Роль государственных стандартов на документацию

На стадии ТП раздел содержит всего один документ «Описание организационной структуры», в котором мы должны рассказать заказчику, к чему он должен готовиться в плане  изменения оргштатной структуры. Вдруг требуется организовать новый отдел для эксплуатации вашей системы, ввести новые должности и т.п. 

На стадии РД появляются другие, более интересные документы, которые мне бы хотелось рассмотреть отдельно. 

Руководство пользователя. Комментарии излишни, я думаю. 

Методика (технология) автоматизированного проектирования. В этот документ при необходимости  можно поместить описание процесса сборки ПО, управления версиями, тестирования и т.п. Но это если в ТЗ заказчик желает самолично осуществлять сборку ПО. Если он этого не требует (и не платит за это), то вся ваша внутренняя кухня не его ума дело, и этот документ делать не нужно. 

Технологическая инструкция. В связи с модой  на формализацию бизнес процессов, в  этот документ ушлый заказчик иногда стремится запихнуть регламенты работы службы эксплуатации. Так вот, делать этого ни в коем случае не нужно. 

Описание  бизнес-процессов, ролевые и должностные  инструкции, регламенты работы — все  это ОРД, то есть организационно-распорядительная документация. Которая является продуктом консалтингового проекта, который у вас, насколько я понимаю, не покупали. А покупали у вас проект технический и документацию к нему тоже техническую. 

Технологическая инструкция является прослойкой между  ОРД и руководством пользователя. РП подробно описывает как нужно делать те или иные действия в системе. Технологическая инструкция говорит о том, какие действия необходимо выполнять в тех или иных случаях, связанных с эксплуатацией системы. Грубо говоря, технологическая инструкция это краткий дайджест по РП для конкретной должности или роли. Если у заказчика роли не сформированы или он хочет, чтобы вы сами сформировали роли и требования к должностям, включите в документ самые базовые роли, например: оператор, старший оператор, администратор. Замечания заказчика на тему, «а у нас не так» или «а нам не нравится» должны сопровождаться перечнем ролей и описанием должностных обязанностей. Потому что бизнес-процессы мы не ставим. Мы эти бизнес-процессы автоматизируем. 

Об описанных  граблях я еще напишу отдельно, с красочными примерами, так как  это повторяется уже не первый раз и в разных отраслях «народного хозяйства». 

Описание  технологического процесса обработки  данных (включая телеобработку). Жалкий рудимент пещерного века, когда были специально выделенные «Операторы ЭВМ», скармливающие машине перфокарты и  упаковывающие распечатку результата в конвертик. Эта инструкция —  для них. Что в нее писать в XXI веке — я вам точно сказать  не могу. Выкручивайтесь сами. Самое  лучшее, это просто забыть про этот документ. 

Общесистемные решения (ОР). Стандартом предусмотрено 17 документов раздела ОР. Во-первых, это почти все документы предварительной фазы Эскизного проектирования. Во-вторых, это всевозможные сметы, расчеты и краткие описание автоматизируемых функций. То есть, информация для людей не с основного ИТ-производства, а для вспомогательного персонала — менеджеров, сметчиков, специалистов по закупкам, экономистов и т.п. 

А в-третьих, в состав ОР входит мега-документ под  названием «Пояснительная записка  к техническому проекту», который  по задумке представляет собой некий  Executive Summary, а по факту многие проектанты пихают в него вообще все полезное содержание стадии ТП. Подобный радикальный подход бывает оправдан и даже взаимно выгоден и заказчику и исполнителю работ, но в определенных случаях. 
 
 
 
 

Варианты  использования ГОСТ 34 

·  Полное и точное следование стандарту. Добровольно никто, естественно, такую тучу документов писать не будет. Поэтому полный комплект документов готовится только по настоятельной просьбе заказчика, которую он закрепил в ТЗ и еще договором сверху придавил. В таком случае требуется понимать все буквально и отдать заказчику физические «книжки», на которых будут стоять названия документов из таблицы 2 ГОСТ 34.201-89 за исключением совсем уж ненужных, перечень которых вы обязательно должны обговорить и закрепить письменно. Содержание документов также должно без всякой фантазии соответствовать РД 50-34.698-90, вплоть до названия разделов. Для того, чтобы у заказчика взорвался мозг, иногда большую систему делят на подсистемы, и для каждой подсистемы выпускают отдельную проектную документацию. Выглядит это устрашающе и нормальному контролю при помощи земного разума не подлежит. Особенно в части интеграции подсистем. Что значительно упрощает приемку. Главное, чтобы вы сами при этом не запутались и чтобы ваша система все-таки заработала как надо.

·  Мы просто любим ГОСТы. В серьезных больших компаниях любят стандарты. Потому, что они помогают людям лучше понимать друг друга. Если ваш заказчик замечен в любви к порядку и стандартизации, постарайтесь придерживаться стандартной идеологии ГОСТ при разработке документов, даже если этого не требует ТЗ. Вас лучше поймут и одобрят согласующие специалисты, а вы сами не забудете включить в документацию важную информацию, лучше будете видеть целевую структуру документов, точнее планировать работы по их написанию и сэкономите себе и коллегам массу нервов и денег.

·  Нам плевать на документацию, лишь бы все работало. Исчезающий вид безответственного заказчика. Подобный взгляд на документацию пока еще можно встретить у небольших и бедных заказчиков, а также в оставшихся со времен перестройки авторитарных «идиотократиях», где босс окружен верными друзьями — директорами, и все вопросы решаются в личных беседах. Вы вольны в подобных условиях забивать на документирование вообще, но лучше, все таки, прицел не сбивать и хотя бы схематично наполнять содержимым документацию. Если не этому заказчику, так следующему передадите (продадите).

Список  использованных источников и литературы : 

1. Березина  Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. 3-е  изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.
2. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции: Учебное пособие / Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П. Шлыкова. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107 с.
3. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. - М., 1972.
4. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34.
5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 2003.-19 с.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288с.