Разработка системы логистики в фирме на примере ООО «Дело»

5. Использование конкурсных  моделей при отборе кандидатов  на должности. В компании будут созданы профессиональные тесты (программа MiraxTestPro), активно используются деловые игры. Конкурсный отбор, помимо чисто экономических выгод, дает новым сотрудникам представление о требованиях компании к их уровню профессиональной подготовки.

6. Программа вводных  семинаров для новых сотрудников, которая включает рассказ о регламентах и нормах, показ видеофильмов об истории и деятельности компании, корпоративном досуге.

7. Привлечение для  работы в компании способных  выпускников вузов. Выпускники  и студенты 4-ых курсов посредством  конкурсного отбора зачисляются в стажерские программы, при успешном окончании которых принимается решение о принятии в штат. Стажерские компании позволяют "вливать" в компанию молодую энергию, а также влиять на формирование профессиональной и личностной компетентности стажеров в соответствии с требованиями компании.

8. Формирование личностной  причастности сотрудников к общему  результату работы компании.

В ООО «Дело» был принят практический психолог, работающий непосредственно в организации.

Практический психолог в организации выполняет несколько функций.

Исследовательская (экспертная) функция. Психолог собирает специальную информацию о психологических механизмах поведения человека в многообразной и сложной системе организационных отношений. Главным является изучение группы и отдельного человека как субъектов труда. Исследуется, как правило, не теоретическая проблема, а конкретная ситуация. Тем не менее методологические требования к проведению такого рода прикладных исследований не могут быть снижены: обязательно должны быть сформулированы гипотезы исследования, выбраны методы и методики, подобраны измерительные инструменты, зафиксированы и обработаны все результаты, проведен их анализ и оформлен отчет.

Эксперт - это специалист в какой-либо области, в определенной сфере, дающий заключение при рассмотрении какого-либо вопроса, в нашем случае при рассмотрении организационных ситуаций.

Он вступает в дело тогда, когда нечто уже произошло  и необходимо дать оценку происшедшему (например, создание организации с  определенной структурой или результаты ее изучения, внедрения инноваций различного типа, конфликты и т. д.).

Следует отметить, что  ответственность эксперта за качество экспертного заключения является и полной и ограниченной. Это означает, что исследователь отвечает за обоснованность и соответствие своего заключения современному уровню психологических знаний в области организационной (индустриальной) психологии, но он, однако, не несет ответственности за конкретные решения руководства организации или заказчика, принятые на основе экспертного заключения. Основная задача экспертной оценки не склонить заказчика экспертизы к определенным решениям и шагам, а учесть анализ предметной ситуации, проведенный специалистом. Именно поэтому, экспертное заключение должно быть понятным и локализованным (указывающим на Функции организационного психолога определяют конкретные задачи его работы в организации, которые могут быть представлены тремя категориями:

• профессиональная ориентация и консультирование;
• социально-психологическое обучение персонала и повышение квалификации сотрудников;
• ускорение процессов адаптации работников в организации - взаимодействие руководителя с подчиненными.

II. Организация труда:

• аттестация должностей, включенных в штатное расписание (описание должностных обязанностей, составление профессиограмм, должностных инструкций);
• изучение условий труда, организации рабочих мест;
• анализ личности работника в системе организации (изучение отношения к труду, удовлетворенности трудом, мотивации и стимулирования труда, безопасности труда).

III. Организационное управление  и социальное планирование:

• социально-психологическое обеспечение внедрения нововведений и реорганизации;
• формирование групповых норм, морали, организационной культуры;
• профилактика и разрешение конфликтов;
• контроль за состоянием социально-психологического климата в коллективе, его совершенствование и оздоровление;
• создание «команды»;
• повышение дисциплины труда;
• лояльность по отношению к организации.

