Учёт библиотечного фонда в бюджетном учреждении

23

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА, АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АУДИТА

Реферат

по бухгалтерскому учёту в бюджетных организациях

на тему «Учёт библиотечного фонда в бюджетном учреждении»

                                                                        Выполнила студентка третьего курса

очного отделения экономического факультета

специальности «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит»

                                                                                              Рамус Ксения Эдуардовна

                                                                Проверила:

ст. преподаватель

Сивцова Лада Викторовна

ПЕТРОЗАВОДСК 2011

Содержание:

1.               Понятие, сущность и нормативное регулирование библиотечных фондов…….………….………………………………..…………………………...…3

2.               Внутрибиблиотечный учёт ……………………..…...…….…………...….…..5

3.               Бюджетный учёт библиотечного фонда ………..………………….……..….10

4.               Амортизация библиотечного фонда……………...………………..…………15

Список использованной литературы ………….……………….……..……………20

Приложения………………………………………………………………………….21

1. Понятие, сущность и нормативное регулирование библиотечных фондов

Библиотечный фонд — это совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения[1].

Учет библиотечного фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[2].

Далее автор рассмотрит  нормативное регулирование деятельности библиотек.

Прежде всего, деятельность библиотек в настоящее время регулируется Федеральным законом от 29.12.94 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ)[3]. Его действие распространяется на библиотеки, полностью или частично финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, – в том, что касается регулирования вопросов сохранения и использования библиотечных фондов как части

культурного наследия народов РФ.
     Кроме Закона № 78-ФЗ законодательство РФ о библиотечном деле включает Основы законодательства Российской Федерации о культуре[4] и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ в этой области.
     Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей, определяет обязательная для применения в государственных и муниципальных библиотеках РФ Инструкция об учете библиотечного фонда № 590 (далее – Инструкция № 590)[5].

               Библиотеки, которые финансируются из бюджета соответствующего уровня, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (предыдущие документы, такие как Приказ Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету", более ранние, такие как Приказ Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н (ред. от 09.06.2001) "Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях" утратили силу с 1 января 2011 года).

Для решения вопроса о порядке отражения объектов библиотечного фонда в бюджетном учете важно понимать, что в учреждении ведутся два взаимосвязанных вида учета библиотечного фонда:

— внутрибиблиотечный учет - ведется работниками библиотеки;

— бюджетный учет - ведется работниками бухгалтерии.

Указанные виды учета дополняют друг друга и из общей совокупности данных можно получить полную информацию о состоянии библиотеч­ного фонда в учреждении, в частности, о количестве экземпляров и их наименованиях, стоимости, ветхости и т. п.

В следующих пунктах автор рассмотрит подробнее вопросы внутрибиблиотечного и бюджетного учёта библиотечных фондов.

2. Внутрибиблиотечный учёт

Итак, библиотечный фонд подлежит учету непосредственно в самих библиотеках. Он производится работниками библиотеки.

Согласно Инструкции № 590 «учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения - традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий, соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики»[6].

Такие же требования предъявляются и к ведению бухгалтерского учета, которому наряду с библиотечным учетом подлежит фонд библиотеки.

В соответствии с п. 2.1 Инструкции N 590[7] учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Учет библиотечного фонда включает в себя: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытие, а также проверку наличия документов в фонде.

              Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы, такие как: издания и неопубликованные документы,  аудиовизуальные документы (АВД), микроформы, электронные издания.

     В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах.

К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся название и экземпляр. Название – это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления. Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.

Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:  годовой комплект, метрополка, переплетная единица (подшивка). Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.  Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой. Под переплетной единицей(подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

     Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем:

—  для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.

— для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).

— для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.

— для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.

Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:

диск — для грампластинок и компакт-дисков;

катушку, кассету — для магнитных фонограмм;

рулон — для диафильмов;

комплект — для комплекта диапозитивов;

бобину — для кинофильмов;

кассету — для видеофильмов.

     Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.

     АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету.

     Тем не менее, на практике встречаются такие приложения к различным изданиям в виде АВД или электронного документа, которые выполняют самостоятельные функции, и их можно использовать в работе отдельно от основного издания. В этом случае такое приложение рассматривают как отдельный документ, подлежащий индивидуальному и суммарному учету[8].

Библиотека обязана осуществлять как суммарный, так и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета[9].

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт)[10].

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания[11].

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия. В "Примечании" указываются наличие и вид приложения к основному документу.

Таким образом, по формам индивидуального учета можно проследить информацию о стоимости и дате поступления каждого экземпляра библиотечного фонда.

Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

В пункте 6 Инструкции № 590 указаны следующие правила учёта:

— учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

— учету для длительного хранения также с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

— учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени[12].

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации[13].