Коммуникация в организациях

Под сложностью внешней среды понимается вариативность  факторов, на которые организация  обязана реагировать. 

Подвижность среды  — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. 

Неопределенность  внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной. 

Среда прямого  воздействия. При рассмотрении влияния  внешнего окружения на организацию  следует учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. 

К внешней среде  прямого воздействия на организацию  относятся: 

• поставщики —  организации, поставляющие материалы, оборудование, капитал, рабочую силу. Зависимость между организацией и сетью поставщиков — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации; 

• потребители (клиенты). Для многих, согласно мнению П.Ф. Друкера, единственной подлинной целью бизнеса является создание группы потребителей. Под этим понимается следующее: выживание и существование организации зависят от ее способностей находить потребителей своей продукции и удовлетворять их запросы. Некоммерческие, государственные, правительственные организации также имеют своих потребителей. 

но потребители  определяют для организации то, что  относ» к результатам ее деятельности, поскольку они решают, какие; вары и услуги и их цена наиболее желательны, а какие нет; ^партнеры по бизнесу- торговые посредники, расг странители продукции и т.д.

Конкурирующая среда. Очень редко организация  является ед* венной на рынке, чаще всего  она окружена конкурентами. В числе  общие конкуренты (борьба за размещение денег вообще — ] все нужды потребителя); конкуренты отрасли (конкуренция* сфере избранных клиентом потребностей); конкуренты орган» ции (соперничество в сфере торговой марки). Руководство любе предприятия четко понимает, что если не удовлетворять потребтелей эффективнее конкурентов, то предприятию не выжить, многих ситуациях не потребители, а именно конкуренты опредеЯ ют, какого рода результаты деятельности можно продать и по какс цене. 

Важно понимать, отмечает М. Мескон, что потребители  — единственный объект соперничества  организаций. От реакции конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия ра€ ты, оплата труда и характер отношений руководителей с подчине ными. 

Отношения с  конкурентами могут приобретать 'совершенно ожиданный характер — от резкого  противостояния до финансовс и другого рода поддержки. Мескон приводит интересный приме из истории развития фирмы «Дженерал Моторс». В 1979 г. фирн согласилась дать взаймы несколько сот миллионов долларов свое* давнему и традиционному сопернику — корпорации «КрайслерПричина заключалась в следующем: если бы фирма «Крайслер» зорилась, то какая-нибудь другая иностранная компания могла усЫ рить свое развитие, использовав ее развитую дилерскую сеть, не входило в планы «Дженерал Моторс». 

Общественная  среда является фактором большого значения. Ур вень развития технологии, технологические нововведения : яют на эффективность, с которой можно изготавливать продукцв и продавать ее, на скорость устаревания продукта, на то, как можнсобирать, хранить и распределять информацию, и т.д. Многие временные технологические нововведения глубоко затронули щество и организации в целом, к ним относятся компьютерная,. зерная, микроволновая, полупроводниковая технология, робе техника спутниковая связь, атомная энергетика, получение синт 
 
 
 

тических топлив и продуктов питания, генная инженерия и др. Исследователи отмечают, что скорость изменения технологий сохранится и в ближайшем будущем, так как в настоящее время в мире работает больше ученых, чем прежде. 

На организацию  влияют законы и гос^дарственные  органы.

Законодательство  может характеризоваться не только сложностью и подвижностью, но и  неопределенностью. Законы РФ и Конституция  РФ регулируют деятельность отечественных  организаций. Среди таких законов  есть положения о защите окружающей среды, о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, предоставлении отпусков, защите интересов потребителей, практике найма на работу, принципах равной оплаты за равный труд, финансовой защите и т.п. 

Состояние экономики  определяет стоимость всех ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги; возможности получения организацией капитала для своих нужд. При этом то или иное конкретное изменение состояния экономики может оказывать положительное воздействие на одни организации и отрицательное воздействие на другие. 

Социокультурные факторы — это преобладающие  жизненные ценности, установки, культурные традиции. Они в определенной степени  влияют на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности организаций. Люди, как правило, готовы использовать те продукты и услуги, которые соответствуют их этническим, социальным и культурным ценностям и приоритетам. 

От социокультурных  факторов зависят и способы ведения  дел организациями. Организации  должны быть в состоянии предугадывать  изменение ожиданий общества и обслуживать их более эффективно, чем конкуренты. Это означает, что сама организация должна изменяться, сознательно трансформируясь в институт, приспособленный к социокультурной среде. 

Политические  факторы в определенной степени  могут влиять на развитие организаций. Немаловажное значение для всех организаций имеет такой фактор, как политическая стабильность. Политика страны может формировать благоприятную или неблагоприятную ситуацию в отношении инвесторов. Установление дипломатических отношений может открывать новые рынки.