Все перечисленные задачи традиционно решались практическими  психологами на отечественных предприятиях. Дополним этот список перечнем задач, которые отмечаются в современной зарубежной психологической литературе:

• введение нового работника в курс дел в организации. Психолог беседует с новичком об истории фирмы, о его роли в выполняемой работе, знакомит с начальством, традициями организации;
• решение вопросов о профессиональном обучении и повышеиии квалификации работников. Психолог принимает решение о том, кого учить (кто и в какой учебе нуждается), чему учить, как учить, как стимулировать и оценивать результаты учебы и ее влияние на эффективность труда;
• оценка трудового вклада работников. Психолог осуществляет периодическую оценку труда каждого сотрудника и его соответствие получаемой заработной плате. Типичными пунктами оценки являются: а) качество работы; б) количество работы; в) физическая и морально-психологическая надежность сотрудника; г) степень заслуженного доверия; д) склонность к сотрудничеству с администрацией;
• разработка средств поддержания дисциплины и эффективных приемов поощрения и наказания сотрудников;
• участие в разборе жалоб, посредничество в переговорах рабочих и профсоюзов с администрацией, социально-психологическое обеспечение переговорного процесса в ситуации конфликта;
• участие в организации системы коммуникаций в организации (выбор и сравнительная оценка различных средств коммуникаций, анализ содержания и доходчивости информации);
• организация предпринимательской пропаганды и рекламы, изучение рыночного спроса (маркетинг);
• улучшение организации труда (уменьшение монотонии, создание эстетической среды в организации);
• частные психологические консультации управляющих. Перечень задач, которые приходится решать психологу в фирме, может быть расширен в связи с конкретными проблемами той или иной организации. Итак, предметом организационной социальной психологии является влияние процесса общения на профессиональную деятельность людей, и прежде всего на повышение эффективности их труда. Центральная проблема организационной социальной психологии состоит в изучении влияния социально-психологических факторов на повышение эффективности труда. Испытываемые российскими организациями в настоящее время трудности предъявляют к работе психологов повышенные требования. Поэтому проблемы, которыми приходится заниматься психологам в организации, сложны и трудоемки. Разрешение этих проблем требует от психолога достаточной профессиональной подготовки и владения широким арсеналом психологических методов исследования и воздействия на личность работника.

I. Работа с персоналом:

• оценка персонала в целях найма, аттестации и перемещения (изучение и фиксация деловых, профессиональных качеств, способностей).

Консультационная функция. Психолог консультирует по вопросам оптимального использования личностных и профессиональных возможностей человека (например, при приеме на работу, заполнении вакансий, сокращении кадров). Психолог участвует в проектировании и разработке различных методов управления персоналом, социальным развитием организации, улучшении организации труда и консультирует руководство по этим вопросам.

3.2. Совершенствование  логистической системы компании

 

Разработка основных показателей и настройка системы  мотивирования ответственных сотрудников.

Для того чтобы построить  систему мотивации сотрудников  отдела логистики, отвечающую основной цели - получению прибыли, необходимо:

• определить все функции персонала;
• определить структуру управленческого учета;
• определить структуру компании, в которой обязанности (функции) соответствовали бы ответственности. Причем,  это должна быть не какая-то абстрактная ответственность, а совершенно конкретная связь между расходной и доходной частями бюджета.

Суть мотивации:

• Все функции персонала должны быть четко определены.
• Их выполнение необходимо постоянно контролировать.

Функции должны быть формализованы таким образом, чтобы их можно было, во-первых, измерять, а во-вторых, фиксировать степень выполнения.

Каждый сотрудник всегда должен понимать, что он получит  за улучшение показателя выполнения функции.

Структура управления компании. Прежде всего стоит отметить, что недостатки структуры управления увеличивают совокупные затраты компании по нескольким причинам:

• прерываются информационные потоки;
• обязанности и ответственность не соответствуют друг другу;
• отсутствует мотивация персонала, связанная с расходной и доходной статьями бюджета.

Поэтому очевидно, что  структура управления компании должна быть максимально прозрачной и логичной.

Связь бюджета, структуры  и мотивации должна быть жесткой (рисунок 14), иначе невозможно утверждать, об управлении процессами, происходящими в компании. Структура компании определяется, прежде всего, распределением обязанностей. Любые обязанности в свою очередь, должны быть связаны с ответственностью. Ответственность без жесткой и обоснованной мотивации - это пустой звук.

