Структура кадровой службы организации

     Руководитель подразделения            Штаб управления подразделением

     Руководитель группы                         Штаб управления группой 

    Рабочие места сотрудников

    Рисунок 3 – Линейно – штабная структура управления

    Линейно-штабное  управление предполагает расширение состава  используемых специалистов в штабах управления. В связи с этим обстоятельством  данным системам присущи следующие недостатки:

•    увеличение численности управленческого персонала;

•    оторванность аппарата управления от производства;

•    увеличение расходов на содержание управленческих служб.

    В современных организациях линейное управление, не подкрепленное штабным  руководством, применяется сравнительно редко. В чистом виде линейное управление сохраняется в руководстве производственными  участками, особенно при бесцеховой структуре управления, а также  при руководстве бригадами.

    В системе управления персоналом кроме  традиционных могут быть использованы и другие известные структуры управления: матричная, продуктовая, процессная, а также корпоративные, неформальные и др.[10,135с.]

    1.2.Функции и задачи кадровой службы.

      Под функциями рассматриваются функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

• разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
• учет личного состава предприятия;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• осуществление контроля и инструктажа работников отдела кадров;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.[2,с.6-7]

    В зависимости от организации и  структуры службы управления персоналом можно выделить различные группировки задач, решаемых службой.

                                   Задачи службы управления персоналом 

Функциональная                              Характер решаемых           Типизация задач

 принадлежность                                        задач    

 Рисунок  4 – Основные группировки задач службы управления персоналом

1. По функциональной принадлежности задачи службы управления персоналом распределяются в соответствии с выполняемыми функциями

 

                                                                                 [11]

    Приведенный перечень функций и задач, стоящих  перед службой управления персоналом, соответствует структуре крупного предприятия, имеющего материальные, финансовые  и кадровые ресурсы для выполнения этих задач. В сегодняшних условиях лишь достаточно ограниченное число крупных предприятий государственного и негосударственного сектора экономики может выполнить их в полном объеме. В основном же в организациях малого и среднего бизнеса выполняются основные, насущные задачи работы с персоналом.

2. По характеру решаемых задач выделяют задачи:

•    кадрового и управленческого  делопроизводства;

•    внутриорганизационного кадрового планирования;

•    оценки персонала.

    Кадровое  и управленческое делопроизводство включает работу с документационным обеспечением организации, к которой относятся разработка штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу, ведение личных дел и т.д.

    В процессе управления персоналом очень важно правильное оформление сотрудников при приеме на работу, увольнении, переводах внутри организации, поэтому кадровое делопроизводство и администрирование должны осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и современными требованиями к охране труда. При невыполнении этих условий у организации могут возникать проблемы в непредвиденных ситуациях.

    Внутриорганизационное кадровое планирование. Какой бы ни была организация, внутри нее всегда выделяется управленческая структура, функции которой состоят в решении задач, связанных с количественным и качественным составом персонала предприятия. Такие задачи управления персоналом имеют динамический характер (например, отбор, прием, увольнение, аттестация, повышение квалификации, продвижение по служебной лестнице, организационные и профессиональные перемещения). Они менее формализованы в отличие отряда других задач работы с сотрудниками (нормирование, расчет заработной платы, учет выработки), которые можно отнести к разряду статических.

    Оценка  персонала включает задачи по расчету заработной платы и стимулирования труда и многие другие, которые можно отнести к статическому типу задач. Но вопросы, связанные с изменением оплаты труда, являются следствием таких динамических процессов.

    Типизация задач предполагает объединение однотипных задач, решаемых службой управления персоналом, в укрупненные комплексы. Выделяют три условных комплекса управленческих задач:

    Первый  комплекс задач касается осуществления связи предприятия с внешней средой, которая является поставщиком кадров (наем и отбор персонала), а также взаимодействия с ней на этапе, когда работник предприятия покидает его (увольнение персонала). К задачам первого комплекса относятся:

1. Исследование регионального рынка рабочей силы.
2.   Поиск и подбор кадров (включая анализ резюме).
3. Собеседование.
4. Отбор претендентов на вакантные рабочие места.

    Второй  комплекс задач отвечает за «судьбу» каждого сотрудника в пределах предприятия. К таким задачам относятся:

1. Персональный учет кадров.
2. Организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения кадров на предприятии.
3. Обучение и профессиональная переподготовка кадров.
4. Аттестация персонала.
5. Продвижение по служебной лестнице.
6. Трудовая дисциплина.
7. Поддержание благоприятного климата и работоспособности коллектива.
8. Составление должностных инструкций.

    Третий  комплекс задач касается общих вопросов информационного характера, возникающих при решении задач двух первых комплексов. К этим задачам относятся:

1. Ведение архива.
2. Подготовка стандартных документов (в том числе отчетности) для внутреннего пользования и для внешних инстанций.
3. Подготовка информации на нерегламентированные запросы.
4. Информирование персонала предприятия об определенных аспектах деятельности кадровой службы.

    Задачи  службы управления персоналом реализуются  посредством оперативного плана  работы с персоналом.[10, 144с.]

    1.3.Кадровое  обеспечение системы  УП.

    Кадровое  обеспечение системы УП - необходимый  количественный состав работников службы УП. Количественный состав службы УП определяется структурой предприятия и уставом  организации.

      При расчете необходимой численности  работников кадровой службы учитываются  следующие факторы:

1. Общая численность работников организации.
2. Конкретные условия и особенности организации, связанные со сферой ее деятельности.
3. Социальная характеристика организации, состав ее работников.
4. Сложность и комплектность задач, решаемых по УП. 5. Техническое управление управленческого труда.

      Расчет  численности руководителей-специалистов и технических исполнителей кадровой службы определяется следующими методами:

1. Многофакторный корреляционный анализ, основанный на установлении зависимости между численностью персонала кадровой службы и важными факторами деятельности предприятия.
2. Метод сравнений. На базе анализа состава кадровой службы в развитой хозяйственной системе определяется потребность в специалистах кадровой службы для вновь создаваемой аналогичной организации.
3. Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений группы экспертов, суждение которых базируется на их научной и профессиональной компетенции.
4. Метод прямого счета. Предполагает определение численности работников, исходя из расчета необходимых затрат груда на реализацию периодических функций УП и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений (расчет через трудоемкость).

Для работников кадровой службы нормы времени устанавливаются  в основном для простых повторяющихся  видов работ (машинописные, учетные).

 Ч

где   Т(1) — суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная

 по данным нормам за год (квартал), ч;

    К( 1) — коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами (К(1) принимается равным до 1,25);

    Ф(п)—  полезный фонд рабочего времени одного работника

за год (квартал), ч. .[2, с10] 

5. Метод по нормам обслуживания. Норма обслуживания - количество работников организации, обслуживаемых одним работником кадровой службы. В соответствии с квалификационным справочником для системы УП предусмотрены следующие должности:
• Руководители: заместитель директора по персоналу, менеджер по персоналу, начальник бюро ОТ и управления производством, начальник отдела кадров.
• Специалисты: специалист по кадрам, инспектор по ОТ, психолог, социолог, инженер по подготовке кадров.
• Технические исполнители: нарядчик, табельщик и хронометражист.[8]