Основные этапы подготовки и проведения деловой пресс-конференции

Министерство образования и науки  Российской Федерации

ГОУ ВПО

«Уральский  государственный горный университет» 

Кафедра «Управление персоналом» 
 

Связи с  общественностью

Тема: «Основные  этапы подготовки и проведения деловой  пресс-конференции»

Реферат 
 
 
 

                                                

    

                                                          
 
 

Екатеринбург 2011г.

     Содержание 

 

         ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность. Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

     Основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

     Пресс-конференции  целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

     - проинформировать свою общественность, о каком либо важном и неординарном  событии в своей жизни;

     - продемонстрировать достижения  фирмы или ее новую продукцию;

     - представить новую концепцию  развития, вызывающую массовый общественный  интерес;

     - решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

     - наладить личные контакты руководства  организации с представителями  СМИ.

     Целью данной работы является изучение основных этапов подготовки и проведения пресс-конференций.

     Для выполнения поставленной цели необходимо выполнить следующии задачи:

     1. определить сущность, цели, технологию пресс-конференции;

     2. рассмотреть подготовку и проведение пресс-конференции;

     3. познакомиться с типовыми ошибками при проведении пресс-конференции.

     Объект – пресс-конференции.

     Предмет – этапы подготовки и проведения пресс-конференций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. СУЩНОСТЬ, ЦЕЛИ, ТЕХНОЛОГИЯ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ. 

     Пресс-конференция - мероприятие для журналистов, на котором представляют новые проекты, сообщают об общественно значимых событиях, заявляют точку зрения на актуальную тему. 
Обычно пресс-конференции коммерческих предприятий ведут пресс-секретари или руководители фирмы. Пресс-конференцию отличают от брифинга: пресс-конференция собирает большее количество журналистов, проводится более официально, затрагивает только серьезные проблемы широкого общественного звучания.[1]

     Пресс-конфере́нция (англ. press-con-ference фр.) встреча политических, общественных, научных деятелей с представителями печати, радио, телевидения для беседы по вопросам, представляющим большой общественный интерес.[2]

     Пресс-конференция – встреча государственных, политических, общественных деятелей с представителями печати для освещения политического момента, определённого вопроса, для беседы информационного характера и т.п.[3]

     Пресс-конференция - собрание представителей средств массовой информации, проводимое официальными лицами с целью информирования по актуальным вопросам; встреча государственных, общественных деятелей, ученых и др. с журналистами для беседы и ответов на их вопросы.[4]

     Пресс-конференции – один из самых эффективных способов передачи информации прессе и СМИ, при условии правильной организации процесса. Цель пресс-конференций – адресное распространение информации для журналистов, с ориентацией на целевую аудиторию выбранных СМИ. В отличие от пресс-релизов, для проведения пресс-конференций необходим серьезный повод или новость, которая после проведения, с ошеломительной скоростью распространится по каналам СМИ.

     Организация пресс-конференций сопряжена с согласованием технических вопросов по проведению, определению даты и времени проведения, определить список газет, журналов, интернет-СМИ, телеканалов для приглашения журналистов.

     Пресс-конференции  проводятся по четкому плану (или  сценарию), с указанием последовательности выступлений докладчиков, время на каждый из докладов, время на вопросы из зала.

     Хорошо организованная пресс-конференция в самые ближайшие сроки вызывает массовый отклик на сообщение, а при правильном подборе аудитории, это целевой отклик.

     Есть  ряд важных правил в организации пресс-конференций:

• Важное сообщение
• Четкое определение целей пресс-конференции
• Профессиональная организация

     Брифинг - практически тоже самое что и пресс-конференция, но только без презентационной части. Т.е. брифинг начинается сразу с вопросов журналистов, минуя информационную часть и доклады.[5]

     Технология проведения пресс-конференции:

     Примерно  за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу.

     После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.

     Накануне  перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

     Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав  их.

     Для того чтобы заинтересовать как можно  большее количество важных (и нужных) людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых (так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

     Наиболее  оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11.00 до 16.00.

     Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов.

     Организация пресс-конференций включает следующее:

        –  составление и рассылка пресс-релиза;

        –  приглашение представителей СМИ на коммерческой основе;

        – составление медиаплана публикаций по итогам пресс-конференции;

        – оповещение широкого круга СМИ и информационных агентств;

        – подготовка площадки для проведения пресс-конференции;

        – организация фуршета;

        – изготовление раздаточных материалов и сувенирной продукции;

        – составление полной сметы расходов на проведение пресс-конференции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ

     Шаг первый. Выбираем место и время

     Лучшие дни: вторник, среда, четверг. Почему не подходит понедельник - и так понятно. Пятница не подходит потому, что Ваш материал уже не попадает в субботний, самый тиражный и читаемый, выпуск газет. Во вторничный выпуск он тоже, скорее всего, не попадет, так как уже не будет новостью. 

     Лучшее  время - вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ибо ваша пресс-конференция только для Вас - событие. Для журналиста же - повседневная работа. Вы очень радуетесь, когда Вам приходится задерживаться на работе допоздна или работать в выходные? 
Прежде чем назначить день, убедитесь, что в этот день не запланировано событие большее, чем Ваше, по масштабу. Обижайтесь - не обижайтесь, но журналистов на всех не хватает. Они, по-видимому, будут там, где происходит что-нибудь покрупнее. Если в один день с пуском конвейера на Вашем предприятии состоится запуск космического корабля на Соборной площади, то для того чтобы все-таки увидеть хоть одного журналиста, Вам придется пойти на Соборку.

     Если  даже день и время выбраны удачно, на количество журналистов в зале может повлиять выбранное Вами место проведения. Оно должно быть там, куда репортеры без проблем смогут добраться на общественном транспорте. 

     Со  временем Вы с первого взгляда  научитесь определять, насколько  подходит помещение для проведения пресс-конференций. Пока же несколько наблюдений: зеркала мешают телеоператорам, колонны мешают входящим и выходящим, шум из окон мешает всем.

     Cоставьте  программу. Она может выглядеть так:

     15.30 – прибытие участников, регистрация,  кофе;

     15.45 – выступление;

     16.15 – вопросы и ответы;

     16.30 – фуршет.[6]

     Шаг второй. Приглашаем СМИ

     Прессу  можно либо очаровать, либо завоевать, либо взять измором. Последнее легче  всего. Первое приглашение пошлите  за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не экономьте: пусть их разнесет курьер и передаст “лично в руки”. Не позднее чем за сутки сделайте контрольный обзвон. Во-первых, узнаете, получено ли вообще Ваше приглашение, во-вторых, напомните о себе и, в конце концов, сможете рассчитать, сколько участников следует ждать. 

     Но  для начала Вам потребуются имена  людей, с которыми вы будете общаться при проведении своей кампании паблисити. Если у Вас нет постоянного  контакта с прессой, лучше начать с базы данных. Составьте анкету из следующих вопросов:

• Название издания (канала);
• Адрес (фактический);
• Номер телефона, факса, e-mail;
• Дни выхода (для ТВ - время выхода);
• Фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального директора);
• Контактные лица.

     Вы  можете разослать эту анкету по средствам  массовой информации в виде факса либо попросить кого-то из сотрудников редакции ответить на них по телефону. Внесите полученные данные в компьютер. 

     Увы, и в СМИ меняются номера телефонов, должности сотрудников и главные  редакторы. Этот список придется постоянно  корректировать. Старайтесь контактировать с одними и теми же сотрудниками СМИ. Возможно, со временем с кем-то из них у Вас сложатся дружеские отношения, и он будет "проталкивать" Ваши материалы. 

     Можно ли приглашать на пресс-конференцию нежурналистов? Да, это даже полезно. Лишь бы они были “в теме”. Они могут даже задавать вопросы и направлять ход пресс-конференции в нужное Вам русло.