Фактор времени

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение……………………………………….…………………………….2

Глава 1

Тайм-менеджмент как система управления временем в технологиях менеджмента………………………………………………………………...4

1.1 Причины дефицита времени……………………………………………5

1.2 Основные методы тайм-менеджмента…………………………………10

Глава 2

Мероприятия сокращения непроизводительных затрат временного

ресурса (на примере ОАО «Андреа») ……………………………………..20

2.1 Описание деятельности компании  «Андреа» ………………………..20 
2.2 Разработка предложений по сокращению непроизводительных затрат временного ресурса в «Андреа»…………………………………………....24

Заключение…………………………………………………………………..27

Список использованной литературы………………………………………29

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и  через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время.

   Есть всем известная истина – «Время - деньги»,  время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

    Таким образом успех каждого руководителя напрямую зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей (Друкер).

Рабочее время современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положению.                                                                 

    В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени. [1]

Я выбрала  эту тему, так как данная проблема носит массовый характер.

    Приступая к написанию своей работы, я ставлю перед собой цель раскрыть все многообразие возможностей рационально использовать и экономить собственный временной ресурс и выявить методику сокращения непроизводительных затрат этого ресурса.

     В качестве основных задач  будут выступать:

1)нахождение  порядка осуществления различных  этапов методики тайм-менеджмента;

2) анализирование использования рабочего времени.

3) выявление  всего многообразия причин дефицита  времени;

4)демонстрация  на конкретном примере действий  по внедрению системы управления  временем; 

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

    [1] http://top-manager.ru/archive/2002/19/113/

Глава 1

    Тайм-менеджмент как система управления временем в технологиях менеджмента

     Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.  Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален.                                                                             

    Рассмотрим, что же подразумевают под собой общие элементы тайм-менеджмента:                                                                                                                          

    Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

    Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.                                                                                                                                    

     Один из главных элементов тайм-менеджмента- планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.                                                                                                                

    Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.                                                                                                     

    Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая  никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. [2]

 

    1.1 Причины дефицита времени

   

    Можно выделить много различных факторов, приводящих к потерям времени, часть из них является следствием неграмотных действий руководителя, часть происходит независимо от него, а часть напрямую связана с личностью руководителя, однако, на большинство из факторов

руководитель  имеет возможность повлиять или  хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за их воздействия. Рассмотрим эти группы факторов.

 

Причины потери времени как  следствие  неграмотных действий руководителя

 

    К первой группе я бы отнесла те факторы, которые являются следствием неграмотных действий большинства современных руководителей. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

    Рассмотрим эти факторы:                                 

    1) Бесплановость работы.

Человек, привыкший все делать спонтанно, решать проблемы по мере их возникновения, не думая о том, что многие из них  можно было бы предотвратить, не видит  необходимости в планировании своих  действий. Отсутствие твердо выбранного плана является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

    2) Плохо налаженный в организации  обмен информацией. Передавая  информацию, любой человек будет  уверен, что ее получатель полностью  осознает и понимает ее смысл,  однако это не всегда так.  Каждый имеет свои

 
 

    [2] http://www.upravlenie24.ru/timemanagment.htm    

рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде «испорченного телефона», часто в процессе неформального общения, а если коммуникационные процессы налажены плохо, то решения могут оказаться ошибочными, ведь люди могут неверно понимать чего от них хотят, и на исправление этих ошибок будет уходить уйма времени.

    3) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным, чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они не смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам. То есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации, например это может быть личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

    Руководитель должен заставить подчиненных эффективно выполнять их задачи, если необходимо, дать сотруднику информацию, которая может помочь ему решить задание.