Подготовка и обслуживание секретарем совещаний, оформление командировок

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими по­рядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указыва­ются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности не указывается, так как она уже указана в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать. В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Например:

Соколов А.В - какие приняты меры по ликвидации аварии?

Колесов И. К.- к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1 СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.П. - краткая запись выступления

Иконников И.И. - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 1998 г..

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель подпись В.П.Каштанов

Секретарь подпись К.Р.Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные икраткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола:"Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Например:

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

В первую очередь, на основании решения руководителя оформляется приказ о направлении работника в командировку. Если командируется только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной форме № Т-9 (Приложение №1), в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а (Приложение №2) (утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26).

В приказе о направлении в командировку обязательно указывается:

              ФИО работника;

              табельный номер работника;

              структурное подразделение работника;

              должность работника;

              цель, срок пребывания и место командировки;

              источники финансирования командировочных расходов;

              документ, на основании которого командируется работник.

Приказ утверждается и подписывается только руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Также немаловажно предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы на командировку. В итоге согласования можно добавить в приказ о направлении в командировку пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы.

После утверждения и подписания руководителем организации приказа о направлении работника в командировку, сотрудник кадровой службы выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10 (Приложение№3). Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. В случае если работник командируется в несколько населенных пунктов, он должен проставить отметки в каждом из них.

На основании командировочного удостоверения, а точнее сделаных в нем отметок, определяется фактическое время пребывания работника в командировке. Поэтому командированный должен помнить о важности данных отметок и не забывать их делать в пункте назначения.

Еще одним документов, подтверждающим пребывание работника в командировке, является журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. В нем фиксируются командировки собственных и прибывших из других организаций сотрудников. За ведение данного журнала отвечает специальный работник (обычно из кадрового отдела), назначаемый приказом руководителя организации.

Работник отправляется в командировку для выполнения определенной цели, которая в общем виде фиксируется в приказе о направлении в командировку и подробно расписывается в специальном документе "Служебном задании для направления работника в командировку", составляемой по унифицированной форме № Т-10а (Приложение №4).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проанализировав историю развития секретарского дела, существующую нормативную базу, определив роль секретаря в организации командировок, рассмотрев статус секретаря на сегодняшний момент и отметив возможные ошибки при работе, мы пришли к выводу, что в секретарском деле имеет место проблема и не одна: слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве, с другой стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур; большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

Мы, рассмотрев все аспекты секретарского обслуживания, предлагаем следующие пути решения существующих проблем:

1) необходимо наличие типовой инструкции по организации работы с документами в современных управленческих структурах, в т.ч. негосударственных (инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать существующие задачи);

2) большую помощь практикам оказали бы методические рекомендации по составлению и оформлению отдельных видов организационно-распорядительной документации с приложенными к ним примерами (для писем, приказов, протоколов, актов и др.);

3) необходима более полная и четкая нормативная база (создание нового стандарта);

4) правила оформление реквизитов требуют более глубокой проработки;

5) эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети;

6) расширение системы подготовки квалифицированных секретарей.

Тем не менее, для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций (секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др.) следует отметить: главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом.

Список использованных источников и литературы

1.      Конституция РФ: Основной закон. – М.: Юрист, 2006. – 33с.

2.      Тексты ГОСТов, законов, постановлений, взяты с сайта www.termika.ru

3.      Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

4.      ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5.      ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения.

6.      ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.