Основные этапы подготовки и проведения деловой пресс-конференции

     ДЕСЯТЬ  ПРАВИЛ ПРАВИЛЬНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ:

1. Соберитесь (прежде чем говорить, ответьте на 4 вопроса: кому вы будете говорить, что говорить, где и когда).
2. Держитесь темы (какова ваша главная идея, что вы хотите доказать).
3. Будьте логичны (держите в голове какую-то логику, не перебегайте с темы на тему).
4. Запишите (перед вами на всякий случай должен быть текст).
5. Говорите, а не читайте (потренируйтесь в говорении, поскольку чтение говорит о неподготовленности).
6. Предполагайте возражения (следует заранее подумать и учесть возможную критику сказанного).
7. Будьте понятны (говорите конкретно и ясно, чтобы люди могли вас понять).
8. Разумно используйте графику (она должна только поддерживать, а не заслонять собой выступление).
9. Будьте убедительны (следует быть живым, интересным, чтобы доказать значимость произносимого для собравшихся).
10. Вовремя остановитесь.

     Поскольку во время устного выступления  слушатели не могут, как при чтении, возвращаться к его началу, следует  отдельные моменты повторять. То же касается и окончания речи: следует заранее предупредить слушателей: “Перед тем, как перейти к вопросам…”, “В завершение” и т.п. Постарайтесь избежать нашей любимой фразы: “И последнее…”, которую мы повторяем неоднократно, убивая в слушателях всякую надежду дожить до окончания выступления. 

     Помещение для выступления.

     Лучше, если маленькое помещение совершенно заполнено, чем наполовину пустое большое. Большое количество сидящих далеко друг от друга слушателей не позволяет  создать в зале нужную атмосферу. В этом случае лучше усадить слушателей поплотнее. Дружески пригласите сидящих на “галерке” пересесть вперед. Лучше, если это сделает ведущий. Вероятно, в первые секунды никто не шевельнется. Будьте вежливы, но настойчивы. 

     Финал

     Простое и бездарное: “Ну что ж, у меня все” - гасит эффект. Вообразите, если бы в финале захватывающего художественного  фильма герои вместо фраз: “Так не доставайся же ты никому!” или “Асталависта, бейби!” -промямлили что-нибудь подобное. Как Вы знаете, последнее впечатление самое сильное, и если заключения нет, суть выступления ускользает от слушателей. Если обстановка подразумевает эмоциональную сдержанность, в качестве финала допускается краткое повторение сказанного. 

     Заключение  должно быть непосредственно связано с главной идеей выступления, быть естественным, мажорным, оптимистичным по духу. В идеале, заключение должно быть сюрпризом для слушателей, вызвать эмоциональный всплеск. Он должен быть таким, чтобы слушателям рефлекторно захотелось зааплодировать. 

     Но  все-таки пресс-конференция - не выступление  с броневичка. Главный критерий успешного  выступления здесь не эмоции, а  информативность. Если Вы уж вышли к  микрофону, то обязаны выдавать информацию. Но знайте меру. Перегружать информацией  вредно. Не стоит приводить большой перечень цифр и имен. Либо дайте журналистам эту информацию в письменном виде, либо приведите только два-три примера, иначе в прессе появятся искажения. Старайтесь не высказываться по вопросам, в которых Вы некомпетентны. 

     Можно ли читать по бумажке?

     Можно. Но это уже не модно. И не современно. И даже смешно. Так что - нельзя.[6]

     Шаг седьмой.  Говорим и показываем

     Спросите  себя: могу я что-либо показать слушателям? Картинки, таблицы, графики, схемы, рисунки, карты, наглядное представление итогов по годам и т.д. Визуальные вспомогательные средства вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость. 

