Формы бухгалтерского учета

      Общая схема журнально-ордерной формы  учета предусматривает организацию  документооборота, представленную на рис. 2. [25, с.160]

      

      Рис.2 Документооборот журнал-ордерной формы учета 

      Как видим, входная информация с первичных  учетных документов либо подвергается группировке в накопительных  ведомостях, либо сразу записывается в соответствующие журналы-ордера. В первом случае такая процедура необходима, если в отчетном месяце было большое количество однородных хозяйственных операций. После необходимой группировки и подсчета итогов информация в таком виде переносится в журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам, а в некоторых из них, кроме того, и в аналитическом виде. В связи с этим карточки аналитического учета открываются в развитие только отдельных счетов, данные о которых не представлены в журналах-ордерах, поскольку в некоторых из них нет возможности совместить аналитический и синтетический учет. В конце отчетного периода эта информация служит основанием для заполнения оборотных ведомостей по счетам аналитического учета. Итоги их сверяются с результатами Главной книги. С данными Главной книги сверяются также цифры Кассовой книги.

      Информация, содержащаяся в Главной книге  и других учетных регистрах, в дальнейшем используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.

      Перечень  типовых учетных регистров журнально-ордерной формы учета имеет два блока.

      Первый  блок включает 16 журналов-ордеров, около 20 ведомостей и 15 разработочных таблиц. Он определяет состав единой журнально-ордерной формы учета и предназначен для больших предприятий. Областью его применения являются предприятия и организации промышленности, строительства, науки, снабжения и сбыта.

      Второй  блок учетных регистров рекомендован к применению на небольших предприятиях и организациях. Он включает 8 журналов-ордеров и 6 ведомостей.

      Организации вправе приспосабливать применяемые  регистры к своей сложившейся практике постановки бухгалтерского учета, одновременно соблюдая отраслевую специфику и не нарушая при этом общие методологические принципы учета. 

      1.4. Упрощенные формы  учета

      Организации малого бизнеса, имеющие простой  технологический цикл производства продукции, выполнения работ или  оказания услуг при незначительном количестве хозяйственных операций (как правило, не более 100 в месяц), вправе применять упрощенную форму бухгалтерского учета, рекомендованную Министерством финансов РФ. Учет по упрощенной форме построен на основе рабочего плана счетов, разрабатываемого каждым малым предприятием самостоятельно. В Основу его должен быть положен типовой План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, а сама методика построения учета должна опираться на типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства.    Упрощенная форма учета может вестись по простой форме бухгалтерского учета (без использования учетных регистров активов малого предприятия) либо по форме с использованием регистров бухгалтерского учета активов малого предприятия.       Простой вариант упрощенной формы бухгалтерского учета без использования учетных регистров (рис. 3) применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц) и содержанием хозяйственного процесса не является сфера материального производства, т. е. не имеет места выпуск продукции и выполнение отдельных видов работ.

      

      Рис. 3 Простая форма учета[5, с.20]

      Организация может вести учет всех хозяйственных  операций только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по определенной форме. Помимо этой Книги для учета расчетов с персоналом по оплате труда и налогу на доходы с физических лиц малое предприятие должно также вести ведомость учета заработной платы. По своему строению Книга (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности является регистром аналитического и синтетического учета. В ней отражается наличие, имущества и источников его формирования на определенную дату, что позволяет подготовить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным учетным регистром, так как содержит весь перечень бухгалтерских счетов, применяемых малым предприятием, и обладает необходимой аналитичностью (см.приложение 2). В Книге возможно использовать вкладные листы, если она открывается помесячно. Если она открывается на год, то Книга должна быть прошнурована и пронумерована с указанием на последней странице количества страниц цифрами и прописью за подписью руководителя и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на предприятии (главного бухгалтера). Данная информация должна быть подтверждена оттиском печати малого предприятия. Упрощенная форма бухгалтерского учета с использованием учетных регистров (рис. 4) имеет место на малом предприятии, если оно занимается производством продукции или выполнением работ.

      

      Рис. 4 Упрощенная форма учета с использованием учетных регистров

      Перечень  учетных регистров состоит из 10 наименований:

      1. Ведомость учета основных средств,  начисленных амортизационных отчислений - форма № В-1.

