1.3 Документы, регламентирующие деятельность менеджера по CМК

     В целях повышения конкурентоспособности  и создания целостной системы действий по улучшению качества ООО «ТехноКомСтрой» в 2011 году приступил к разработке, внедрению и подготовке к сертификации СМК организации на основе ГОСТ Р ИСО 9001—2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

     В ООО «ТехноКомСтрой» была создана Служба качества и впервые введена должность менеджера по СМК. Службой  качества руководит Заместитель Генерального директора по подготовке производства и СМК, в состав Службы качества организации входят  менеджер по CМК и нормоконтролер.

     Одним из обязательных требований СМК является наличие должностных инструкций на всех работников организации.

     В практической части дипломной работы была поставлена задача разработки должностной инструкции менеджера по СМК в ООО “ТехноКомСтрой”.

     Менеджер  по СМК - специалист, понимающий стандарты и принципы системы менеджмента качества, способный проводить оценку организации и ориентировать ее на удовлетворение заказчика ( потребителя), управлять проектами, направленными на поддержку стратегических целей организации, уметь мотивировать персонал на достижение этих целей.

     Квалификационные  требования к менеджеру по СМК включают:

• знание стандартов в области качества;
• умение управлять человеческими ресурсами;
• организацию системы подготовки и обучения кадров;
• умение учитывать потребности в области качества и  разрабатывать  стратегические планы;
• умение и навыки в управлении проектами.

     На  рисунке 2 приведена схема умений и навыков, которыми должен владеть менеджер по СМК. 
 
 
 

            

 
 

Рисунок 2 - Схема умений и навыков, которыми должен владеть менеджер по СМК

 

      На рисунке 3 приведена структурная схема документа “Должностная инструкция менеджера по системе менеджмента качества”.

       

Рисунок 3 - Структурная  схема документа “Должностная инструкция менеджера по системе менеджмента качества”

     Должностная инструкция разработана с учетом требований

ГОСТ Р ИСО 9001 на основе “Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих “, утвержденного Министерством труда и социального развития Российской федерации в 2004г , трудового кодекса РФ.

     Должностная инструкция подписывается менеджером по персоналу и утверждается генеральным директором ООО “ТехноКомСтрой” . Вводится в действие приказом по организации.

     Документ  “Должностная инструкция менеджера по системе менеджмента качества” приведен в приложении А.

     Таким образом, в своей деятельности менеджер по СМК руководствуется:

• нормативными документами в области менеджмента качества;
• методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
• уставом организации и правилами трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями генерального директора организации (непосредственного руководителя);
• должностной инструкцией.

2 Документирование деятельности менеджера по СМК

2.1 Анализ документирования системы менеджмента качества

     Продуктом деятельности менеджера, как известно, является управленческое решение. И весь жизненный цикл этого решения  сопровождается созданием тех или иных документов, т. е. документально обеспечивается. Каждая организация сама определяет номенклатуру и объем необходимой документации для нормального функционирования СМК.

     Под документированием СМК понимается деятельность менеджера по СМК по установлению структуры и состава документации и механизма ее управления. Документирование включает как разработку документации, так и управление самой документацией в ходе функционирования СМК. Цель документирования СМК заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования СМК, соответствующей рекомендациям и требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

     Основными задачами документирования СМК являются:

• установление и нормирование требований к выполнению работ в системе менеджмента качества;
• обеспечение воспроизводимости процессов административного управления качеством;
• регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии СМК в ходе ее функционирования и совершенствования;
• закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ в СМК;
• обеспечение оценки соответствия продукции (услуг) и СМК.

 

      Документом СМК считается любой материальный носитель информации с реквизитами, позволяющими идентифицировать данную информацию. Документирование осуществляется на естественном языке (машинописные документы, выполненные с помощью персонального компьютера), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (компакт- диски , карты “флэш-памяти” др.).

     В понятие документ СМК входят в первую очередь приказы и положения по организации, относящиеся к СМК ("О совершенствовании системы менеджмента качества", “О представителе руководства”, “О руководителе проекта”, "О службе системы качества") и другие организационно-распорядительные документы предприятия, например "Положения о подразделениях" и "Должностные инструкции".

     Менеджер  по СМК подготавливает   приказ “О разработке системы менеджмента качества в ООО «ТехноКомСтрой» на основе ГОСТ Р ИСО 9001-2008”, согласно которому утверждается состав рабочей группы и план-график работ по разработке документации СМК, внедрению и подготовке к сертификации СМК ООО “ТехноКомСтрой” ( приказ приведен в приложении Б) ;

     На  рисунке 3 приведена структура документации СМК

ООО “ТехноКомСтрой”. 
 