     Сейчас  весь цивилизованный деловой мир  использует мультимедийные проекторы. Они стоят сумасшедших денег, но в каждом городе есть места, где их можно взять напрокат. Весь материал готовится в программе “Power Point” или аналогичной. Фотоснимки сканируются и обрабатываются. Это несложно. Изображение получается четким, смена кадров управляется компьютером. Зрелище впечатляющее. Впрочем, и обычный слайдпроектор не устарел. И оверхед (кодоскоп) годится. Все это называется визуальной презентацией. Но, подбирая материал для нее, располагайте его таким образом, чтобы последовательность зрительных образов обеспечивала повышение эмоционального напряжения. Только не затемняйте при этом помещение полностью: оставьте собравшимся возможность что-то записывать. 

     Изображения комментируйте кратко и точно, связывая текстом одну картинку с другой. Нельзя сначала показывать картинки, а потом делать доклад. Должно быть все наоборот. Или параллельно. После того как показаны картинки, самый хороший доклад воспринимается тяжело. “Слово – плохой конкурент изображению”. 

     Нужно тщательно продумать технические  детали. И провести репетицию с использованием всей техники. Технические сбои всех видов вызывают раздражение публики. Многие из нас были свидетелями таких случаев: только хотят показать слайды, как выясняется, что соединительный шнур слишком короток, проекционный аппарат установлен слишком далеко, изображение не соответствует экрану, три слайда вставлены неправильно, нельзя найти выключатель света и т.д. 

     Некоторые ораторы начинают обстоятельно заниматься наладкой аппаратуры уже после приветствия. Следует все обдумать заранее. Необходимо также провести пробу: как действует договоренность с помощником о последовательности показа слайдов, включении/выключении света и т.д. Можно договориться об условных сигналах. 

     Наглядные материалы предъявляются только тогда, когда они нужны. Нельзя их развешивать или проецировать на экран заранее. Сразу убирайте то, о чем уже сказано.[6] 

     Шаг восьмой.  Отвечаем на вопросы

     Вопросы - ответы – это такая игра, в  которой не должно быть проигравших. И пострадавших. Но как быть, если у Вас возникает ощущение, будто на Вас нападают. Вам, естественно, хочется защищаться и дать сдачи. Увы, если Вы решили стать звездой публичных выступлений, Вам придется отказывать себе в этом удовольствии.

     Что делать, если, например, кто-то с Вами не соглашается? Выслушайте его внимательно. “Слушайте глазами”, чтобы он чувствовал, что вы серьезно взвешиваете его точку зрения. И никогда не возражайте в открытую (тут обязательно начнется катавасия, на которую Вас, возможно, и провоцируют). Действуйте осторожно. Не показывайте смущения от возражений или провокационных вопросов). Начните ответ на них с фразы: “Спасибо за острый вопрос” или “Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует”. А дальше… применяете банальный студенческий прием: говорите на ту тему и выдавайте ту информацию, которую знаете, или которую считаете нужной, например: “Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем…” Вы много раз наблюдали, как этот прием применяют звезды политики и шоу-бизнеса. 

     Но  что делать, если у Вас нет ответа? Вообще нет. Никакого. Вариант ответа: “У меня сейчас нет данных” или “Не знаю” - значительно лучше, чем “Без комментариев” или “Не хочу отвечать”. Если не знаете ответа, так и скажите. Запишите вопрос и скажите тому, кто его задал, что ответите ему через определенное время (например, в течение 24 часов – это всегда хорошо звучит). Записывая вопрос на виду у всех, вы показываете, что считаете вопрос важным. Если в чем-то ошиблись и Вас засекли, сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки с наслаждением будут смаковать журналисты.

     Бывает  и так, что из-за волнения или из-за отсутствия навыка изъясняться устно, журналист задает маловразумительный вопрос. В каждом конкретном случае, в зависимости от ситуации, Вы можете выбрать один из вариантов:

1. Попросите повторить вопрос - скорее всего, он станет короче и вразумительнее.
2. Повторите сами вопрос так, как вы его поняли.
3. Попросите несколько минут на размышление (продолжая параллельно отвечать на другие вопросы) - за это время о том вопросе могут просто забыть.

     Что делать, если задают сразу по 2-3-4 вопроса? Удержать в голове сразу несколько  вопросов невозможно даже для опытного оратора. Позаботьтесь о том, чтобы  этого не случилось, заранее. Ведь организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете большое количество вопросов, скажите в самом начале: “Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференция ограничено, потому просим вас задавать только по одному вопросу”.

     Как поступить, если вместо вопроса следует  “самовыражение” журналиста или  другого участника пресс-конференция, например такое: “Пользуясь случаем, я  хотел бы вам сказать…”? Можно  прервать монолог разъяснением того, что форма проведения пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: “Формулируйте, пожалуйста, Ваш вопрос!”. Как правило, хватает одного раза. 

     Порядок вопросов регулируется очередностью поднятых рук. 

     Бывает  и такое, что вопросов нет. Причина  в Вас. Произошло что-то одно:

• Вы слишком затянули свое выступление.
• Где-то в своем выступлении Вы задели какое-то больное для аудитории место.
• Вы так и не смогли их увлечь, заинтересовать.
• Где-то в середине Вашего выступления слушатели потеряли нить.

     Что же в этом случае делать? Можно попросить  знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы для затравки. Можно то же самое поручить сотрудникам Вашей  организации. Наконец, можно произнести фразу: “Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами” и т.д. 

     Старайтесь  предвидеть, какие вопросы Вам  будут заданы. Запишите их на листке цветной бумаги, оставляя после каждого  по 6 строк. Можно угадать 70%. Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов. В администрации президента США работает специальная команда, которая накануне конференции обобщает информацию об аккредитованных журналистах (их семейное положение, послужной список, их высказывания и поведение на других пресс-конференциях, их позицию по тому или иному вопросу). И на основании этих данных делает прогноз возможных вопросов. Сколько они вопросов угадывают в процентах? – до 80!!! На них заготовлены и отрепетированы ответы. Подготовлены остроты и отточена мимика. А у нас создается впечатление, что президент невозмутимый, но в то же время находчивый и остроумный человек.

1. Вернитесь к началу и ответьте на все вопросы, записывая ответы на диктофон.
2. Теперь прослушайте то, что Вы наговорили.
3. Сделайте под вопросами пометки, зафиксируйте яркие фразы и т.п.
4. Снова запишите ответы на пленку, подглядывая в листок с пометками.
5. Прослушайте пленку перед пресс-конференцией.

     Помните, что ответы на вопросы могут исправить или испортить впечатление от выступления. Исходя из этого несколько инструкций для того момента, когда Вы уже стоите перед микрофоном: 

• Уяснив вопрос, не спешите отвечать на него, не пытайтесь сообщить слушателям все, что Вам известно по данному поводу. Нельзя превращать свой ответ в дополнительную лекцию. Ответ на вопрос должен быть предельно кратким.
• Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить для всех.
• Никогда не уходите от вопросов, которые звучат, как своеобразный вызов, и связаны с желанием проверить позицию оратора. Ответ обязателен! Только сохраняйте выдержку и чувство юмора.
• Если слушатель воспользовался правом задать вопрос для того, чтобы высказаться, нужно, спокойно выслушав его, сказать примерно следующее: “Спасибо за ценное дополнение!”
• Польстите себе тем, что любые вопросы свидетельствуют о том, что выступление слушали.[6]

     Шаг девятый. Подводим итоги

     Когда ведущий говорит журналистам: “Спасибо и до свидания”, пресс- конференция  не заканчивается – журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Нормально. Даже в условиях отсутствия времени найдите возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, а, в крайнем случае, дайте контактные телефоны для связи в перспективе. 

     В день мероприятия (максимум - утром  следующего дня) отправьте материалы  заинтересованным журналистам, которые  не смогли прийти. Отправьте благодарности  соответствующим лицам. Организуйте  заседание с целью анализа  сильных и слабых сторон прошедшей  пресс-конференции. Как бы ни прошло мероприятие - никого не ругайте. Постарайтесь сконцентрироваться на том, как максимально использовать полученный опыт для улучшения работы в будущем. Причем полученные уроки можно использовать не только на пресс-конференциях.