Основные этапы подготовки и проведения деловой пресс-конференции

     Велик соблазн, облегченно вздохнув, забыть обо всем. Но это было бы непрофессионально. Вам предстоит сделать то, вообще не делает почти никто. Вы проводите  пресс-клипинг – анализ вышедших в СМИ материалов, который крайне необходим как для определения  степени эффективности акции, так и для формирования планов на будущее. Если Вы проводите пресс-конференцию по заказу, это становится Вашим главным оправдательным документом. Что бы ни произошло в ходе подготовки и проведения акции, если будет достаточное количество нужных отзывов, Вам все спишут и Вы сохраните клиента. Так что лучше сохраните копии статей.

     15 контрольных вопросов, задаваемых заранее  себе самому, если  ньюсмейкер –  Вы сами:

1. Каков состав и размер аудитории?
2. Какова их компетентность в вопросе?
3. Какова продолжительность моего выступления?
4. Кто будет руководить пресс-конференцией?
5. Кто и каким образом представит меня?
6. Требуется ли от меня использование видеоматериалов, слайдов?
7. В каком помещении состоится встреча?
8. Нужен ли мне микрофон?
9. Буду я выступать из-за стола, кафедры или со сцены?
10. Буду ли я говорить по написанному плану или воспроизводить по памяти?
11. Как я могу с самого начала вызвать интерес к своему выступлению?
12. Репетировал ли я свое выступление?
13. Могу ли я сократить длинные фразы?
14. Могу ли записать свое выступление для последующего анализа?
15. Что мне надеть?[6]

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. ТИПОВЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЙ

     Как известно, на пресс-конференцию журналист  идет:

     - как в театр - на спектакль (интересная, актуальная, понятная, новая и т. д. тема встречи);

     - как в театр - на актера (интересная, известная, значимая и т.д. личность);

     - как в театр - на актера, хорошего знакомого (лично пригласившего на премьеру с собой-любимым в главной роли);

     - выполняя задание редакции (не стоит тратить время, но шеф велел) или желая попасть на фуршет;

     - для поддержания хороших отношений с дружественной фирмой (актуально для фирм, занимающих ведущие позиции в своей области);

     - повод пообщаться с коллегами ("запустить" необходимую информацию в профессиональной);

     -как  в театр - в качестве актера (себя-любимого);

     - использовать трибуну пресс-конференции как СМИ для своих целей (сделать собственную рекламу и т.д., особенно если есть журналисты с радио и телевидения). Но такой повод для участия в пресс-конференции грамотно используется достаточно редко.[7]

     1. Почему-то принято считать, что  тема, значимая для организаторов пресс-конференции (торговой, коммерческой фирмы и т.д.), должна быть значима и для журналистов. [7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 1 - неспозиционированная (т.е. непонятная), незначительная для журналистов, в качестве информационного повода, тема пресс-конференции. 

     2. Почему-то принято считать, что  объединив пресс-конференцию с фуршетом, добьешься поставленной цели и желаемых откликов в прессе.[7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 2 - объединение пресс-конференции с фуршетом.

     3. Почему-то принято считать, что  жизненно необходимо позвать  на пресс-конференцию значимую личность: мэра города, заезжую знаменитость, товарища "из верхов", свадебного генерала.[7] 

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 3 - приглашение на пресс-конференцию значимой личности, а еще лучше - двух, но не "проходящих" по теме пресс-конференции, информация о которых и будет напечатана на страницах газет.

     4. Почему-то принято считать, что  хорошее выступление на пресс-конференции  - то, в котором употребляется много терминов, профессионализмов.[7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 4 - злоупотребление терминологией и профессиональным сленгом, понятным далеко не всем журналистам, пишущим даже на узкоспециализированные темы.

     5. Почему-то принято считать, что  пресс-конференция - дело нехитрое и на нее можно пригласить журналистов, да и участников, за пару дней до ее начала, не учитывая других значимых мероприятий, проходящих в это же время.[7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 5 - приглашение журналистов на пресс-конференцию накануне мероприятия.

