Понятие номенклатуры дел, ее структура

     В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

     В конце года в номенклатуре заполняется  итоговая запись о категориях и количествах  заведенных и включенных в номенклатуру дел.

     Итоговая  запись о категориях и количестве дел:  

     В итоговой записи отдельно указывается  количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и  со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

     После итоговой записи оформляется подпись  лица, составившего номенклатуру, и  проставляется дата проставления.

     Номенклатура  составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации.

     Номенклатура  дел структурного подразделения  должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

     Номенклатура  дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают  и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ  организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр  включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр  хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый  используют для выписок, которые  заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные  подразделения для заведения  дел.  

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

     От  того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации  или фирмы зафиксирована.

     Номенклатура  дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения  сохранности документов.

     Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения  об учреждении и его структурных  подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного  хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни  документов с указанием сроков их хранения.

     Для повышения качества номенклатуры дел и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению. Номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

     В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической  деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской  деятельностью, увеличивается электронный  документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации  выступают на первый план. Одним  из давно апробированных и эффективных  инструментов систематизации и классификации  крупных документальных комплексов, образующихся процессе деятельности организаций, является составление номенклатур  дел. 

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа, 2009, 224 с.

2. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2010 – 360 с.

3. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2009 – 406 с.

4. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: СПб.: Герда, 2009 – 299 с.

5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2010 – 348 с.

     Размещено на Allbest.ru