Управление запасами материально-технических ресурсов на базах, складах, в торговых организациях

      

     Рис. 5. Организационная структура отдела закупок. 

     Отдел возглавляет управляющий отделом, назначаемый на должность Управляющим, который осуществляет общее руководство отделом. Норма управляемости 3 человека. В состав общего отдела входят: менеджер, юридический консультант и специалист по закупкам.

      Общий отдел выполняет основную функцию  логистики запасов – управление материальными потоками от поставщика до склада.

Юрисконсульт  разрабатывает договора, составляет претензии, проверяет правильность составления договоров с поставщиками и арендодателями склада, оформляет товарно-транспортную документацию.

Специалист  по закупкам играет главную роль в  обеспечении запасами на предприятии. Именно он подбирает поставщиков, планирует поставки, определяет норму запаса и организует его хранение. Норму запаса определяет взаимодействуя с отделом продаж.

Менеджер  выполняет вспомогательную работу как помощник специалиста по закупкам.

     Субъектом исследования логистической системы является материальный запас.

     Уровень запаса определяется исходя из спроса, то есть количества продаж за определенный период, а так же на основе этих данных ведется прогнозирование.

     Важным этапов в работе фирмы является определение количества потребителей, а так же прогнозирование спроса. Сегодня работа в данном направлении ведется довольно слабо, прогнозирование ведется исходя из исторической информации, заказы ведутся хаотично и не упорядочено. Планы на продажи спускаются сверху, то есть из центрального склада. Это ведет к тому, что на складе может накопиться большое количеств товара, что в свою очередь приведет к уменьшению оборачиваемости капитала, а значит, фирма терпит убытки.

     При прогнозировании спроса важно проводить сравнение данных о продажах фирмы за прошлые периоды, чтобы различать случайное увеличение спроса и его сезонный рост. Соответственно, если случайные всплески учли и заложили в страховом запасе, сезонный рост надо обязательно учитывать при прогнозировании спроса. Расчет производится по приведенному ниже алгоритму.

     Для прогнозирования спроса в будущем предварительно надо рассчитать, каков был спрос в прошлом. Он не равен продажам, так как продажи не всегда были возможны по причине отсутствия товара на складе.

     Благодаря тому, что отгрузки со складов регулярные и постоянные, а закупки тоже планируются самостоятельно, появляется возможность выравнивать работу складских отделов и таким образом снижать пиковые нагрузки на склад и транспорт.

     В фирме ведется подход, основанный на ритмичности получения заказов. В этом случае применяются системы с фиксированным размером заказа и с фиксированным интервалом времени между заказами.

     Система с фиксированным размером заказа контролирует уровень запаса. Когда  уровень запаса падает ниже установленного (точка заказа), выдается заказ на восполнение запасов. В этой системе важное значение приобретает определение экономически разумного (оптимального) размера заказа.

     Система с фиксированным интервалом времени  между заказами предполагает размещение заказов на восполнение запасов с заданной периодичностью.

     Эти системы являются эффективными для  материалов с относительно невысокой стоимостью в условиях постоянного потребления запасов. Но в настоящее время стало сложнее определять точку заказа при неритмичном потреблении запасов. В этом случае предлагается вести наблюдение за всеми отклонениями, чтобы не перейти то количество, которое позволяет продолжать работу до восполнения Окна Люкс» велась работа по внедрению система управления запасами «Минимум-максимум». Она ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа значительны и соизмеримы с потерями от недостатка запасов. Поэтому в рассматриваемой системе заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов – минимальным и максимальным. Но она не прижилась на фирме и не дала положительного результата. Так как различные виды сырья и материалов и неодинаковые условия их потребления и назначения в различных фирмах определяют необходимость использования различных методов расчета потребности в них.

  2.3 Анализ узких мест  управления запасами  в ООО "Окна Люкс"

     Исходя  из проведенного анализа, можно выделить несколько проблем развития и функционирования.

     Одна из основных проблем это то, что на конец года на складе скапливается большое количество неликвидной продукции, а так же дефицит по ключевым позициям. Основная причина такого большого запаса состоит в то, что предварительный заказ сырья ведется на основании предварительных планах продаж, а так же то, что данные планы устанавливает центральный склад исходя из исторической информации. Таким образом, фирма терпит убытка, как на содержание офисных помещений, так и уменьшилась оборачиваемость капитала.

     Графически распределение площадей представлено на рисунке 6. 

     

     Рис. 6 Использование складской площади «Добрые окна» 

     Отсюда  следует, что успеха в конкурентной борьбе может достигнуть тот, кто  наиболее рациональным образом построил систему заказов, так что его  экономические показатели находятся  на оптимальном уровне. Эта цель достигается, кроме прочих мер, путем:

     а) снижения затрат, связанных с созданием и хранением запасов;

     б) сокращения времени поставок;

     в) более четкого соблюдения сроков поставки;

     г) улучшения системы сбыта.

     Для этого необходимо налаживать тесные связи и постоянное взаимодействие функциональных подсистем всей совокупности предприятий-производителей, потребителей готовой продукции и поставщиков.

