Управление заказами в логистической системе

       В то же время при увеличении объема выпуска продукции часть расходов не возрастет. К ним относятся: административно-управленческие расходы и некоторые другие. Перечисленные расходы являются постоянными.

       Существует  определенная условность деления расходов на переменные и постоянные, так  как в разных условиях одна и та же статья расходов может быть зависимой  или независимой от объема производственно-хозяйственной деятельности предприятия. 
 

3. Получение и обработка заказов. Технология выполнения заказов.

 

    Система управления заказами должена быть способна к приему и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации. 

    Система управления заказами после их получения и предварительной обработки должена определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить агрегированные требования на заказ. Этой процедуре обычно предшествуют определенные действия, основными из которых являются:

    - контроль точности и достоверности информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т. п.;

    - контроль наличия требуемой позиции ГГТ;

    - подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном дефиците товара;

    - регистрация и контроль кредитоспособности покупателя;

    - перезапись информации о заказе, если это необходимо;

    - выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов.

    Как правило, эти действия составляют единую процедуру, которая за рубежом называется «order entry» («вход заказа»). Указанная процедура обязательно предшествует этапу планирования и выполнения заказа и обеспечивает необходимую информационную (документированную и электронную) и финансовую базу логистических активностей по выполнению заказов. Большинство зарубежных фирм старается автоматизировать выполнение операций «order entry» в головном отделе продаж и вычислительном центре на базе современных информационно-компьютерных технологий.

    Определение источников выполнения

    Используя полученную агрегированную информацию, система управления заказами определяет те источники его выполнения, которые могут реализовать заказ с наибольшей эффективностью, т. е. с минимальными затратами на логистические операции физического распределения за требуемое время и с наилучшим качеством. Чаще всего при этом используется логистическая концепция ЛТ в дистрибьюции. Основная масса потребителей обычно расположена вблизи фирмы-изготовителя (сборки) или ее одного-двух главных центров распределения, где находятся и подавляющая часть запасов ГП, которую они заказывают. Это продиктовано стратегическими логистическими решениями в зависимости от целей фирмы на рынке, касающимися географической дислокации заводов и дистрибутивных центров, задачи уменьшения транспортных издержек и затрат на управление запасами и т. п.

    В зависимости от применяемой логистической концепции и требований потребителей могут быть использованы различные правила определения источников выполнения заказов. Например, если фирма применяет концепцию DDT или QR – «быстрого реагирования» – источники выполнения заказа должны находиться территориально как можно ближе к локальному рынку спроса, так как заказы потребителей должны быть выполнены с минимальным временем доставки и в небольших количествах. В других случаях заказы могут быть доставлены транзитом с удаленных дистрибутивных центров или непосредственно с завода-изготовителя напрямую, если требования покупателей не лимитируют существенно сроки и объемы поставок. Если время доставки ГП напрямую с завода-изготовителя лежит в пределах требуемого потребителем времени цикла выполнения заказа, то такая доставка обеспечивает фирме значительное сокращение затрат на управление запасами. Чем точнее исходное прогнозирование спроса и объемов заказов потребителей, тем меньшие запасы необходимо поддерживать в дистрибутивной сети и тем эффективнее политика фирмы в размещении запасов ГТТ.

    Технологии выполнения заказов, основанные на логистической концепции DDT, позволяют некоторым компаниям (например, фирмам-производителям персональных компьютеров) вообще обходиться без запасов ГП в дистрибутивных сетях. В этом случае основная проблема заключается в идентификации логистической активности по транспортировке ГП потребителю, т. е. определению времени доставки, вида и количества транспортных средств, параметров грузовместимости, требований по экспедированию грузов и т. д. Типичные требования покупателей к спецификации ПК, оформленные в конфигурированный заказ, могут быть выполнены заводом, осуществляющим конечную сборку и комплектацию, за один-два дня. В день подачи заказа на ПК по телефону оформляется заводская спецификация требуемой конфигурации компьютера, и в этот же день осуществляется его отгрузка покупателю. Разветвленные ритейлерские сети позволяют поддерживать непрерывный процесс пополнения запасов ПК в розничных магазинах непосредственно с завода.

    Выполнение заказов

    После определения источников выполнения заказов необходимо разработать план реализации каждого заказа из соответствующего источника и доставки его потребителям. Если источников выполнения заказов немного, то основная задача планирования заключается в выборе соответствующего перевозчика, вида транспорта, грузовых объемов и графиков отправки заказов потребителям то относится к случаям высокоцентрализованной дистрибьюции из крупных территориальных распределительных центров при продаже по каталогам, например, станков, автомобилей, строительной техники и т. п. Менеджмент выполнения заказов в них должен быть более быстрым и гибким. Разработка плана выполнения заказа включает коммуникационный план пополнения запасов для тех источников, из которых запасы ГП были взяты. При составлении коммуникационного плана пополнения запасов учитываются прогнозы будущего спроса, необходимых объемов, сопровождающего сервиса, потребных запасных частей и эксплуатационных материалов.

