Отдельные реквизиты  являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Организация работы с документами 
   2.1. Исполнение документов