Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003

    Министерство  образования

    Московской  области

    МОСКОВСКИЙ  ОБЛОСТНОЙ

    ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

    КОЛЛЕДЖ 
 
 
 
 
 

    КУРСОВАЯ  РАБОТА

    По  дисциплине «Делопроизводства»

    Тема  «Правила оформления реквизитов документа  по ГОСТУ Р 6.30-2003» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                            Выполнила

          ученица

          группы Р-1

          Конова Елена

                                                                                        Руководитель Горюнова А.О   
 
 
 
 
 

Дубна 2005

    Содержание

    1. Введение 3

    2. Реквизиты управленческих документов  и правила их оформления 5

        2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части 8

       2.2. Правила оформления реквизитов основной части 26

        2.3. Правила оформления реквизитов  оформляющей части 29

    3. Заключение 41

    4. Список используемой литературы 43

    5. Приложение 44 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение

    С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

    В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

    Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003¹¹ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ  распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее  – документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

    Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая  субъекты Российской Федерации, имеющие  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

    предприятий, организаций и их объединений  независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

    Настоящий стандарт устанавливает:

    состав  реквизитов;

    требования  к оформлению реквизитов;

    требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

    В приложениях к указанному ГОСТу  приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления 
 

    Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

    01 – Государственный герб Российской Федерации;

    02 – герб субъекта Российской  Федерации;

    03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

    04 – код организации;

    05 – основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

    06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

    07 – код формы документа;

    08 – наименование организации;

    09 – справочные данные об организации;

    10 – наименование вида документа;

    11 – дата документа;

    12 – регистрационный номер документа;

    13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

    14 – место составления или издания  документа;

    15 – адресат;

    16 – гриф утверждения документа;

    17 – резолюция;

    18 – заголовок к тексту;

    19 – отметка о контроле;

    20 – текс документа;

    21 – отметка о наличии приложения;

    22 – подпись;

    23 – гриф согласования документа;

    24 – визы согласования документа;

    25 – оттиск печати;

    26 – отметка о заверении копии;

    27 – отметка об исполнителе;

    28 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

    29 – отметка о поступлении документа  в организацию;

    30 – идентификатор электронной  копии документа. 

    Некоторые виды документов разрешается оформлять  рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные  документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

    Оформляя  документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие  размеры полей (не менее):

    – левое и верхнее – 20 мм;

    – правое и нижнее – 10 мм.

    При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора², восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

    0   1        2      3     4     5      6     7

    ...................................................

       5уд             16уд     24уд     32уд    40 уд    48уд    56уд

    0-е  положение табулятора (граница  левого поля)

    – наименование организации;

    – справочные данные об организации;

    – наименование вида документа;

    – место составления или издания  документа;

         – дата документа;

    – ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

    – заголовок к тексту;

    – текст (кроме начала абзацев);

    – отметка о наличии приложения;

    – наименование должности в реквизите  «подпись»;

    – гриф согласования (кроме расшифровки  подписи);

    – отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

    – отметка об исполнителе;

    – второй гриф утверждения (кроме расшифровки  подписи).

    1-е  положение табулятора (5 ударов от границы  левого поля)

    – начало абзацев в тексте (в том  числе и нумерованных).

    2-е  положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

    – регистрационный номер документа;

    – расшифровка подписи во втором грифе  согласования.

    3-е  положение табулятора (24 удара от границы  левого поля)

    – используют при составлении таблиц.

    4-е  положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

    – адресат (каждый элемент реквизита  печатают на отдельной строке).

    5-е  положение табулятора (40 ударов от границы  левого поля)

    – гриф утверждения (кроме расшифровки  подписи);

    – гриф ограничения доступа к документу;

    – второй гриф согласования (кроме расшифровки  подписи).

    6-е  положение табулятора (48 ударов от границы  левого поля)

    – расшифровка подписи в реквизите  «подпись»;

    – расшифровка подписи в грифе  утверждения;

    – расшифровка подписи во втором грифе  согласования.

    7-е  положение табулятора (56 ударов от границы  левого поля)

    – нумерационные заголовки в таблице;

    – слово «копия» при снятии копий  с документов;

    – код организаций;

    – код формы документа.

    2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

    При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита³ документа.

    Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

    Этот  реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

    при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

    при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

    Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.