Макросреда, или  международное окружение. Любая  организация представляет собой  часть национальной и международной  структуры. Одни компании в большей  степени, другие — в меньшей связаны  с международными условиями рынка, но все они в той или иной степени вынуждены принимать во внимание определенные ус вия макросреды. К этим условиям относятся законы потреблен» культура тех стран, куда или откуда вывозятся товары. Преде ленные выше факторы внешней среды как прямого, так и косе ного воздействия в той или иной мере влияют на все организа но среда организаций, действующих на международном уровне, ( личается повышенной сложностью.

Эффективность существования открытой организации  завис от того, насколько налажены внутренние и внешние коммуникаю между всеми ее элементами.

Структура внутренних коммуникаций

Организационную структуру можно рассматривать  как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень  эффективности. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.  

Выделяют три  параметра, характеризующих особенности  организационных структур: степень  формализации, сложность, степень централизации. 

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации  деятельности организаций (см.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. СПб., 2001. С. 21): ^взаимное согласование способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками; 

•прямой контрольспособствует координации, так как ответственность  за работу других людей, определение  заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека; 

• стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда; 

-^стандартизация  выпуска. Специфицируются результаты  труда (параметры изделия, нормы  выработки); 

• стандартизация навыков и знаний (квалификации) означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации — всегда актуальная тема для менеджмента. Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

Виды коммуникаций в организациях 

Вертикальные  коммуникации. Этот вид обмена информацией  сое ляет основную часть коммуникационного  процесса у руководите Составляющие вертикальных коммуникаций следующие: проас ние задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение влеченности подчиненных в решение задач; обсуждение пробле эффективности работы; достижение признания и вознаграждег с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей подчиненных; сбор информации о назревающей или реально ствующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих измеи ниях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и щ ложениях.

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях ве никают в процессе взаимодействия с лицами, равными по полом нию. Они обеспечивают человеку необходимую социальную пс держку. 

Как и другие типы организационных коммуникаций, интер тивный процесс имеет множество  поведенческих следствий, можно, что психологически человеку удобнее обратиться за пс держкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а 1 к выше- или нижестоящим. Если поддержка способствует объедш нию усилий для достижения общих целей и задач, то интеракт ные коммуникации оказывают положительное влияние. Однако если в группе «равных» не возникает необходимости объедини свои усилия, содержание происходящих между ними коммуш ций может принять неадекватные или даже деструктивные форм Кроме того, интерактивные коммуникации между работн* одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным ком» никациям. Работники, которые успешно общаются между собой : одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, мог оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходя ми или восходящими коммуникациями. 

Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее ва ные цели интерактивных коммуникаций: *$• координация заданий. Руководители отделов могут собираться ежемесячно для того, чтобы обсудить, какой  вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей организации; 

^решение проблем.  Работники отдела могут собраться  для того, чтобы обсудить, как  они будут работать, если реализуется  угроза сокращения бюджета, они  могут использовать метод мозгового  штурма для решения возникающих перед ними проблем; 

• обмен информацией. Работники разных отделов могут  встретиться, чтобы обменяться новыми данными; 

•$- разрешение конфликта. Работники отдела могут  собраться для того, чтобы обсудить внутренний конфликт. На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие технологии — использование компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, члены организации могут общаться между собой через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом. 

Во многих современных  исследованиях подчеркивается, что  коммуникации представляют собой понимание  не явного, а скрытого, носящего личностный характер.

ПУБЛИЧНАЯ КОММУНИКАЦИЯ 

Под публичной  коммуникацией обычно понимают вид  устного общения, при котором информация в обстановке официальности передается значительному числу слушателей. Для публичных коммуникаций характерна передача информации, затрагивающей общественный интерес, с одновременным приданием ей публичного статуса. Публичный статус подразумевает сообщение информации лицом, обладающим определенным социальным статусом, т.е. формально установленным или молчаливо признаваемым местом индивида в иерархии социальной группы. Кроме того, статус публичности связан с официальностью обстановки общения, которая предполагает своевременное оповещение аудитории о теме сообщения и статусе выступающего и приглашение ее в определенное место и время. Официальное общение подчиняется определенному регламенту. 

При публичном  общении слушатели должны находиться в поле зрения говорящего, т.е. это контактное общение в отличие от дис-тантного массового общения, осуществляемого через СМИ. В целом слушатели, как правило, — это специально организованная аудитория, и ее параметры должны быть известны говорящему (численность аудитории, возраст, профессия, пол и т.д.). Слушатели являются в определенной степени заинтересованной аудиторией, специально пришедшей послушать выступающего в силу своей социальной роли (например, работники организации, студенты, прихожане, сторонники политической партии и т.д.). Публичное общение относится к институциональному (статусно ориентированному) общению в отличие от персонального (личностно ориентированного). Статусно ориентированное общение имеет множество разновидностей, выделяемых в том или ином обществе в соответствии с принятыми в нем сферами общения и сложившимися социальными институтами: политическими, деловыми, научными, педагогическими, медицинскими, военными, спортивными, религиозными, юридическими и т.д.