Профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников

Фрагмент  документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003):     Индекс дела Заголовок дела  (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей  по перечню Примечания 1 2 3 4 5 Наименование  раздела

Заполнение  граф статьи номенклатуры дел

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

• структурной,
• производственно-отраслевой и
• функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное  подразделение входит несколько  других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются  делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение  года в организации возникают  новые документируемые участки  работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в  каждом разделе нужно предусмотреть  резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности.  Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее –заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.

Номинальный признак– указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному  составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный  признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными  организациями по финансовым вопросам».

Корреспондентский признак – указание в заголовке  дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак  – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора».

Хронологический признак – указание (для переходящих  дел), за какой период времени сгруппированы  документы, например, «Годовой отчет  ОАО «Корсак» за 2007 г.».

Географический  признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении  личных и судебных дел или при  объединении различных документов, связанных между собой последовательностью  разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка»  применяется при группировке  документов, представляющих собой корреспонденцию  двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами  по вопросам распределения молодых  специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы»,а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается  употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать  об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении  заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

• вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
• хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
• алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
• нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

• распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
• протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
• приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;
• планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
• предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;
• в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
• лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
• документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело –  это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа  является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в  соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

• временного хранения (до 10 лет включительно);
• долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
• постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа  номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов сосроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют:

• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций с указанием сроков хранения»;
• «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);
• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) – для отбора документов, образовавшихся в 80-х – первую половину 90-х гг.;
• «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);
• существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

• найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;
• перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;
• проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел  вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», распространяются на все организации,независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.