Учет, аудит и анализ материалов (на примере ООО ПКФ «Севпун»)

На каждом предприятии должна быть разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью и ис­пользованием материальных ресурсов, которая должна предусмат­ривать подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей. Программа носит комплексный характер и включает сведения по видам ресурсов.

В условиях полной документальной проверки целесообразно сначала проверить организацию складского хозяйства, состояние хранения, учета и сохранности материальных ресурсов затем выявить полноту, своевременность и правильность оприхо­дования всех поступающих на предприятие ценностей по отдель­ным каналам поступления и отраслям производства. После этого устанавливают полноту, своевременность и правильность списа­ния ценностей по отдельным направлениям их выбытия. Заканчи­вается проверка выявлением соблюдения установленного порядка нормирования материальных ресурсов, соответствия их фактического остатка нормативному, наличия излишних ценнос­тей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгал­терской, статистической и оперативной отчетности об их наличии и движении.

Основными источниками аудита являются: первичные доку­менты по движению товарно-материальных ценностей, данные ре­гистров аналитического и синтетического учета, инвентаризацион­ные описи материально-производственных запасов, данные бухгалтерской и статистической отчетности.

В обеспечении сохранности и рационального использования то­варно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит нали­чие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении экономического контроля за состояни­ем хранения и сохранности материально-производственных запасов в пер­вую очередь следует уделять внимание организации складского хо­зяйства.

Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном учас­тии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения материально-производственных запасов, обеспечению их необхо­димыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответ­ственных работников, инструктаж.

С лицами, принимаемыми на должность заведующего складом, должен заключаться договор о полной индивидуальной материаль­ной ответственности.

На выявление всех недостатков в организации складского (учета) хозяйства, хранения и сохранности материально-производственных запасов направлен последующий контроль за указанными операциями, основной формой которого являются документальные проверки.

В ходе проверки устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соот­ветствующих видов товарно-материальных ценностей, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. Проверку складских помещений и емкостей для хранения материально-производственных запасов рекомендуется проводить путем их ос­мотра в натуре в начале ревизии.

В частности, присутствуя при приемке тех или иных материально-производственных запасов, ревизионная группа может установить, как соблюдается установленный порядок приемки по количеству и качеству, состав­ляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материаль­ных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние доку­менты и записи в регистрах складского учета на оприходование пос­тупивших ценностей, производится ли их биркование, метка [31, С. 302].

При проверке отпуска отдельных видов материалов выявля­ют наличие основания данной хозяйственной операции, правиль­ность оформления затребованного и фактически отпущенного коли­чества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского уче­та предприятия, так как при его запущенности создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в дос­таточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения по храни­мым ценностям; своевременность осуществления в них учетных за­писей и составления ежемесячных отчетов о движении материаль­ных ценностей; правильность и своевременность проведения их ин­вентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствую­щих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

2.2. Аудиторская проверка операций по поступлению и использованию материальных ресурсов

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью опри­ходования приобретенных ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый контролерами предприятия. В ходе предварительного контроля выявляют наличие расчетов потребнос­ти, договоров и других оснований для совершения сделки по постав­щикам той или иной партии ценностей, соблюдение действующею порядка выдачи доверенностей на их получение, сроков условий дос­тавки, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оп­риходования указанных товарно-материальных ценностей путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и ин­вентаризацией их в натуре.

Необ­ходимо выяснить, соблюдается ли на предприятии порядок выдачи до­веренностей на получение материально-производственных запасов и отчет­ности по их использованию. При этой проверке необходимо выяснить: ведется ли на предприятии журнал учета выдачи доверенностей по ти­повой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работни­кам данного предприятия, отчитавшимся по предыдущим довереннос­тям; на какой срок выдаются доверенности (как правило, они должны выдаваться на срок не более 15 дней или в исключительных случаях при систематическом получении материала - на месяц); возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истече­ния срока их действия; сдает ли доверенное лицо после получения цен­ностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад матери­альных ценностей.

Своевременность оформления документов при приемке и отпус­ку ценностей и записи в книги или карточки складского учета прове­ряется при обследовании мест хранения материально-производственных запасов. При этом необходимо выяснить наличие на складе неучтен­ных излишков, договоров (контрактов) и разовых сделок по постав­щикам материальных ресурсов.

На проверяемом предприятии изучается учет в журнале посту­пивших грузов по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки материальных ресурсов по договору (контракту) и прове­ряется на основании документов фактически поступивший ассорти­мент материалов с указанием даты поступления. При этом проверка достоверности приведенной информации является важной деталью аудита. Для этого информацию, содержащуюся в оперативном учете, сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

Выявить нарушавших условия договора (контракта) поставщиков позволяет достоверная информация о выполнении договорных обяза­тельств. При установлении факта нарушения условий договора (кон­тракта) к нарушителям предъявляются штрафные и другие санкции. Если штрафные санкции не были удовлетворены, следует выяснить, не связано ли это с пропуском исковой давности или неправильным и не­полным оформлением исковых материалов через хозяйственные суды и выявить конкретных виновников. Эту информацию можно получить при изучении бухгалтерских регистров по учету расчетов по претензи­ям на счете 76/2 "Расчеты по претензиям" и документов, на основании которых отражены записи в этих регистрах, а также материалов слу­жебной переписки по предъявленным претензиям.