    Управление  заказами должно обеспечить оптимальную маршрутизацию перевозок и минимизацию времени доставки ГП потребителям и в дистрибутивную сеть.

    Конечная стадия процесса управления заказами заключается в составлении отчета о выполнении заказа и оценки степени удовлетворенности потребителя доставленной ГП и сопутствующим сервисом.

    Таким образом, за счет более эффективного логистического менеджмента сокращается время и количество составляющих цикла заказов, повышается не только качество обслуживания потребителей и удовлетворения их ожиданий, но и повышается конкурентоспособность бизнеса.    

    В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум логистических работ и операций:

• Оформление поступивших заказов и уточнение их спецификаций.
• Формирование и структуризация портфеля заказов.
• Разработка, согласование и утверждение плана удовлетворения заказов.
• Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами.
• Подготовка и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к исполнению заказами.
• Контроль поступления товарных потоков заказчикам и анализ их оценки о качестве выполнения заказов.
• Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Практические основы управления заказами в логистической  системе. 

2.1. Краткая характеристика  предприятия. 

     Название: ООО «Точка Зрения»

     Отрасль: оптово- розничная торговля оптическими товарами

     Местонахождение : г. Воронеж, ул. Краснодонская, д.5

     Уставный  капитал: 1135 тыс. руб.

     Число занятых: (на 01.01.2011) 110 чел.

     Часы  работы: с 10 до 21 час

       ООО «Точка Зрения» - торгующее  оптикой предприятие города. На  торговой площади в 1600 квадратных  метров размещены главный офис со складскими помещениями и 7 филиалов - магазинов оптики. Все 7 филиалов ООО «Точка Зрения» находятся на первых этажах жилых домов и являются встроенно-пристроенными помещениями.

     Персонал  составляет 110 сотрудников, 86 из которых  заняты непосредственно на обслуживании посетителей.

     Согласно  принятой классификации ООО «Точка Зрения» относится к разряду крупных предприятий торговли. По товарной специализации – магазины классифицируются как - узкоспециализированные, специализированные, комбинированные, универсальные, смешанные. ООО «Точка Зрения» по товарной специализации относится к специализированным магазинам.

     Филиалы ООО «Точка Зрения» являются стационарными магазинами. По формам обслуживания - самообслуживание, обслуживание через прилавок. ООО «Точка Зрения» имеет обе формы обслуживания.

     Основной  целью предприятия является получение  прибыли.

       Основными видами деятельности  общества являются:

• организация торговли промышленными товарами;
• закупка и продажа оптовых партий товара;
• оказание платных услуг населению.

     Высшим  органом управления Общества является собрание проводимое не реже 1 раза в  год.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 1 – Организационная структура  предприятия ООО «Точка Зрения» 

     Руководит предприятием генеральный директор.

     Анализируя  структуру предприятия необходимо заметить, что в ней отсутствует  служба маркетинга. В настоящее время  маркетингом занимается рекламная  служба предприятия, подчиненная заместителю  генерального директора по общим  вопросам. 
 
 

2.2. Организация управления заказами.  

    Управление  заказами на предприятии ООО «Точка Зрения» начинается с приема и обработки заказов потребителей (покупателей).

    В современном бизнесе менеджмент, связанный с управлением заказами, становится критическим с точки  зрения потребительского сервиса. Многочисленными исследованиями установлено, что время на выполнение таких процедур как прием, подготовка, передача, обработка, мониторинг заказов составляет от 50 до 70 % общего цикла его выполнения для большинства предприятий. Поэтому для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время и количество составляющих цикла за счет более эффективного менеджмента.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Рис. 2 Составляющие общего цикла заказов

    Необходимо  отметить, что хорошо скоординированные и быстрые поставки продукции потребителям в соответствии с их заказами обеспечивают ООО «Точка Зрения» конкурентные преимущества. Способность быстро и надежно удовлетворять заказы потребителей также важна, как и высокое качество поставляемых товаров. Фокусирование менеджмента на удовлетворение заказов потребителей привело к необходимости учета каждого отдельного заказа и определения соответствующих активностей для его выполнения.

    Ключевым  фактором успеха системы управления заказами должно быть нахождение эффективных путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и требованиями к качеству продукции. В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности.

    Фокусируясь на входных требованиях потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и  минимизации затрат на эти цели.

Обработка заказов.

    Современная комплексная потребительская окружающая среда требует от ООО «Точка Зрения» поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах с помощью коммуникационных технологий. Большинство фирм заинтересовано в наиболее простых и надежных схемах приема и обработки заказов. Поэтому менеджмент заказов должен быть способным к приему и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.

    Заказы, поступающие непосредственно от потребителей почтой, факсом, телефонной или курьерской связью, могут быть документированными или бездокументированными (речевыми). Информация, содержащаяся в этих заказах, предварительно обрабатывается путем заполнения соответствующих стандартных первичных документов, а затем переносятся на магнитные носители ПК, формируя соответствующие базы данных. 

      

    Рис. 3 Схема приема-передачи информации о заказах 

    Процедура обработки заказов часто включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после их получения и предварительной обработки должен определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ.