Проектирование автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий

Согласование обязанностей субподрядчиков по данному

проекту – А31

Подготовка площадки и реквизита – А32

Контроль хода проведения мероприятия – А33

Завершение проведения мероприятия – А24

Завершение работ по мероприятию – А4

Составление отчета для заказчика – А41

Получение оплаты – А42

Произведение оплаты работ – А43

Составление финансового отчета – А44

2.3.2 Глоссарий

Агентство по организации мероприятий – предприятие, как правило юридической формы, занимающееся организацией и проведением различных видов мероприятий и оказанием услуг.

Субподрядчики – люди, которых привлекает менеджер по организации мероприятий в ходе организации и проведения мероприятия (выступающие, ведущие, наладчики звука, света, другой аппаратуры, оформители помещений и тд.).

Реквизиты – предметы, используемые в ходе проведения мероприятия.

BTL – услуги – это интегрированный комплекс маркетинговых мероприятий, не включающий традиционные медиа, т.е. лотереи, конкурсы, розыгрыши, мерчандайзинг, PR освещение акций, промо – акции и др.

2.3.3 IDEF0-диаграмма

В ходе анализа предметной области, определения задач и целей автоматизируемой информационной системы было принято представить процесс подготовки отчета.

Назначение модели IDEF0 – определение предметной области разрабатываемой информационной системы.  Данная модель моделирует управление и механизм исполнения, описание входных и выходных данных.

IDEF0, относится к семейству IDEF, которое появилось в конце шестидесятых годов под названием SADT (Structured Analysis and Design Technique). IDEF0 может быть использована для моделирования широкого класса систем. Для новых систем применение IDEF0 имеет своей целью определение требований и указание функций для последующей разработки системы, отвечающей поставленным требованиям и реализующей выделенные функции. Применительно к уже существующим системам IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является модель этой системы, состоящая из иерархически упорядоченного набора диаграмм, текста документации и словарей, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок. Двумя наиболее важными компонентами, из которых строятся диаграммы IDEF0, являются бизнес-функции или работы (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы.

2.3.4 Контекстная IDEF0-диаграмма "AS IS"

В ходе анализа предметной области, определения задач и целей автоматизируемой информационной системы было принято представить процесс организации проведения мероприятий менеджером по организации мероприятий.

Назначение модели IDEF0 – определение предметной области разрабатываемой информационной системы.  Данная модель моделирует управление и механизм исполнения, описание входных и выходных данных.

Управление – это формирование таких воздействий, ограничений и инструкций, которые побуждали бы максимально эффективно организовывать и проводить мероприятия.

Входные данные – это данные, которые поступают из вне и используются как первичные данные для реализации функций и задач управления.

Выходные данные – это объекты, которые создаются в результате работ.

Модель строится, для того чтобы четко ответить на поставленный вопрос. В данном случае: как осуществляется деятельность менеджеров по организации мероприятий?

Функциональный блок IDEF0 – это блок Деятельность менеджера по организации мероприятий(см. рис.2). Управление – ФЗ РФ по учету, правила ведения бухгалтерского учета и техника безопасности, исполняющий механизм – менеджер по организации мероприятий. Входными данными являются: данные о клиенте, прайс-лист, справочник субподрядчиков и результаты выполнения предыдущих заказов. Выходные данные: счет и акт выполненных работ, финансовый отчет и договор. В своей деятельности менеджер по организации мероприятий использует офисный пакет.

Рис.2 Контекстная диаграмма процесса деятельности менеджера по организации мероприятий.

2.3.5 Диаграммы первого уровня

В результате контекстной диаграммы происходит декомпозиция процесса (см. рис.3).

IDEF0-блоки, называемые функциями, обрабатывают и преобразуют входные данные в выходные. IDEF0 моделируют системы как иерархически упорядоченную декомпозицию функций.

Процесс Деятельность менеджера по организации мероприятий состоит из последовательно выполняемых процессов:

      Заключение договора на проведение мероприятия

      Заключение договора с субподрядчиками

      Проведение мероприятия

      Завершение работ по мероприятию

Рис.3 Диаграмма первого уровня процесса деятельности менеджера по организации мероприятий

На всех этапах процессы выполняются согласно должностным Правилам ведения бух учета, ФЗ РФ по учету и техникой безопасности. На основании данных о клиенте и результатах выполнения предыдущих заказов заключается договор на проведение мероприятия. Заключение договора с субподрядчиками проводится на основании прайс-листа, справочника субподрядчиков и перечня необходимых работ. Проведение мероприятия регламентирован установленным планом мероприятия, подписанным договором и техникой безопасности. На основании стоимости и перечня выполненных работ, результатов проведения мероприятия и договора происходит завершение работ по мероприятию.

2.3.6 Диаграммы второго уровня

Заключение договора на проведение мероприятия делится на следующие процессы (см. рис.4): Получение первичной информации от заказчика, расчет стоимости услуг, составление плана мероприятия и подписание договора.

Получение первичной информации от заказчика происходит на основании перечня услуг из прайс-листа и данных о клиенте, руководствуясь правилами составления договора. На следующем этапе, расчете стоимости услуг, используются предпочтения клиента по мероприятию, стоимость услуг из прайс – листа, система скидок и результаты выполнения предыдущих заказов.

