Совершенствование работы по подготовке внешнеторговых сделок

     Надежность финансового положения.

     Достаточность производственного и научно-технического потенциала.

     1.2 Подготовка и проведение переговоров с зарубежными партнерами

 

     1. Телефонные переговоры и устная форма переговоров.

     Партнеры согласовывают лишь такие основные условия сделки, как перечень товаров, количество и срок поставки, цена товаров и всего контракта. Затем это оформляется окончательно в форме контракта.

     У данной формы переговоров есть ряд недостатки: необходимость тщательной предварительной подготовки и дороговизна международных переговоров.

     Но также присутствуют существенные достоинства: оперативность подготовки и оформления продажи или закупки товаров, возможность уточнения ранее согласованных пунктов.

     Этот способ является основным способом при биржевой торговле.

     2. Личная встреча с партнерами.

     Данная форма переговоров обычно используется и является максимально удобной,  когда сторонам трудно согласовать конечные условия контракта иным способом.

     Используется для установления деловых контактов с контрагентами на выставках, ярмарках; при заключении кредитных и обычных контрактов; при согласовании условий кооперации и т.д.

     При выборе этой формы переговоров важно учитывать следующие моменты:

     - социально-психологическую атмосферу переговоров,

     - специфику личности участников переговоров,

     - национальные и культурные особенности.

     Существуют различные виды переговоров:

     - переговоры-знакомство (представительские) не преследуют цели заключения конкретных соглашений или сделок;

     - переговоры по техническим условиям (номенклатура товаров, их характеристики, комплектность, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки);

     - переговоры по коммерческим вопросам - обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.

     Процесс переговоров состоит из следующих этапов:

     - изложение предложений и понимания отдельных вопросов в письменной форме (предварительное);

     - уточнение и согласование отдельных позиций сделки (часто по телефону);

     - окончательное урегулирование всех условий сделки (процесс переговоров).

     Кроме того, в той или иной ситуации при заключении определенного вида сделок используются формы переговоров:

     - жесткие - основываются на силе, отстаивании сторонами своих условий,

     - мягкие - стороны видят в контрагенте партнера-коллегу, обе стороны готовы идти на взаимные уступки. Такой способ оправдан при длительном сотрудничестве сторон,

     - вынужденно принудительные. При использовании данной формы переговоров стороны придерживаются следующих правил:

     1)  отделять свои эмоции и амбиции от предмета переговоров,

     2) сосредотачивать внимание на общих интересах сторон, а не на их персональных позициях,

     3) перед тем как прийти к какому-либо решению разработать и обсудить несколько вариантов соглашений,

     4) добиться того, чтобы переговоры велись с использованием объективной и достоверной информации.

     Рассмотрим основные аспекты ведения делового протокола..

     Деловой протокол - правила поведения, организации мероприятий, приема делегаций, групп, лиц различных уровней.

     Начало делового протокола - это установление цели визита. Планирование переговоров является основным элементом их подготовки. План должен с максимальной полнотой охватывать все вопросы, интересующие стороны.

     Разработка планов переговоров проводится индивидуально в зависимости от того, кто проводит переговоры и какие проблемы предполагается обсудить. План должен включать следующие этапы: определение даты, времени и места переговоров; состав участников; основные вопросы для обсуждения; перечень лиц, ответственных за протокольные вопросы, характер приема после переговоров.

     Любые переговоры должны быть ограничены по продолжительности. Переговоры должны проводиться в отдельном изолированном помещении

     Для достижения наиболее успешного исхода сделки и максимального удовлетворения интересов обеих сторон, участвующих в переговорах должны учитываться психологические аспекты делового общения в сфере ВЭД.

     Рекомендуются следующие способы поведения: не использовать временной фактор; не давить на собеседника сроками; не добиваться для себя преимуществ путем имитации преимуществ.

     На атмосферу переговоров влияет:

     громкая речь; тихая и невнятная речь; торопливое изложение мыслей; степень владения языком, на котором ведутся переговоры.

     Помимо этого, необходимо знать национальные традиции страны партнеров. Рассмотрим основные черты, характерные для разных стилей ведения переговоров:

     - американский стиль - дружелюбие, открытость, независимость и готовность к самостоятельному принятию решений;

     - французский стиль - избегают обсуждения "один на один", заранее все обговаривают, жестко связаны инструкцией руководства;

     - китайский стиль - разграничивают участников по внешнему виду, максимально подробно выясняют позиции другой стороны и используют ее ошибки, выдвигают требования, но не свободны в принятии решений;

     - немецкий и английский стиль - гибки, обходят острые углы;

     - южно-корейский стиль - вступают в переговоры при наличии проработанной программы, быстро принимают решения. 

     1.3 Этапы совершения и исполнения типовой коммерческой сделки

 

     Рассмотрим основные этапы типовой коммерческой сделки:

     1-й этап: установление делового контакта с партнерами. Этот этап включает следующие элементы:

     1. Предложение поставщика - оферта твердая или свободная, деловые письма, проект контракта, факс-телекс, сообщения.

     2. Ответ покупателя на размещение заказа - Акцепт, контроферта, встречный запрос.

     3. Обращение покупателя с конкурентным предложением - Запросы, заказы, инициативные письма.

     4. Вызов на торги продавца - Приглашение, уведомление.

