Новітні інформаційні технології у логістиці ресторанного господарства

Доповідь на тему:

«Новітні інформаційні технології у логістиці ресторанного господарства»

Вступ

Інформаційні  технології в закладах ресторанного господарства є досить специфічними. Вітчизняний ринок ресторанних послуг інтенсивно розвивається, відкриваються нові заклади, ускладнюються форми й методи ведення цього бізнесу, посилюється конкуренція між закладами, підвищується рівень сервісу, створюються нові форми обслуговування, народжуються більш ефективні методи обслуговування клієнтів.

Гостра конкуренція  призводить до необхідності повного контролю над рухом товарно-матеріальних цінностей і коштів закладу, мінімізації витрат, пов'язаних з виробничим процесом, зменшення кількості зловживань з боку персоналу, формування привабливої для відвідувачів атмосфери закладу.

Автоматизована  система керування закладом ресторанного господарства дозволяє вирішити не тільки питання ефективного обліку товарообігу  й грошей, але й організувати специфічні засоби залучення клієнтів. Прикладом  може служити організація дисконтного  клубу, реалізована в системі «Ресторан+». Наявність організованої дисконтної системи дозволяє реалізувати безліч корисних для відвідувачів і власників можливостей:

• формування системи знижок для постійних відвідувачів;
• залучення нових клієнтів;
• підвищення іміджу фірми в очах клієнтів і конкурентів;
• проведення маркетингових досліджень;
• створення додаткового рекламного простору;
• реалізація дисконту в межах мережі закладів.

Складність обліку товарно-матеріальних цінностей у ресторанному господарстві зв'язана зі специфікою виробничого процесу. Без чіткого автоматизованого обліку практично немає можливості точно визначити, які продукти були витрачені в процесі виробництва кулінарної продукції, і який повинен бути залишок на кухні й складі. Тільки автоматизована система, що опирається на правильно складені калькуляційні й технологічні карти, вирішує це питання.

Для організації  інформаційної системи обліку й керування матеріальними, сервісними й фінансовими потоками необхідно застосовувати інтегровані інформаційні системи.

Інтегровані інформаційні системи керування закладами ресторанного господарства присутні на українському ринку відносно недавно, експерименти з впровадженням даних систем на вітчизняних закладах стали проводитися в основному з початку 90-х років.

Автоматизація бухгалтерського обліку (найбільш популярне програмне забезпечення — 1С ), а також комплексна автоматизація бізнес процесів, що відбуваються в закладах ресторанного господарства є надзвичайно актуальною сьогодні.

При цьому необхідно  враховувати наступне: процес автоматизації — це не тільки спеціальне програмне забезпечення, встановлене на стандартних комп'ютерах. Автоматизацію можна використати для організації відео спостереження, обліку складських запасів і товарних залишків, керування світловими ефектами, у тому числі при виступі музичних колективів тощо. У систему автоматизації можна включити й таке устаткування, як пейджери для офіціантів, переносні термінали прийому замовлень і т.д.

Для ефективної роботи закладів ресторанного господарства необхідно контролювати рух кожного товару на кожній конкретній ділянці. Із цією метою розраховується собівартість та ціна готової продукції, будь-які зміни в нормах закладки й у вартості сировини, що відображаються у калькуляційних картах.

Автоматизація дозволяє вести облік руху товарів між  підрозділами закладу ресторанного господарства. У систему заноситься документ про внутрішнє переміщення товарів, які списуються в підрозділі-джерелі й прибуткуються в одержувача. У базі даних можуть зберігатися й електронні копії калькуляційних карт та історія їхніх змін. Тому можна відслідковувати динаміку змін сировинного набору, його вартості, швидко отримувати повну інформацію про роботу кухні.

