Сущность и особенности документной коммуникации

Потоки документов находятся  в постоянном движении, которое, в  свою очередь, обусловливает непрерывное  изменение объемов, типов, видов, жанров, материальных носителей документированной информации в потоке. На основе предпринятого в 1960-е гг. экспериментального изучения тенденций роста потоков научных документов была установлена определенная закономерность в его динамике. В результате высчитан период удвоения годового объема документопотока, характеризующий темп развития той или иной научной отрасли. Это дало возможность, в частности, выделить:

• отрасли ускоренного развития (радиоэлектроника, автоматика, телемеханика, связь);
• отрасли средних темпов развития (отрасли промышленности);
• отрасли развивающиеся медленными темпами (с периодом удвоения свыше 20 лет – история, литературоведение, педагогика и другие);
• затухающие отрасли (характеризуются снижением объема выпускаемых документов – классическая филология, изучающая латинский, древнегреческий языки).

Однако в целом, несмотря на быстрое развитие науки, среднее  время удвоения размеров массива  документированной научной информации составляет 35 лет.

Изучение потоков научной  документации осуществляется также  с помощью метода анализа цитирования. Это дает возможность измерения процесса старения документов, а также позволяет более объективно оценивать научные исследования. Снижение частоты цитирования, как правило, свидетельствует о старении документов в потоке. Вместе с тем следует иметь в виду, что практически в любой отрасли имеются секретные исследования, доступ к информации о которых ограничен. В таких случаях индекс цитирования утрачивает свою действенность.

В 1960-е гг. ученые Р.Бартон и Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определенном интервале времени. Для научной документации этот интервал в среднем оказался равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определенной ее области, научного направления.

Вместе с тем существуют такие виды информации, в том числе  и научно-технической, для которого трудно указать сроки утраты ею своей значимости. Более того, в ряде случаев ценность информации со временем может даже возрасти. К примеру, гидрометеорологическая информация позволяет объективно анализировать изменения в окружающей среде и природных ресурсах, происходящие на протяжении десятков и сотен лет, равно как и оценивать степень влияния человеческой деятельности на среду его обитания. То же самое относится и к медицинской информации, анализ который за длительные промежутки времени позволяет выявлять тенденции в развитии тех или иных групп людей, проявления различных заболеваний, их динамику и т.д.

В различных странах  созданы и успешно функционируют  специализированные учреждения, занимающиеся анализом потоков документированной  научной информации, в том числе  с использованием метода анализа цитирования. В частности, Американский институт научной информации производит базы данных по цитируемости научных работ в области искусствознания, гуманитарных, социальных и естественных наук. Здесь же содержится указатель ссылок, отражающий связи между предшествующими и последующими публикациями, что дает возможность вычленения актуальных направлений научного поиска в мировой науке. Среди важнейших баз данных этого института – «Индекс цитируемости в социальных науках». В ней содержится информация о цитируемости научных публикаций по следующим направлениям: антропология, география, демография, этнография, образование, политика, экономика, бизнес и финансы, управление, социология, психология и психиатрия. Источником для формирования этой базы данных служат научные публикации (монографии, статьи, сборники), издаваемые в развитых странах мира.

Другая база – «Индекс  цитируемости в искусствознании  и гуманитарных науках» - содержит данные о цитируемости научных публикаций по таким направлениям, как история, археология, архитектура, история искусства, лингвистика, литература, фольклор, музыка, театр, философия, теология и религия, античная цивилизация.

Для создания этих баз  в качестве источников используется в общей сложности свыше 8 тыс. наиболее популярных научных журналов (из 30 с лишним тысяч, издающихся в целом в мире).

В управленческой сфере  в процессе коммуникации также происходит старение документированной информации, причем, как правило, с большей  скоростью, которая тоже зависит  от конкретной отрасли управления – административной, экономической и т.п. Все это необходимо учитывать в практической работе с документами.

Потоки документации управленческого характера имеют  свои особенности. В организациях, учреждениях, на предприятиях вся документация обычно разделена на три документопотока:

1. входящие (поступающие) документы;
2. исходящие (отправляемые) документы;
3. внутренние документы.

В совокупности все эти  потоки составляют документооборот. Определение  понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизовано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления». Соответственно, «объем документооборота – это количество документов, поступающих в организацию и созданных ею за  определенный период». Обычно объем документооборота исчисляется количеством документов всех документопотоков учреждения, организации, предприятия за год.

Изучение процессов  движения управленческой документации осуществляется посредством составления  графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых находят отражение все этапы работы с документами, последовательность и порядок выполнения операций, их исполнители. Исследование документооборота, его объема служит основанием для определения штатной численности службы документационного обеспечения управления, для ее оснащения оргтехникой, позволяет оптимизировать документные потоки в организации и тем самым способствует повышению эффективности управления.

При проектировании документных потоков управленческой информации необходимо также учитывать, что для выработки управляющих воздействий используется не вся совокупность имеющейся документации, а преимущественно отфильтрованная (только необходимая) и обобщенная (агрегированная) информация.

Документные каналы

В информационной инфраструктуре общества важнейшая роль принадлежит  коммуникационным каналам, по которым  происходит движение документных потоков.

Документные каналы –  это каналы, по которым осуществляется движение документированной информации от коммуниканта к реципиенту в физическом (геометрическом) пространстве и в астрономическом времени. Иначе говоря, документные каналы представляют собой материальную основу социальной коммуникации.

Документные каналы являются лишь частью коммуникационных каналов, с помощью которых человек, начиная с эпохи первобытного варварства, транслирует информацию. Документные каналы являются искусственными, специально созданными людьми. Они появились в дополнение к естественным человеческим коммуникационным каналам – невербальному (несловесному) и вербальному (словесному).

Первыми искусственными коммуникационными каналами в истории  человечества явились:

• канал иконических (графических и живописных) изображений, нацарапанных на кости, камне, дереве, нарисованных на стене пещер;
• канал символьных предметов – различных амулетов, украшений, талисманов, языческих идолов и т.п. , имевших магический смысл.

Эти исходные каналы дали толчок для появления новых искусственных  каналов – художественных и технических. Результатом эволюции иконического канала стала письменность, возникновение которой ознаменовало важнейшую ступень в развитии информационных технологий.

Следующая информационная технология была связана с изобретением в середине XV века книгопечатания, позволившего тиражировать информацию, резко увеличив ее в объем и возможности передачи в пространстве и времени. Печатный станок, по оценке исследователей, позволил оперировать единовременно доступным объемом информации в 10 в 17 степени бит. Такое «взрывное» увеличение объемов информации потребовало и совершенствования средств ее передачи. Более того, изобретение книгопечатания привело к революционным изменениям в целом в культуре, в общественном производстве и в самой системе власти, явилось важнейшей предпосылкой модернизации, т.е. перехода от аграрного, традиционного общества к обществу индустриальному.

В свою очередь, становление  и развитие индустриального общества сопровождалось появлением ряда новых  искусственных каналов, связанных  с двумя техническими революциями в сфере социальных коммуникаций, произошедшими в последние два столетия. Изобретение в XIX веке электромагнитных способов и средств передачи информации обусловило наступление третьего этапа в развитии информационных технологий. В результате появилась возможность трансляции информации с помощью различного рода электромагнитных сигналов, преобразующихся в зрительно-звуковые символы, - посредством телеграфа, телефона, радио, телевидения. Это стало настоящим прорывом в деле увеличения скорости и объемов производства, передачи, обработки, накопления документированной информации.

Исторически первым каналом  электрической связи явилась  телеграфная связь, которая применяется  с целью автоматизированного  приема-передачи по электрическим проводам коротких текстовых документированных сообщений.

Предшественником электрического телеграфа был оптический телеграф, использовавшийся еще во времена  Великой французской революции. Информация передавалась посредством  семафорных знаков в видимом спектре  сигнальщика. Первая в мире линия такого телеграфа вошла в строй в 1796 г., соединив Париж и Лилль, между которыми были построены 23 станции (смотровые вышки). В хорошую погоду сообщение из 30 слов можно было передать из одного города в другой в течение одного часа, тогда как гонцу на преодоление этого расстояния требовались целые сутки. Спустя полвека системы оптических телеграфов получили распространение во всех европейских странах.

В России первая линия оптического  телеграфа появилась в 1824 г. между  Петербургом и Шлиссельбургом. А в 1834-1839 гг. была сооружена самая протяженная в мире линия оптического телеграфа между Петербургом и Варшавой длиной 1200 км со 149 промежуточными станциями. Причем время прохождения сигнала занимало всего лишь 18 минут. Это канал связи действовал до 1854 г.

Оптические телеграфы прослужили в общей сложности около 60 лет, пока не были вытеснены гораздо более  совершенными и скоростными электрическими.

Первый электрический телеграфный  аппарат был изобретен еще  в 1832г. русским ученым П.Л.Шиллингом. спустя шесть лет в Англии была проложена первая телеграфная линия. В дальнейшем эти аппараты были усовершенствованы русским физиком Б.С.Якоби. однако широкого развития они не получили, так как более производительным (на порядок) оказался аппарат, запатентованный в 1836 г. американцем С.Морзе. В 1850-е гг. аппараты такого типа заняли ведущее место в мировой телеграфии. Они обслуживали, в частности, связь по введенному в действие в 1858 г. подводному кабелю, соединившему Америку с Европой. В этих телеграфных аппаратах информации символов точки и тире. Появившиеся вскоре буквопечатающие телеграфные аппараты – телетайпы – позволили резко увеличить скорость передачи информации – до 400-800 знаков в минуту.

В России первый электромагнитный телеграф, соединивший Санкт-Петербург с Севастополем, был сооружен во время Крымской войны 1853-1856 гг. Пятнадцатого апреля 1855 г. было открыто телеграфное сообщение на линии Москва-Петербург. Этот день стал официальной датой рождения электросвязи в России, а к 1873 г. телеграфные линии в нашей стране протянулись уже на 55,6 тыс. верст.

В последней четверти XIX столетия, благодаря изобретению А.Белла, запатентовавшего в 1876 г. первый телефон, появилась телефонная связь, ставшая к настоящему времени самым распространенным способом оперативной передачи информации. Особыми ее видами выступают беспроводная радиотелефонная, в том числе сотовая связь, а также видеотелефонная связь.

Факсимильная связь (первоначально  называлась фототелеграфной связью). Представляет собой по существу дистанционное копирование документов, позволяющее передавать документированную информацию (тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т.п.) с бумажных носителей коммуниканта на бумажные листы реципиента с помощью специального факсимильного аппарата. Передаваемое изображение сначала разлагается на элементы, т.е. производится его развертка. Затем изображение передается в виде последовательных электрических сигналов, характеризующих яркость отдельных элементов документа. Наконец, осуществляется автоматическое считывание полученных приемников элементов - сканирование.

Изобретение компьютеров  в середине XX века обусловило еще один революционный переворот в развитии информационных технологий, прежде всего в работе с большими объемами информации.

Следующая, пятая информационная технология появилась в последней четверти XX столетия и связана с использованием компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации, таких как «Интернет». Изобретение Интернета, по мнению некоторых лингвистов, по своей значимости в истории человечества сопоставимо с появлением речи и письма.

Предшественницей Интернета  была компьютерная сеть, созданная  в недрах министерства обороны США  в 1960-е гг. затем она вышла зва  пределы военного ведомства, к ней  присоединились коммерческие структуры и частные лица, определив тем самым современный облик этой сети. После создания швейцарскими учеными стандартного языка описания документов HTML родилась служба World Wide Web (WWW) – Всемирная паутина, позволившая обмениваться информацией между компьютерами самых разных типов, находящихся в любой точке земного шара.

Передача информации по распределенной компьютерной сети получила название электронной почты. Она позволяет почти мгновенно  доставлять сообщение любому пользователю Интернета, получать и просматривать полученную информацию на экране. Вместе с сообщением можно передавать и отдельные файлы, включая рисунки, фотографии, звуковую информацию и т.п.