      2. Ведомость учета производственных  запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, - форма № В-2.

      3. Ведомость учета затрат на производство - форма № В-3.

      4.  Ведомость учета денежных средств и фондов - форма № В-4.

      5. Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5.

      6. Ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата).

      7. Ведомость учета реализации - форма № В-6 (отгрузка).

      8.  Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7.

      9. Ведомость учета оплаты труда - форма № В-8; 10. Ведомость (шахматная) - форма № В-9.

      Каждая  из перечисленных ведомостей, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых счетов бухгалтерского учета.

      В отличие от журнала-ордера, в котором, как известно, хозяйственная операция записывается один раз в виде шахматной  записи, в условиях применения упрощенной формы запись по любой хозяйственной операции оформляется в два приема: в одной ведомости - запись по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «корреспондирующий счет»), в другой - по кредиту корреспондирующего счета с указанием одновременно номера дебетуемого счета. По итоговым данным ведомостей заполняется шахматная ведомость (ф. № В-9). В ней записи отражаются по дебету и кредиту каждого счета, представленного в соответствующей ведомости.

      Содержание  шахматной ведомости предусматривает отражение по горизонтали номеров ведомостей в порядке их возрастания, а по вертикали - в порядке возрастания кодов (шифров) и наименования синтетических счетов. Запись производится путем переноса кредитовых оборотов по соответствующим счетам из ведомостей по графе «Корреспондирующий счет» с разноской этих оборотов в дебет соответствующих счетов.

      Данная  ведомость является ежемесячным  регистром синтетического учета  и имеет контрольное значение. Она служит не только для целей  обобщения информации за текущий месяц, но и для взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам бухгалтерского учета. Данное условие выполняется в процессе разноски, в результате которой подсчитанная сумма дебетового оборота по каждому счету должна быть равна сумме оборота по дебету, отраженному по данному счету в соответствующей ведомости. Выявленные итоги по дебету каждого счета суммируются. Полученный результат должен совпадать с общей суммой оборотов по кредиту счетов.

      Дебетовые и кредитовые обороты по каждому синтетическому счету переносятся в оборотную ведомость, где исчисляется остаток по каждому счету на начало следующего отчетного периода. 

      1.5. Автоматизированная  форма учета

      Применение  электронных вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название автоматизированной.

      Автоматизированная (диалоговая) форма бухгалтерского учета ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Использование соответствующей программы в процессе обработки указанных данных позволяет подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам разных пользователей.

      Структура современной бухгалтерий в условиях автоматизированной обработки учетной информации претерпевает определенные изменения, что видно из схемы, приведенной на рис. 5.

      

      Рис. 5. Структура автоматизированной бухгалтерии организации 

      В связи с этим более правильным представляется назвать ее диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме? имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов (рис. 6).

      

      Рис. 6. Автоматизированная форма учета

      Единство  информационной базы и полностью  автоматизированный технологический  процесс обеспечиваются за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки  данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.

      Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов к организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика.

      Учет  может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций, при этом формирование корреспонденции счетов может отражаться и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т. п.).

      Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также  баланс и другие выходные формы могут быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов возможна детализация вплоть до одной операции.

      Быстрота  и возможность удовлетворения потребности  различных пользователей в соответствующей  информации на основе единого ее массива - отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономическую однородность, производится по заранее определенной структуре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носителей информации используются магнитные ленты, магнитные диски, дискеты.

      Учетными  регистрами являются выходные формы, которые  содержат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам. Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет вести обработку указанного массива в пределах каждого основного счета. В то же время путем привлечения входящего остатка по данному счету становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета.

      Новые способы обработки информации в  результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию  бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь теми же по своей сущности, лишь трансформируются, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, наблюдается устойчивая тенденция сокращения числа первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п.

      Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические многоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовой запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени. При этом информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических позиций, насколько могут быть очерчены границы применения соответствующего измерителя. Единая база данных, основу которой составляет учетная информация, позволяет реализовать задачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерского учета[19, с.48]. 
 
 
 
 
 
 
 

      Глава 2. Анализ формы бухгалтерского учета применяемого в ОАО «Океанрыбфлот»