     5. Ответ продавца на запрос - оферта, проформа, проект контракта.

     6. Подтверждение продавцом готовности к заключению контракта.

     7. Согласие на участие в торгах - тендер.

     8. Проверка платежеспособности покупателя - Справки, запросы, банковские или коммерческие отзывы.

     2-й этап: оформление заказов покупателей. Он включает:

     1. Принятие и подтверждение заказов продавцом - безусловный акцепт, проект контракта, индент (письмо о намерениях).

     2. Оформление сделки - Акцепт твердой оферты продавца, встречная оферта.

     3. Указание о поставке - график поставки, закупочный ордер, индент (письмо о намерениях).

     3-й этап: обеспечение поставки и расчетов. К данному этапу относится следующее:

     1. Определение контрактной цены - консульский счет, счет-фактура, фирменные каталоги, прейскуранты, биржевые котировки, конкурентный лист.

     2. Определение базисных условий поставки - по Инкотермс-2000.

     3. Согласование условий расчета и способа платежа - Аккредитив, инкассовое поручение, чеки, платежные расписки и требования.

     4-й этап: исполнение заказа продавцом:Он состоит из:

     1. Подготовка товара к погрузке - процедура счета - Предварительный счет, счет-проформа, счет-спецификация, упаковочный лист, сертификаты, извещение о готовности к отгрузке.

     2. Поставка и транспортировка, страхование - Инвойс, счет-фактура, капсульный счет, сертификаты, погрузочный ордер, извещение о поставке, транспортная накладная, коносамент, извещение об отгрузке, транзитный сертификат, страховой полис.

     3. Таможенная очистка - Таможенные декларации.

     4. Выставление платежного счета - Коммерческий счет, счет-платежное требование, счет к оплате, дебет-нота, кредит-нота, выписка из счета, счет продаж.

     При подготовке коммерческих предложений о предстоящей экспортной сделке продавец (экспортер) играет активную роль в поиске возможного покупателя (импортера) из числа нескольких наиболее вероятных, по его мнению, будущих контрагентов.

     На самом начальном этапе продавец должен направить коммерческое предложение (оферту) нескольким заинтересованным в его товаре иностранным импортерам. Конечно, можно направить оферту только одному покупателю, но так поступают только по отношению к надежному многолетнему партнеру. И, как правило, такому клиенту обычно направляют проформу контракта, являющуюся результатом уже имеющихся предварительных договоренностей.

     Рассмотрим варианты, когда явного контрагента экспортер не имеет. Коммерческие предложения о продаже товаров, услуг обычно излагаются в следующих формах: устно при личной встрече или по телефону, затем предложения подтверждаются записками, телексами, письмами, в деловых письмах, комплектах коммерческих и технических условий, в проектах контрактов.

     Текст оферты желательно оформить на качественной бумаге с помощью современных технических средств. В предложении экспортера обычно отражаются такие реквизиты: адрес контрагента, описание товара, количество его, цена, базисные условия поставок, сроки поставки, условия кредита, сроки действия предложения, наименование экспортера и его адрес, подписи экспортера, дата отправки.

     Оферта излагается кратко, четко, ясно, без двусмысленных толкований и неясностей. Во внешней торговле применяют два вида оферты: твердую и свободную. Вид указывается в документах.

     Рациональным действием экспортера в подготовке к заключению экспортной сделки является его участие в международных торгово-промышленных выставках, ярмарках, на которых он, рекламируя достижения своей фирмы, может заключить контракты на основе выставленных образцов с последующей поставкой товаров. Возможна также и продажа самих экспонатов, вывозимых покупателем после закрытия ярмарки.

     В процессе подготовки экспортной сделки продавец может, принять участие в международных торгах. В этот период экспортер может принять импортный запрос покупателя и начать подготовку к его реализации.

     Исходным моментом для заключения внешнеторговых сделок иногда служит активность и инициатива импортера, стремящегося установить взаимодействие с наиболее вероятным экспортером.

     Запросы импортеров обычно более лаконичны, могут быть сделаны по телефону, телексу, письмам. Импортеры стремятся послать предложения как можно большему кругу поставщиков. И благодаря конкуренции между ними, можно добиться выгодных коммерческих условий закупок.

     Основные реквизиты коммерческих запросов: адрес контрагента, описание товара, запрашиваемое количество, требуемые сроки поставки, наименование импортера и его адрес, дата запроса.

     Импортер может дать ответ на оферту направлением импортного запроса или коммерческого письма с уточняющими вопросами, предлагая включить их в последующую редакцию оферты. Готовясь к будущим переговорам, импортер в запросах не должен указывать величину цены, а может только сослаться на метод определения цены с выдвижением идей о возможных скидках с прейскурантных цен.

     Наряду с запросами импортер может использовать такой способ установления контакта с экспортером, как изучение условий заказа, поступившего от покупателя. Результатом изучения может стать или подтверждение его, или отклонение. Как правило, практикуется первоочередная выдача заказов постоянным контрагентам.

     Возможно также использование прямых контактов между покупателем и продавцом в форме проведения переговоров и заключения контракта в случае острой необходимости покупателя в товаре экспортера, при реализации поставки с целью исполнения межправительственного договора или в связи с уникальными возможностями экспортера в производстве редкого, необходимого стране покупателя, оборудования.