Рис. 14 Связь бюджета, структуры  управления компанией и мотивации

В соответствии с данной схемой:

• обязанности - это функции, выполнение которых влияет в конечном итоге на доходную и расходную части бюджета;
• контроль осуществляется только в случае необходимости проверки причин, повлекших изменение бюджета (если таковое произошло);
• мотивация определяется обязанностями (но не означает их простое выполнение) и построена таким образом, что определяет ответственность в денежном выражении.

Все три блока, представленные на рисунке 14, должны быть обязательно в компании в виде связанных между собой блоков. До тех пор, пока какой-то из этих элементов отсутствует или не связан с другими, структура управления компанией не представляет собой систему. Это означает, что наша компания очень жестко организована и любое изменение может ее разрушить либо структуры управления как таковой нет вообще.

Обязанности. Первая составляющая структуры управления - обязанности. Самые очевидные характеристики обязанностей следующие:

• они должны отвечать целям и задачам компании;
• они должны быть связаны между собой внутри структурной единицы;
• результат работы в соответствии с обязанностями должен быть формализован.

Кроме того, в компании должна существовать система измерения показателей работы каждого сотрудника. За выполнение своих обязанностей каждый сотрудник должен отвечать, то есть из обязанностей должна вытекать ответственность. Ведь в конечном итоге набор обязанностей определяет структуру компании.

Ответственность. Вторая составляющая, необходимая для разработки структуры управления компании, отвечающей основной цели, это ответственность. Она эквивалентна определению, хорошо или плохо вы работаете, и определяется тем, сколько денег вы экономите компании в определенные промежутки времени. Ответственность определяется сообразно вкладу в создание прибыли компании. То есть в конечном итоге, она связана с деньгами организации. Причем речь идет о бюджете, который отвечает всем законам построения управленческого (фактического) учета, а не бухгалтерского.

Таким образом, контроль над всей работой персонала, определением эффективности его работы можно осуществлять только по управленческому учету. Такой принцип формирования бюджета позволит соединить обязанности с ответственностью и наладить обмен информацией, так как ее отсутствие будет тотчас же отражаться в расходах.

Попробуем резюмировать, для чего необходима мотивация:

• это объективный стимул для каждого сотрудника выжать из своих должностных обязанностей максимум эффективности в работе;
• это возможность для руководителя подразделения делегировать часть своих полномочий сотрудникам без боязни что-то потерять из поля зрения;
• это возможность минимизировать затраты за счет повышения эффективности;
• это, наконец, возможность максимально увеличить прибыль (за счет оптимизации расходов).

Система мотивации, являясь  частью структуры управления компанией, требует тщательной разработки. Она  состоит из следующих этапов:

• разработка должностных обязанностей (функций) всех сотрудников компании;
• разработка структуры управленческого учета;
• разработка критериев выполнения должностных обязанностей, связанных со статьями управленческого учета.

Система мотивации построена  так, что каждая функция может  быть оптимально реализована только при максимальном общем результате. Максимум для каждого сотрудника имеет собственное абсолютное выражение и связан с должностным окладом через определенный коэффициент.

Ниже рассмотрим схемы  принципиального построения мотивационной  таблицы для сотрудников логистического отдела  ООО «Дело». (Зеленым цветом выделены фактические показатели за оцениваемый период.)

Таблица 14. - Мотивационная  таблица для руководителя отдела логистики ООО «Дело».

Критерий мотивации	Размер бонуса
	0	1/3 max	1/2 max	2/3 max	max	«вес»	Взвешенная оценка
Прибыль компании (относительная величина	Р-5%	Р-2%	Планируемый прибыль  Р	Р+5%	Р+8%	30%	1500*0,3-450
Расходный бюджет отдела	В+6%	В+4%	Планируемый расходный  Бюджет В	В-7%	В-12%	60%	3000*0,6-1800
Обучение сотрудников	V-10%	V-7%	V-4%	V-2%	Все V	5%	1000*0,05 - 50
Обучение	0 ч	10 ч	20 ч	30 ч	40 ч	5%	0
Результат						100%
Суммарная взвешенная оценка							2300