Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организаций

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации  документов наиболее удобен в тех  случаях, когда архивный фонд велик  по объему и сложен по составу. Кроме  того, этот способ  обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.    

3.2 Влияние классификации  документов и дел  в пределах архивного  фонда на составление  архивной описи 

Строится в соответствии с классификацией дел архивного  фонда

Поэтому прежде чем перейти к составлению описи рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки схемы  классификации дел фонда;

распределения дел  в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения – фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.

Распределение  дел в соответствии со схемой классификации может проводиться  двумя способами: непосредственной  группировки  и расположения дел в соответствии со схемой  классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе  группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в  предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются  в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации  документов наиболее удобен в тех  случаях, когда архивный фонд велик  по объему, и сложен по составу. Кроме  того, этот способ обеспечивает большую  сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время. 

3.3 Составление собственно  архивной описи  дел 

После проведения классификации  дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет  одной структурной части, если она  прекратила свое существование;

дела за один год  или несколько лет деятельности учреждения – фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных,  предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного  фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что  количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации  документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи  выделяются разделы, подразделы  и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

v               порядкового номера;

v               делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого  инвентарного номера);

v               заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

v               крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

v               количества листов в деле;

v               примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи

Графа 1- «Порядковый  номер»- отражает учетную функцию  описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.

Присвоенный в порядке  валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.

При изменении количественного  состава дел описи делается соответствующая  запись в конце описи («Итоговые  записи»).

Графа 2 –«Делопроизводственный номер»- это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3- «Заголовок дела»- отражает информационную функцию  описи, раскрывая состав  и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках  - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки  после основного заголовка  заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4-«Крайние даты»-  раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 2 года, то -4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней  строкой заголовка.

Графа 5 –«Количество листов»- дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.

3.4 Составление справочного  аппарата к описи 

Справочный аппарат  к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет  дополнительную информацию о фонде.         

 Состав справочного аппарата к описи включает:

v               титульный  лист;

v               оглавление;

v               предисловие;

v               список сокращений;

v               указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может  содержать и дополнительные элементы - переводные  таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие  полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании)  разделов описи и справочного аппарата  к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы  шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователя - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

исторические условия, историческую обстановку, в которой  возникло и действовало учреждение – фондообразователь;

дату образования  и подчиненность учреждения – фондообразователя;

функции, масштаб  деятельности, структуру  учреждения –фондообразователя и их изменения;

организацию системы  делопроизводства;

даты и причины  ликвидации или реорганизации  учреждения – фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части  предисловия раскрывается состав справочного  аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования  им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся  к цифрам или каким-либо наименованиям  и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин,  см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к  описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей – ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными,  географическими ( как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели  могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными).

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе – заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата  к ней  пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:

В  опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель_____________________

Дата – 00.00.00

Глава 4 Архивные путеводители  

Путеводитель –  архивный справочник, содержащий краткие  сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематический путеводитель по фондам архива (ов).

Путеводитель по архивам (архиву) – вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива – вид архивного  справочника, содержащие краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.