Роль и задачи кадровой службы

-расстановка  работников предприятия;

-перемещение  работников предприятия;

-становление  в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое  направление кадровой работы:

-изучение  работников;

-оценка  работы работников;

-аналитическая  работа;

-подготовка  отчетов.

4. Координационно-информационное  направление:

- профессиональная  подготовка (обучение и переподготовка) работников;

- организация  приема работников предприятия  (по служебным и личным вопросам);

- работа  с письменными обращениями работников  предприятия;

- архивная  и справочная работа.

5. Организационно-методическое  направление:

- документирование  деятельности работников предприятия;

- кадровая  работа в подразделениях предприятия;

- планирование  кадровой работы;

- руководство  кадровой работой.[10]

     Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

- размеры  организации;

- направление  бизнеса (производство, торговля, сфера  оказания услуг населению);

- стратегические  цели организации;

- стадия  развития организации;

- численность  персонала;

- приоритетные  задачи работы с персоналом.

     Обязанности и структура отдела кадров может  быть различной в зависимости  от вида деятельности организации.

     Принципами  построения современной системы  управления персоналом считаются:

- эффективность  подбора и расстановки сотрудников;

- справедливость  оплаты труда и мотивации, вознаграждение  не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;

- продвижение  работников в соответствии с  результатами труда, квалификацией,  способностями, личными интересами, потребностями организации;

- быстрое  и эффективное решение личных  проблем.[13]

     Работа  служб персонала имеет два  направления: тактическое и стратегическое.

     В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния  и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление  набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших  кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей  и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб  считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них  и организация практических мероприятий  по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

     Суть  кадровой работы состоит в определении  того, что конкретно, кем, как и  с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере  управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

     Стратегическое  направление работы служб персонала  ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы  теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области  работы с персоналом, ее основных форм и методов.[15]

     Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности. Основные задачи кадровой службы можно разделить по следующим направлениям:  учетно-контрольное, планово-регулятивное, отчетно-аналитическое, координационно-информационное, организационно-методическое. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности организации. Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. 

1.4. Документирование и регламентация кадровой деятельности 

     Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Этим напрямую занимается служба кадров. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого  гражданина лично. И от работника  службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение  вопросы организации труда и  оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в  бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой  момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения  вопроса и его закрепление  в документе.[16]

     Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где ст.37 посвящена праву  на труд и отдых, где каждому "работающему  по трудовому договору гарантируются  установленные федеральным законом  продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".

     Основным  законодательным актом, которым  постоянно руководствуется в  своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия - "социальное партнерство". В соответствии со ст.25 Трудового кодекса РФ сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей". В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: "Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

     Служба  кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст.24, таких как:

- равноправие  сторон;

- уважение  и учет интересов сторон;

- заинтересованность  сторон в участии в договорных  отношениях;

-соблюдение  сторонами и их представителями  трудового законодательства и  иных нормативных правовых актов,  содержащих нормы трудового права;

- полномочность  представителей сторон;

- свобода  выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;

- добровольность  принятия сторонами на себя  обязательств;

- реальность  обязательств, принимаемых на себя  сторонами;

- обязательность  выполнения коллективных договоров,  соглашений;

- контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;

- ответственность  сторон, их представителей за  невыполнение по их вине коллективных  договоров, соглашений.

     В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

     Прежде  всего отметим, что отдельная ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

1. Трудовой  кодекс Российской Федерации;

2. иные  федеральные законы и законы  субъектов Российской Федерации,  содержащие нормы трудового права;

3. указы  Президента Российской Федерации;

4. постановления  Правительства Российской Федерации  и нормативные правовые акты  федеральных органов исполнительной  власти;

5. нормативные  правовые акты органов исполнительной  власти субъектов Российской  Федерации;

6. нормативные  правовые акты органов местного  самоуправления;

7. коллективные  договоры, соглашения и локальные  нормативные акты, содержащие нормы  трудового права.

     Особую  значимость для работников кадровых служб имеет ст.14 "Исчисление сроков". В ней указано, что "прекращение  трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной  даты, которой определено окончание  трудовых отношений.

     Эта статья очень важна не только при  оформлении увольнений, но и при  определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.

     Нужно подчеркнуть также важность для работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.

Основным  документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст.66.

Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности  трудового договора, коллективных договоров  и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д.

     Оформление  трудовых правоотношений требует сбора  персональных данных о работнике. Понятие  персональных данных также дано в  Трудовом кодексе в ст.85, где к  ним отнесена "информация, необходимая  работодателю в связи с трудовыми  отношениями и касающаяся конкретного  работника".

Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

     Вопросам  защиты персональных данных посвящена  и специальная глава Трудового  кодекса РФ (гл.14 - "Защита персональных данных работника").

     Учитывая, что службе кадров приходится иметь  дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным  законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке  рассмотрения обращений граждан  Российской Федерации", в котором  дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

     Исходя  из требований Закона к структуре  текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.

     Для кадровых служб, обслуживающих государственных  служащих, состав необходимых законодательных  правовых актов должен быть значительно  расширен, так как правовое положение  государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом  от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе  государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 01.12.2007) и Федеральным  законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О  государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 29.03.2008), а также указами Президента РФ.

     Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство и т.п.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться  при оформлении трудовых отношений.

     Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет  с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять  ту или иную запись или операцию.

     В 2003 г. кадровые службы получили два  важнейших документа о порядке  ведения трудовых книжек, которые  являются, в соответствии со ст.66 Трудового  кодекса РФ, основным документом о  трудовой деятельности и трудовом стаже работника. [17]