     Управление предприятием должно осуществляться не по принципу непосредственного реагирования, а основываться на планировании предупреждающих воздействий. Необходимо выходить на уровень осуществления интеграции планирования и контроля операций по организации деятельности с операциями маркетинга, сбыт, снабжения и финансов, организации единой системы, охватывающей все подразделения предприятия. Это должно способствовать увязке часто противоречивых целей различных функциональных подсистем и подразделений.

     Необходимо откорректировать деятельность предприятия следующим образом:

• улучшить организацию материально-технического снабжения с целью бесперебойного обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами и сокращения времени нахождения капитала в запасах;
• сократить время нахождения средств в дебиторской задолженности;
• ускорить процесс отгрузки, оформления расчетных документов и сокращения времени расчетов благодаря применению различных форм безналичных расчетов;
• улучшить работу маркетингового отдела;
• проводить постоянное анкетирование и опрос клиентов о потребности и перспективах спроса;
• реорганизовать систему учета и заказов ресурсов.

     Для того чтобы обезопасить своё финансовое положение, предприятию необходимо обратить внимание на возможность увеличения активов за счёт внутренних ресурсов. Лучшим способом отыскания таких средств могло бы стать высвобождение резервов за счёт реализации «зависшей» продукции на складе, увеличению объема реализации, переобучению персонала, перераспределению направлений использования прибыли и прочие.

     Чтобы на предприятии оборотные средства эффективно использовались и приносили  прибыль, необходимо уменьшить долю запасов, то есть вести постоянные продажи и не давать им залеживаться на складах. Это повлечет за собой ускорение оборачиваемости оборотных средств, что благоприятно отразится на положении предприятия.

     Для достижения оптимальной работы фирмы, а так же для уменьшения накладных  расходов связанных с хранением продукции необходимо решить следующие задачи:

     - оптимизировать маркетинговую деятельность  предприятия;

     - оптимизировать и внедрить новые  системы управления заказами;

     - реорганизация складской системы  с учетом выбранной системы управления заказами.

     Одним из предложений по совершенствованию  заказов выступает внедрение более эффективного менеджмента. Для достижения качества менеджмента на предприятии необходимо проводить переподготовку, обучение существующего персонала, что так же позволит получить положительный эффект и в области мотивации персонала.

     Для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время и количество составляющих цикла за счет более эффективного менеджмента.

     Необходимо  отметить, что хорошо скоординированные  и быстрые поставки продукции потребителям в соответствии с их заказами обеспечат конкурентные преимущества. Наравне с высоким качеством поставляемых товаров, важна способность быстро и эффективно удовлетворять заказы потребителей.

     Не  менее важно грамотное прогнозирование  запасов, нахождение их оптимального уровня. Это позволит фирме вовремя сбывать поставляемые партии товара, а не хранить неликвидный товар.  
 

  2.4 Расчет совокупной нормы запаса и оптимального уровня запаса

     Узким местом в логистике запасов в  ООО «Окна Люкс» является то, что на конец периода на складе остается большой объем запасов, но при этом по другим видам наблюдается дефицит.  Для более рационального использования запасов необходимо разработать проект по их оптимизации, а так же определить норму текущего запаса.

     Рассчитаем  оптимальный запас и совокупную норму запаса для оконных конструкций, так как это основной вид деятельности.

     Окно  любой конструкции включает в  себя:

• оконный блок;
• стекло и/или стеклопакет;
• фурнитуру;
• уплотняющие прокладки, герметизирующие стыки между рамой и створкой;
• дополнительные элементы (сливы, щелевидные накладки, монтажные системы)

Этот  перечень будем принимать за оконный  комплект.

     Среднесуточный  расход комплектов в месяц:

     Р_сут = 159/ 30=5,3 шт

     Текущие запасы:

З_тек = 5,3×4=21,2 шт.  
 

     Подготовительные  запасы:

З_подг = 5,3×3=15,9 шт.

     Страховой запас:

     З_стр = 5,3 (6-4) ×0,5=5,3 шт.

     Транспортный запас:

3_трансп = 5,3 (6-4) ×0,5=5,3 шт. 

     Совокупная  норма запаса оконных комплектов:

     Н = 21,2 + 5,3 + 15,9 =42 шт.

Таким образом, с помощью вышеперечисленных  расчетов мы определили совокупную норму  запаса – 42 оконных комплекта.

     Определим размер запаса методом экстраполяции.

     Имеются данные о размере запасов на прошедшие четыре месяца, на основе метода экстраполяции определим размер запасов на предстоящий месяц. 

     Таблица 1 Количество запасов октябрь-январь 2011г.

Месяц	Количество  запасенных оконных комплектов, шт.
Октябрь	96
Ноябрь	84
Декабрь	72
Январь	45

 

     Нормативный уровень запаса на предстоящий месяц июнь:

     Yиюнь=0,5(2×45+72-96)=33 шт. 

     Прогноз уровня запасов для шестого месяца – марта – можно вычислить:

     Yиюль=0,5(2×33+45-84)=13,5 шт.