Регистры синтетического и аналитического учета по счетам, на которых собирается информация о наличии и движении ценностей (счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", счет 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей", счет 10 "Материалы" в разрезе субсчетов и прочие), отчеты материально от­ветственных лиц с приложенными к ним первичными документами, регистры синтетического и аналитического учета расчетов с постав­щиками и прочие регистры являются источниками проверки полно­ты оприходования материальных ресурсов.

При проверке полноты и правильности оприходования покуп­ных материальных ценностей устанавливают соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета товарно-материальных цен­ностей данным других учетных регистров (журналов-ордеров). Так, если по дебету счета 10/1 "Сырье и материалы" поступили ценности на сумму 50000 рублей, при этом с кредита счета 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" - 30000 рублей, с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 20000 рублей, то та­кие же суммы должны найти отражение в журналах-ордерах по кре­диту счетов 60,71, в которых в отдельных графах производятся запи­си в дебет счета 10/1 "Сырье и материалы".

Одновременно следует проверить согласованность записей меж­ду синтетическим и аналитическим учетом по балансовым счетам и субсчетам, по которым учитывают материально-производственные запасы.

Если в результате проверки были установлены расхождения, сле­дует определить их причины. Такие отклонения могут образовывать­ся из-за небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих служебных обязанностей, а также в результате неполного оприходо­вания ценностей.

Проверке операций по счету 60 "Расчеты с поставщиками и под­рядчиками" уделяется особое внимание, так как учет на нем осущес­твляется линейно-позиционным способом, по дебету которого отра­жается оплата долга поставщику за поставленные материально-производственные запасы, а по кредиту их поступление. В том случае, когда оплачены материалы, оставшиеся на конец месяца в пути или не вы­везенные со складов поставщиков, то на счете 60 "Расчеты с постав­щиками и подрядчиками" числится дебиторская задолженность до того времени, пока материалы не поступят на предприятие и не будут приняты на приход материально ответственными лицами.

При расчетах с поставщиками плановыми платежами аудитором проверяется наличие актов сверки расчетов остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец каждого месяца.

Для того, чтобы проверить правильность оприходования материально-производственных запасов необходимо использовать следующие документы: сопроводительные документы поставщиков, приложен­ные к отчетам материально ответственных лиц товарно-транспор­тные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлы­ки, качественные удостоверения, приемные квитанции и прочие, за­висящие от вида груза, его упаковки и способа доставки.

Поступившие материально-производственные запасы иногда оформля­ют внутренними документами: сопроводительными документами поставщиков с наложенными штампами получателя груза, приемны­ми актами, приходными накладными и другими документами, зави­сящими от принятого порядка оформления груза.

Внутренние документы сверяются с сопроводительными доку­ментами поставщиков при проверке полноты оприходования мате­риальных ресурсов. При этом проверяются правильность составле­ния актов на расхождение в количестве и качестве поступивших материально-производственных запасов и своевременность предъявления претензий к поставщикам или железнодорожной (транспортной) ор­ганизации. Расхождения в количестве и качестве поступивших цен­ностей могут образовываться за счет их присвоения и оформления подложных документов (актов) в целях сокрытия недостач или пере­сортиц материально-производственных запасов. Сомни­тельные документы необходимо сверить с записями в отчетах мате­риально ответственных лиц, проверить правильность бухгалтерских записей и произведенных записей в регистрах бухгалтерского учета, таких как накопительные ведомости, журналы-ордера. Если есть не­обходимость, производят встречную проверку с документами, нахо­дящимися у поставщиков товарно-материальных ценностей.

При проверке полноты оприходования ценностей изучают правильность их оценки.  От правильной организации и постановки синтетического и ана­литического учета зависит правильность оценки материальных цен­ностей. Следовательно, в ходе аудита прежде всего необходимо про­верить правильность учета на счете 10 "Материалы" в разрезе субсче­тов и по каждому наименованию материальных ценностей в зависи­мости от их потребительских свойств. Затем проверяется присвоение материальным ценностям номенклатурного номера в зависимости от их потребительских свойств и их запись в первичных документах и складском учете.

При учете материалов на счете 10 по учетным ценам необходимо дополнительно проверить правильность подсчета отклонений в сто­имости материалов и списания со счета 15 "Заготовление и приобре­тение материальных ценностей" в дебет счета 10 "Материалы" по учетной стоимости и в дебет счета 16 "Отклонение в стоимости мате­риальных ценностей" на разницу между фактической и учетной стои­мостью.

При этом аудитор составляет следующую вспомогательную ведо­мость (табл. 2.1).

Таблица  2.1.

Ведомость проверки правильности подсчета отклонений

по поступившим товарно-материальным ценностям