Для управління інформаційним потоком бізнес-процесів у закладах ресторанного господарства зазвичай застосовується високотехнологічне устаткування. Найбільш відомі компанії, що спеціалізуються у ресторанному бізнесі: UCS (R-Keeper), HRS ИнкомСофт, Ефект Ин-форм. Вітчизняні розробники також пропонують ефективне вирішення цієї проблеми.

Програмний комплекс «Фуршет»

Програмний комплекс «Фуршет», розробником є компанія «Альфасофт», м. Київ, призначений для автоматизації роботи будь-яких закладів ресторанного господарства, починаючи від невеликих кафе до великих ресторанів. На відміну від аналогічних програм, що широко застосовуються в сфері ресторанного бізнесу (наприклад, російська програма R-Кеерег), програма «Фуршет» орієнтована на використання недорогої комп'ютерної техніки. Для ефективної роботи цілком можна скористатися звичайними комп'ютерами з клавіатурою, стандартними моніторами й принтерами. Це дозволяє в кілька разів знизити вартість автоматизованого робочого місця.

До складу програмного  комплексу «Фуршет» входять три програми:

«Менеджер» —  автоматизує калькуляцію страв  і розрахунок їх цін;

«Офіціант» —  з її допомогою формуються замовлення і проводиться виписування рахунків;

«Звіти» — автоматизує  одержання звітів і аналіз роботи закладу.

Один з основних компонентів комплексу «Фуршет» є програма

«Менеджер». Вона автоматизує робоче місце фахівця, що займається калькуляцією страв, визначенням їх вартості й встановленням націнок. Програма «Менеджер» автоматично регулює вартість страв, контролюючи ціну продуктів як на складі, так і безпосередньо при складанні калькуляції.

Так, при зміні  ціни будь-якого продукту відразу перераховуються калькуляції всіх страв, у які він входить. При цьому відбувається автоматична перевірка рівня відпускних цін. Програма пропонує змінити ціну на страву, якщо відбулися зміни ціни сировини.

Якщо виявиться, що нова ціна продукту відрізняється  від старої, то відбувається автоматичне  перерахування калькуляцій страв, до складу яких входить цей продукт. Рішення прийняти нові ціни страв за відпускні, або зберегти старі ціни, або встановити свої ціни страв приймає відповідальна особа.

Дворежимна програма «Офіціант» дозволяє користувачеві  на вибір виконувати функції офіціанта або касира.

У першій функції  користувач може відкрити нове замовлення, додати страви до вже наявного замовлення, видалити страви з замовлення до виписування рахунка, відправити замовлення на кухню або в бар, виписати рахунок.

У режимі касира програма дозволяє за паролем ідентифікувати касира, вибрати офіціанта, від його імені виконувати його функції. До того ж у цьому режимі додатково є доступ до налаштувань програми.

Значний розвиток у програмному комплексі «Фуршет» одержав блок звітів з онлайновим моніторингом. Це дозволяє з його допомогою одержувати детальну інформацію про роботу закладу ресторанного господарства, кількість і вартість замовлень, витрачені продукти, загальну суму виторгу.

На підставі інформації про зроблені офіціантами замовлення «Фуршет» формує понад 200 статистичних і докладних звітів. У них: кількість і вартість замовлень, страв, продуктів, залишки на складі, інформація з виписаних рахунків, виторг і т.д.

Особливості програми «Фуршет»:

• Здатність ведення баз даних кількох закладів (кафе, бару, ресторану).
• Можливість обліку підрозділів одного закладу за різними формами оподаткування (наприклад, бар за звичайною системою, кухня на єдиному податку).
• Режим торгівлі комплексними обідами (режим «їдальня») зі спрощеним інтерфейсом.
• Можливість складання комплексної страви (що складається з інгредієнтів і готових страв-напівфабрикатів).
• Можливість швидкого і коректного налаштування програми за специфічними вимогами користувача.
• Невелика вартість програми.

 

Програмний комплекс «1С-Рарус»

Набагато більше можливостей має системи «1С-Рарус». «1С-Рарус: Общепит» дозволяє здійснювати господарські операції за бухгалтерським та податковим обліком у ресторанному господарстві.