Рисунок 3 - Структура документации СМК ООО «ТехноКомСтрой» 

     Структура документации СМК, построенной по стандарту

ГОСТ Р ИСО 9001, представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура СМК имеет “постоянную” составляющую, определенную стандартом и “переменную” составляющую, зависящую от конкретной организации.

     “Постоянная” составляющая структуры документации СМК:

• Политика в области качества;
• Цели в области качества;
• Руководство по качеству;
• шесть обязательных процедур системы качества;
• записи по качеству.

     “Переменная” составляющая структуры в стандарте поименована в следующем виде – “документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (п. 4.2.1 ГОСТ Р ИСО 9001)”. Как правило, к этим документам относятся различные планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные и пр. Можно считать, что под эту “переменную” составляющую подпадает практически вся документация организации.

     Некоторые рекомендации по составлению структуры  документации СМК и содержанию документов СМК дает ГОСТ Р ИСО/ТО 10013:2007 “Менеджмент организации. Рекомендации по документированию систем менеджмента качества”. Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми

ГОСТ Р ИСО 9001.

 

      Исходя из цели и задач документирования создаваемой в организации СМК, документы СМК должны отвечать следующим требованиям:

1. Документация должна быть системной, т.е. определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между элементами системы менеджмента качества. Она должна давать ясное представление как о системе качества в целом, так и о каждом отдельном ее элементе. Документация является в полной мере системной, если отсутствие хотя бы одного входящего в нее документа приводит к сбою функционирования системы качества. Системность документации СМК выражается также в том, что она выступает неотъемлемой частью документации общей системы управления предприятием.
2. Документация должна быть комплексной, т.е. охватывать все аспекты деятельности в системе менеджмента качества, в том числе: организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические.
3. Документация должна быть полной, т.е. содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах, выполняемых в системе менеджмента качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практических целей. Документация должна включать как внутренние, так и внешние документы по качеству (законы, постановления, государственные, межгосударственные и международные стандарты, методические рекомендации и т.д.).
4. Документация должна быть адекватной рекомендациям и требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001. Это означает, что каждый документ системы менеджмента качества должен содержать положения, соответствующие конкретным рекомендациям или требованиям .
5. Документация должна содержать только практически выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереальные положения.
6. Документация должна быть легко идентифицируемой. Это предполагает, что каждый документ системы менеджмента качества качества должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенной части системы.
7. Документация должна быть адресной, т.е. каждый документ системы менеджмента качества  должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.
8. Документация должна быть актуализированной. Это означает; что документация в целом и каждый отдельный ее документ должны своевременно отражать изменения условий обеспечения качества на предприятии.
9. Документация должна иметь санкционированный статус, т.е. каждый документ системы менеджмента качества и вся документация в целом должны быть утверждены или подписаны полномочными должностными лицами.

 

2.2 Технология разработки СТО СМК

2.2.1 Документы, разрабатываемые менеджером по СМК

     Менеджер  по СМК в ООО «ТехноКомСтрой» участвовал в подготовке первоочередного документа системы менеджмента качества – “Политика в области качества”.

     Политика  в области качества – общие  намерения и направление деятельности организации в области качества. Политика в области качеств должна содержать обязательства, соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества.;

     Цели  в области качества - цели, которых добиваются или к которым  стремятся в области качества. Цели в области качества должны быть достижимыми.

     Политика  и цели в области качества  должны быть задокументированы в виде самостоятельного документа или включены в руководство по качеству.

     Все сотрудники организации в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этим документом.

     Документ  “Политика в области качества” ООО “ТехноКомСтрой” приведен в приложении В.

 

2.2.2 Виды стандартов организации

     Стандарт  организации – нормативный документ, в котором определены требования к тому, как необходимо выполнять деятельность, в нем устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, выполнения работ или оказания услуг.

     СТО СМК являются основой документации СМК. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация. Все СТО СМК можно разделить по тематическим признакам, приведенным в таблице 1.

     СТО СМК разрабатываются следующих видов:

• основополагающие стандарты, которые устанавливают правила построения, изложения и оформления документации различных видов (в том числе проектной, сметной ), правила выполнения чертежей, общие требования и нормы, необходимые для обеспечения различных производственных процессов, общие требования по безопасности и т.п.;
• стандарты на процессы производства и эксплуатации продукции (услуг);
• стандарты на методы контроля, испытаний, измерений.

     При определении числа документов СМК было взято за основу следующее правило: “документов должно быть настолько много, насколько это необходимо и настолько мало, насколько это возможно”*.