Законы и принципы организации

4. Принцип разумного консерватизма или инерции. Изменение потенциала системы, способствующего развитию, происходит с некоторым запаздыванием, обусловленным темпом смены ресурсов или технологий.

5. Принцип адаптации (эластичности). Каждая система-организация стремится сгладить последствия внутренних и внешних возмущающих воздействий. Здесь, по существу, речь идет о гомеостазе системы (относительном постоянстве ее существенных параметров, от которых зависит благоприятное развитие) и о характере гомеостатических (восстанавливающих гомеостаз) реакций. Реакция системы на возмущающие воздействия вызывает функциональное напряжение — стресс. Высокая эластичность гомеостатических реакций означает их антистрессовый, адаптивный характер.

6. Принцип стабилизации. Стремление к стабилизации (максимальному продлению) наиболее эффективных этапов жизненного цикла — этот принцип реализуется совместно со всеми вышеперечисленными принципами.

Знание основных законов  и принципов развития организации, безусловно, способствует ее успеху.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Закон информативности-упорядоченности

Все коммуникации в организации  основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это  сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и  назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь  рассматривается как часть данных.

Обычно информацию разделяют  на 2 больших класса: объективную (овеществленную в товаре (например о работнике – диплом об образовании, трудовая книжка)) и субъективную (отраженную, организованную людьми).

Категория «информация» имеет  смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант).

Информация обладает такими характеристиками как объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы  управленческого труда и расширяет  их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и  принципов управления, в первую очередь  законов, свойственных управлению в  целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон  соотносительности  управляющей  и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон  экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду  ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и  т п. Информационная  среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности.

Закон: чем большей информацией  располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет  большую вероятность устойчивого  функционирования (самосохранения).

Следствие: информированность  работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность. 

Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для  получения информации.

Самым важным приложением  закона информированности-упорядоченности  является рекламная деятельность. Реклама  – это информация о потребительских  свойствах товаров и услуг  с целью их реализации и создания спроса на них.

В управлении компаниями, организациями применяется экономическая, научно-техническая, общественно-политическая информация и другие виды информации. В крупных организациях создаются системно-аналитические отделы, которые призваны готовить стратегическую информацию, т.е. информацию о поведении системы в целом, а не только ее подразделений.

Экономическая информация —  это информация об общественных процессах  производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные «сами по себе» не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.

Очень важно в организационных системах учитывать, что реакция на сигнал неоднозначна и зависит от степени обученности и компетентности принимающего сигнал.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную и ложную. Полезная — характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки; ложная — возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных.

Система экономической информации в организации охватывает как  управляющую информацию (плановую и нормативную), так и осведомляющую: оперативный производственный учет, бухгалтерский учет, банковскую информацию, статистику. В экономической системе обращается множество самых разных данных. Задача органа управления — извлечь максимум полезной информации для принятия оптимальных и адекватных решений.

Количество информации определяет меру организованности системы, поэтому чем больше поток перерабатываемой качественной информации, тем устойчивее и эффективнее организация.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации.

Следствия из закона:

1. Чем четче сформулированы  задачи управления и организована  база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует  организация.

2. По мере роста сложности  системы количество необходимой информации растет экспоненциально — гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.

3. Неупорядоченная под  конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, — третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и ин-формационные технологи. Если исходить из потребностей экономического управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация, с помощью которой снижается уровень неопределенности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат.

Информационные потоки в  организации можно разделить  на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные  потоки внутри организации.

Качество информации. В  руководстве по теории организации  названы определяющие критерии: объем, ценность, достоверность и насыщенность. Поскольку «насыщенность» — это плотность информации, умноженная на ее разнообразие, то объем и насыщенность лишь с натяжкой могут быть отнесены к качественным критериям. Так как ценная информация может оказаться ложной, а достоверная может не представлять никакой ценности, то оба эти критерия должны быть сопряжены в один качественный показатель полезной информации.

Достоверность информации —  это отношение объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В зависимости от конкретных требований достоверность информации абсолютизируется (100-процентная достоверность) или допускает вероятностную доверительность: доверительный интервал — 80—90%, недостоверный, негативный — менее 70%. Достоверность зависит от метода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинформации конкурентов. Следует уточнять полученную информацию.

Открытость информации характеризуется тремя уровнями: публичная, секретная, конфиденциальная. К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лекции, радио, телевидение и пр.

К конфиденциальной (служебной) относят информацию, которая защищает корпоративные потребности и  интересы. К ней не должно быть доступа  третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т.п. Считается, что 20-процентная утечка служебной информации может привести к кризису организации.

К секретной относится  информация, не подлежащая разглашению, предназначенная для ознакомления узкого круга поименованных лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о  результатах научных исследований, не защищенные в установленном порядке, и др. Распространение секретной информации преследуется законом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5 Закон единства  анализа и синтеза

Суть анализа  - в разделении целого на части, в представлении  сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза – в соединении простых  составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут  существовать друг без друга, поэтому, говоря об единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность  и взаимодействие в процессе любой  мыслительной деятельности.

Закон: каждая материальная система (живой организм, социальная организация и др.) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле:

Скорость и результат  преобразования зависят от диапазона  изменения внешней и внутренней среды.

Практический подход к  анализу и синтезу организаций  может быть реализован с помощью  метода постепенного приближения, который  включает 4 уровня:

1.Предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя

2.Проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации

3.Создание группы развития организации и формирование ее стратегии развития

4.Постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

Синтез – это процесс  объединения в единое целое частей, свойств, отношений, выделенных путем  анализа. Задача синтеза – спроектировать такую структуру системы, при  которой наилучшим образом будут  реализованы заданные ею функции. Три  этапа синтеза: определение всех необходимых функций, которые должны быть выполнены; нахождение хотя бы одного безусловно осуществляемого способа  выполнения каждой функции; нахождение такой схемы, в рамках которой  можно совместно выполнить отдельные  функции для достижения общих  целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6 Закон композиции  и пропорциональности

В окружающем нас мире все  приспособлено для совместного  сосуществования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное  постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия – гармонии. Гармония – это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях  мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека. Гармония предполагает наличие  совокупности элементов, процессов  и их соотносительности (пропорциональности).

Закон: каждая материальная система стремится сохранить  в своей структуре все необходимые  элементы (композицию), находящиеся  в заданной соотносительности или  в заданном подчинении

(пропорции).

Этот закон рассматривается  на уровне организации и на уровне внешней среды, в которой организация  является одним из элементов.

Реализация закона в организации  требует обязательного использования  набора принципов.

- Принцип планирования: Каждая  организация должна иметь обоснованный  план деятельности и развития.

- Принцип координации:  Каждая организация должна следить  за стратегическими, тактическими  и оперативными изменениями и  вносить соответствующие коррективы  в механизм выполнения.

- Принцип полноты: каждая  организация должна выполнять  весь набор функций производства  и управления на своем участке  деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных  организаций.

Практика использования  закона   состоит в обоснованном выборе необходимых элементов организации  и обеспечение требуемой их пропорции.

Закон композиции отражает необходимость согласования целей  организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более  общего характера.

Закон пропорциональности отражает необходимость определенного соотношения  между частями целого, а также  их соразмерность, соответствие или  зависимость. Прямая пропорциональность – с увеличением одной величины другая увеличивается; обратная – уменьшение одной величины при увеличении другой.

2.Принципы организации

Напомним, что организация  рассматривается как социальная система, которая реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Для решения своих  задач она должна включать ряд  важных элементов.