«1С-Рарус: Керування  рестораном (бек-офіс)» — програмний продукт, призначений для автоматизації бізнес-процесів керування й оперативного обліку в ресторанному господарстві з різною організаційною структурою.

Основні можливості інформаційної технології«1С-Рарус: Общепит»:

Надходження продуктів і складання калькуляцій.

• ведення кількісного сумарного обліку продуктів і страв;
• ведення збірника рецептур страв, технологічних карт, складання калькуляцій;
• можливість використання схеми «страва в страві» з необмеженою кількістю рівнів складності;
• ведення списку взаємозамінних продуктів і його автоматичне використання при списанні продуктів і формуванні калькуляційних карток;
• облік сезонних коефіцієнтів при витраті продуктів;
• підтримка штрих-кодування продукції;
• введення надходження продуктів і початкових залишків;
• робота з негативними залишками;
• облік можливих недовкладень при формуванні собівартості страв і калькуляційної картки;
• створення «Актів проробок» для оформлення оброблення продуктів;

Складання «Актів проробок» для створення  «фірмової» страви.

Автоматичний  підрахунок виходу готової страви.

Складські переміщення:

• переміщення продуктів на кухні для виробництва страв, або роздрібний продаж;
• оперативне відстеження залишку продуктів або страв на складі;
• проведення інвентаризації на складі товарів, продуктів, страв.
• списання продуктів.

Виробництво напівфабрикатів і страв:

• складання «Меню»;
• автоматичне друкування всіх калькуляційних карток, задіяних у документі «Меню», з урахуванням можливих змін;
• автоматичне списання продуктів зі складу кухні «під нуль», як-що має місце недолік продуктів на кухні;
• можливість роботи «від зворотного» створення документів «Меню»і накладних внутрішнього переміщення на підставі «Актів про реалізації»;
• автоматичне заповнення накладних «Внутрішнє переміщення» на підставі«Меню» для переміщення зі складу продуктів на кухню відсутніх для виробниц-тва інгредієнтів з урахуванням стану складу постачальника й складу кухні;
• планування «Замовлень банкету»;

«Розукомплектація»  страв і напівфабрикатів;

• розширений аналіз виробництва;
• можливість реалізації страв, як у роздріб, так і оптом;
• друкований вид документів відповідає формам, зазначеним в альбомі уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом України.

Оперативний блок звітів:

Система дозволяє формувати велику кількість додаткових звітів, які дозволяють одержувати інформацію про стан закладу в різних аналітичних розрізах.

• Звіт про надходження товарів;
• Товарний звіт;
• Звіт про залишки на виробництві;
• Звіт про реалізації страв і товарів (з можливістю розгорнення поперіодах);
• Звіт про прибуток;
• Залишки й обороти товарів на складах;
• Калькуляційні картки за період;
• Звіт про склад рецептур;
• Звіт про фактичну витрату продуктів;
• Звіт про мінімальні залишки.

«1С-Рарус: Керування рестораном» 

За рахунок  використання розробленого обміну даними, що входятьдо складу «1С-Рарус: Керування  рестораном» можна побудувати рішення для закладів мережі або холдингової структури з територіально розділениними підрозділами, які дозволять управляти бізнесом ефективно й з необхідним ступенем оперативності.

«1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе»

Програма дозволяє створити спеціалізовані персональні робочі місця наступних працівників:

• Адміністратора автоматизованої системи керування торговельним процесом;
• Менеджера зміни;
• Касира;
• Офіціанта;
• Бармена.

Автоматизовані  робочі місця дозволяють реалізувати  всі необхідні дії відповідно до функцій, виконуваними співробітниками закладу.

 

Інформаційна система «Ресторан+»

Система «Ресторан+»  призначена для комплексної автоматизації оперативного обліку у закладах ресторанного господарства.