Рис.4 Диаграмма второго уровня заключения договора на проведение мероприятия

При составлении плана мероприятия используются данные о клиенте, результаты выполнения предыдущих заказов и бюджет мероприятия. В завершении всего происходит подписание договора, при использовании реквизитов и контактов клиента, руководствуясь одобрением заказчика. При подписании договора присутствуют руководство заказчика и менеджер по организации мероприятий.

Процесс Заключение договора с субподрядчиками включает в себя: Сбор информации о субподрядчиках, составление условий сотрудничества и подписание договора  субподрядчиками (см. рис 5).

Сбор информации о субподрядчиках проходит на основе справочников субподрядчиков. Согласование условий сотрудничества проходит под руководством эффективности работы субподрядчиков и техники безопасности на основании контактной информации, перечня необходимых работ и прайс-листа услуг. Завершающим этапом является подписание договора с субподрядчиками на основании согласованных условий и прайс-листа услуг, руководствуясь ФЗ по учету.

Рис.5 Диаграмма второго уровня процесса заключения договора с субподрядчиками

Проведение мероприятия делится на процессы: согласование обязанностей субподрядчиков по данному проекту, подготовка площадки и реквизита, контроль хода проведения мероприятия и завершение проведения мероприятия. (см. рис.6).

Первым этапом является согласование обязанностей субподрядчиков по данному проекту, который осуществляется на основании условий общей договоренности с субподрядчиками и результатов выполнения предыдущих заказов, под руководством плана мероприятия и договора. Далее этап подготовки площадки и реквизитов проходит под контролем условий работы субподрядчиков, плана мероприятий, договора и техники безопасности. Контроль хода проведения мероприятия осуществляется на основании степени готовности, руководствуясь планом мероприятия и техникой безопасности. Последний этап завершения проведения мероприятия проходит на основании выполненных работ и предоставленного оборудования. На первых двух этапах присутствуют субподрядчики.

Рис.6  Диаграмма второго уровня процесса проведения мероприятия

Завершение работ по мероприятию подразделяется на следующие процессы (см. рис.7): составление отчета для заказчика, получение оплаты, произведение оплаты работ и составление финансового отчета.

Составление отчета для заказчика осуществляется под контролем ФЗ РФ по учету, правил ведения бух учета и результатов проведения мероприятий, на основании стоимости и перечня выполненных работ. Процесс получения оплаты производится благодаря представленным отчетам и стоимости и перечня выполненных работ, под контролем ФЗ РФ по учету и правил ведения бух. учета. Произведение оплаты работ происходит под руководством размера и вида оплаты, ФЗ РФ по учету и правил ведения бух. учета. На заключительном этапе составляется финансовый отчет на основании произведенных выплат субподрядчикам и размера и вида оплаты клиентом, под руководством ФЗ РФ по учету, правил ведения бух. учета и результатов проведенного мероприятия. Все вышеперечисленные процессы осуществляет менеджер по организации мероприятий.

Рис.7  Диаграмма второго уровня процесса завершения работ по мероприятию

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что все процессы деятельности менеджера по организации мероприятий осуществляются непосредственно самими менеджером, что снижает производительность компании. Это является очень трудоемким и затратным по времени процессом, поэтому необходимо выполнить автоматизацию отдельных процессов работы менеджера по организации мероприятий.

3 Системное проектирование

3.1 Модели "AS TO BE"

3.1.1 Диаграммы IDEF0

Рис.8  Контекстная диаграмма "AS TO BE"

Как мы можем видеть на рис. 8, после автоматизации ожидается что обработку процесса организации мероприятий будет выполнять менеджер с помощью АРМ.

Рис. 9 Диаграмма первого уровня процесса деятельности менеджера по организации мероприятий

Рис. 10 Диаграмма второго уровня процесса заключения договора на проведение мероприятия

Рис. 11 Диаграмма второго уровня процесса заключения договора с субподрядчиками

Рис 12 Диаграмма второго уровня процесса завершения работ по мероприятию

Разрабатываемое АРМ должно участвовать в процессах заключения договоров с клиентами и субподрядчиками, а также в завершении работ по мероприятию (Рис. 9). В процессе заключения договора на проведение мероприятия предоставлять необходимые входные документы, а также с помощью АРМ должна осуществляться возможность составления плана мероприятия (Рис. 10). В процессе заключения договора с субподрядчиками АРМ будет предоставлять информацию о субподрядчиках (Рис. 11). Посредством разрабатываемой АРМ менеджера по организации мероприятий на этапе завершения работ по мероприятию предполагается возможность составления отчетов для заказчиков и выставление счетов и актов работ (Рис. 12).

3.1.2 DFD модель

Диаграмма потоков данных описывается с помощью модели DFD (см. рис.13).

Диаграмма потоков данных - информационная модель, основными компонентами которой являются:

      внешние сущности, представляющие собой источник или приемник информации;

      процессы преобразования входных данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом;

      накопители данных, в которые можно помещать и извлекать информацию;

      поток данных, определяющий информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику.

Для описания потоков данных выбран процесс Организация проведения мероприятий. DFD – диаграмма показывает основные информационные потоки этого процесса (см. рис. 13). Все основные действия по организации проведения мероприятия проводит менеджер по организации мероприятий.