Предмет документоведения

     Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному  набору признаков.

     Постоянной  информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний с глаголом второго лица множественного числа  настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.) или слов в именительном падеже. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы  с наименованиями признаков.

     На  каждой унифицированной форме, включаемой в альбом унифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем и когда утверждена).

     Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных  форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в отделе. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений  с начальником общего отдела, заведующим архивом, альбом унифицированных форм документов отдела, как и табель унифицированных форм документов, утверждается начальником Управления.

     Альбом  форм документов, применяемых в отделе, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в отделе, и электронной  копии, обеспечивающей быстрый доступ к документам.

     По  мере необходимости в альбом унифицированных  форм документов отдела каждый год  вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения. 

     3.4 Регистрация унифицированных форм документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов 

     Системой  документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

     При управлении любыми организациями или  предприятиями разрабатываются  сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская  и т.д.), а затем - необходимость  их стандартизации и унификации.

     Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих  в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей  унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

     Унификация  документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным  функциям управления, более эффективное  использование вычислительной техники.

     Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

• единого принципа построения форм документов;
• регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;
• установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;
• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;
• единства применяемой терминологии и условных обозначений.

     Работа  по унификации документов включает:

• разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
• введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

     Разработаны следующие УСД:

• организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• плановой документации (УСПД);
• первичной учетной документации (УСПУД);
• финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);
• расчетно-денежной документации (УСРДД);
• отчетно-статистической документации (УСОСД);
• по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
• документации по ценообразованию (УСДЦ);
• документации по торговле (УСДТ);
• документации по изобретениям и открытиям (УСД И О);
• документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);
• документации по бытовому обслуживанию населения (УСД-БОН);
• документации для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).

     Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.

     Табель  унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы  могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным  подразделениям. Табели необходимы для  сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

     Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.

     Табель  содержит следующие графы.

1. Наименование формы документа.
2. Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организация - ОКПО).
3. Дата утверждения документа.
4. Периодичность издания.
5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
6. С кем согласовывается документ.
7. Ответственный за контроль над исполнением документа.
8. Годовой тираж бланков и другие.

     Задачей стандартизации является разработка и  принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация - это форма юридического закрепления  унификации и определение уровня ее обязательности.

     Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

     Государственный надзор за соблюдением требований УСД  в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти. 
 

     Заключение

     Документоведение  – сравнительно молодая научная  дисциплина. Возникает острая необходимость  в научных исследованиях в  этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что  послужило дальнейшим толчком к  развитию документоведения как научной  и учебной дисциплины. К сожалению, круг специалистов, занимающихся вопросами  документоведения очень мал. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет методическое руководство и контроль за организацией работы с документами в федеральных органах власти, координирует научно – исследовательскую работу в области документоведения, разрабатывает и утверждает обязательные для исполнения нормативно – методические материалы по организации делопроизводства.

     В настоящее время документоведение вступило в очень ответственную  сферу деятельности по автоматизации  управления документами, где наблюдаются  общие, пересекающиеся и соприкасающиеся  проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических  подходов.

     Документоведение  – научная дисциплина, которая  изучает в историческом развитии:

1. закономерности образования документов;
2. способы их создания;
3. становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.

Важнейшей задачей документоведения на современном  этапе является

теоретическое обоснование процессов документационного  обеспечения управления. Это предмет  документоведение. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов – предмет делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  используемых источников 

1. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. М., 2002. С.21
2. Варадинов Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. СПб, 1887. С.1, 35.
3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993. С.74-75.
4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998. С.15.
5. Исаев Г.Н., Фрайтаг Ю. Документальные источники научной информации (Теоретические основы): Учеб. пособие. М., 1996. С.4.
6. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. 1964. N 2.
7. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986 . С.29.
8. Отечественная история: Энциклопедия. В 5-ти т. Т.1. М.: Большая Российская Энциклопедия, 1994. С.483.
9. Отечественная история: Энциклопедия. В 5-ти т. Т.1. М.: Большая Российская Энциклопедия, 1994. С.473.
10. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: Учебное пособие, М., 2007. С. 179.
11. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.44.
12. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: 'Знання', 2007. С. 283-286.
13. Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу// Справочник кадровика.-2001.-№ 2.-С 47.
14. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводство.-2001.-№ 1.-С. 5 – 10.
15. Государственная Система Документационного Обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив, 1991.
16. Янковая В.Ф. Табель форм документов организации// Справочник секретаря и офис – менеджера.-2002.-№ 5.-С. 39.
17. Кудряев А.В. Организация работы с документами.- М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003.- С. 147.
18. Чуковенков А.Ю. Обследование делопроизводства// Секретарь – референт.-2005.-№ 6.-С. 31.
19. Янковая В.Ф. Табель форм документов организации// Справочник секретаря и офис – менеджера.-2002.-№ 6.-С. 34.
20. Демушкин А.А. Табель кадровых документов// Служба кадров и персонала.-2004.-№ 1.-С. 49.
21. Чуковенков А.Ю. Обследование делопроизводства// Секретарь – референт.-2005.-№ 5.-С. 30.
22. ОК 011 – 93. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М., 1994.
23. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения// Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение.-2001.-№ 2.
24. Пшенко А.В. Системы документации в организации// Секретарское дело.-2004.-№ 4.-С.12.
25. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводство.-2001.-№ 1.-С. 8.
26. ГОСТ Р 51.141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Издательство стандартов, 1998.
27. Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами// Секретарское дело.-2002.-№ 2.-С. 7 – 8.
28. Пшенко А.В. Системы документации в организации// Секретарское дело.-2004.-№ 4.-С. 10.
29. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления// Секретарское дело.-2001.-№ 4.-С. 29.
30. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства// Делопроизводство.-2004.-№ 4.-С. 30.
31. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-М.:ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).-21с.