Унификация документов

Унификация  документов

Основным  направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией  понимается приведение чего-либо к  единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации  их форм, установления единообразных  требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости  баз данных, создаваемых в различных  отраслях деятельности.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы  унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как  правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих  синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и  хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры  технических средств.

Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют  обязательный характер в пределах сферы  его действия (страны, отрасли, отдельной  организации).