     6. Почему-то принято считать, что  таблички в президиуме, бэджи участников и организаторов мероприятия, указывающие на то, кто есть кто, а также списки присутствующих гостей - пустая формальность.[7] 

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 6 - отсутствие табличек в президиуме и бэджей на пиджаках организаторов пресс-конференции.

     7. Почему-то принято считать, что  пресс-релиз - необязательный элемент пресс-конференции. Ни до пресс-конференции, ни во время ее работы, ни после ее окончания.[7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 7 - несерьезное отношение, игнорирование пресс-релизов до пресс-конференции, во время ее проведения и после ее окончания.

     8. Почему-то принято считать, что  пресс-конференцию должен вести  сам выступающий.[7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 8 - отсутствие ведущего пресс-конференции, особенно если на вопросы будет отвечать группа людей.

     9. Почему-то считается, что журналист  - дилетант во многих вопросах и не грех на это указать, подчеркнуть неосведомленность, отвечая на его вопросы.[7] 

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 9 - делать акцент на непрофессионализме журналистов.

     10. Почему-то принято считать, что,  приглашая журналистов, не обязательно  учитывать темы, которые они освещают  в своих изданиях, в связи с  этим не обязательно вести  картотеку - кто и о чем пишет,  а также учитывать личные симпатии  и антипатии выступающих и журналистов.[7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 10 - не учитывать тем, которые ведут журналисты на страницах своих газет или на радио и телевидении, а так же не учитывать их личные симпатии и антипатии. 

     11. Почему-то принято считать, что  если конференция прошла успешно, без пауз, обид, неорганизованности - значит, об откликах нечего и волноваться - они будут хорошими, а значит, можно их и не анализировать.[7]

     ТИПОВАЯ ОШИБКА 11 - не анализировать именно промахи, случившиеся на пресс-конференции, и отклики в прессе. 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Пресс-конференция - мероприятие для журналистов, на котором представляют новые проекты, сообщают об общественно значимых событиях, заявляют точку зрения на актуальную тему. 
Обычно пресс-конференции коммерческих предприятий ведут пресс-секретари или руководители фирмы. Пресс-конференцию отличают от брифинга: пресс-конференция собирает большее количество журналистов, проводится более официально, затрагивает только серьезные проблемы широкого общественного звучания.

     Цель  пресс-конференций – адресное распространение информации для журналистов, с ориентацией на целевую аудиторию выбранных СМИ. В отличие от пресс-релизов, для проведения пресс-конференций необходим серьезный повод или новость, которая после проведения, с ошеломительной скоростью распространится по каналам СМИ.

     Если  Ваш повод не тянет на новость или Вы не готовы сделать все на высшем уровне, пресс-конференция может сработать против Вас. Журналисты ценят свое время и не простят Вам приглашения на мероприятие, где они не только не получили ценной информации, но и стали свидетелями неумелых попыток произвести впечатление.

     Организация пресс-конференций включает следующее:

        –  составление и рассылка пресс-релиза;

        –  приглашение представителей СМИ на коммерческой основе;

        – составление медиаплана публикаций по итогам пресс-конференции;

        – оповещение широкого круга СМИ и информационных агентств;

        – подготовка площадки для проведения пресс-конференции;

        – организация фуршета;

        – изготовление раздаточных материалов и сувенирной продукции;

        – составление полной сметы расходов на проведение пресс-конференции.

     Так или иначе, но для журналистов-профи  пресс-конференция должна быть, прежде всего, информационным поводом, о котором  они расскажут читателям, слушателям, зрителям. К этому нужно стремиться ее организаторам. Чтобы создать такой информационный повод, следует избегать ошибок, которые часто допускаются специалистами PR в различного рода фирмах при подготовке и проведении пресс-конференций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1.  Энциклопедический словарь PR и рекламы

2.  Новый словарь иностранных слов.- by EdwART, , 2009.

3.Большой словарь иностранных слов.- Издательство «ИДДК», 2007.

4.Энциклопедический словарь. 2009.

     5.http://www.federatio.ru/russia/moscow/korporativnie_prazdniki_vecherinki/press_conferencii_brifingi.html

     6. Статья опубликована в бюллютени  «Рекламное Измерение» №1 (78)

     7. Статья опубликована в бюллютени  «Рекламное Измерение» №12 (29)