3. Закрепление в государственных нормативных документах единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности.

Российское  делопроизводство, определяющее движение документов в организациях и между  ними, регламентируется не только корпоративными, но и действующими государственными стандартами. Система, построенная без учёта требований ГОСТов, вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем - это государственные структуры.

    Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики, отечественный документооборот до сих пор базируется на использовании бумажных носителей. Отсюда сочетание традиционных, «бумажных», методов с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по обработке документов. На Западе делопроизводство и документооборот давно уже строятся исключительно на безбумажных принципах.

    Следует отметить, что системы, разработанные  в России, как правило, удовлетворяют  исторически сложившейся специфике  российского делопроизводства. Сравнение  российских и западных методов организации  документооборота представлено в таблице 1¹.

Таблица 1. Сравнение российских и западных методов организации документооборота

 

Таким образом, оптимальное решение по созданию системы документооборота для российских предприятий должно учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так  и прогрессивные западные. Разумное сочетание тех и других значительно увеличит конкурентоспособность создаваемой системы

 

 Нормативно-правовое регулирование ДОУ в России

 

      Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

    Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

    Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную  базу делопроизводства входят также  законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. 

   
Специфика работы предприятия

 
 

      Общество  с ограниченной ответственностью «Вкусняшка», создано в соответствии с Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью", Гражданским кодексом РФ и действующим законодательством РФ.

      Целью деятельности ООО является извлечение прибыли.

      Основными видами деятельности ООО являются:

• осуществление функции Производителя
• деятельность в области изготовления  и продажи конфет (оптовая, розничная);
• посредническая, торгово-закупочная деятельность

   Общество  обязано хранить следующие документы:

• учредительные документы и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения в учредительные документы;
• протокол (протоколы) собраний учредителей Общества, содержащие решение о создании Общества и об утверждении оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием Общества;
• документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;
• документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы Общества;
• положения о филиалах и представительствах Общества;
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных ценных бумаг Общества;
• протокола Общих собраний участников Общества;
• заключения государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• внутренние документы Общества, утвержденные в установленном порядке Общим собранием участников Общества;
• иные документы, предусмотренные законодательством РФ.

При реорганизации  и прекращении деятельности Общества все документы (управленческие, финансово-хозяйственные, по личному составу и др.) передаются в соответствии с установленными правилами предприятию - правопреемнику. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, имеющие научно - историческое значение передаются на хранение в архивные органы в соответствии с перечнем документов, в установленном порядке. Передача и упорядочение документом осуществляются силами и за счет средств Общества в соответствии с требованиями архивных органов.

 

 

Общая организационная  структура предприятия  

Список  руководящего должностного состава

 
 

 

Анализ работы договорного  отдела

Организационная структура договорного  отдела

 

      Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов. Таким образом, договорной отдел является ключевой единицей в бесперебойной работе предприятия как единого организма

 
 

 

 
 

 
 

 
 
 

Структура договорного отдела «ООО Вкусняшка» 

      Договорной  отдел «ООО Вкусняшка» является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое починяется непосредственно директору предприятия.

      Деятельность  ДО основана на положении о договорном отделе от 06.09.2010

      Основными направлениями деятельности ДО являются:

• заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
• организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов)

Основной  системой документации отдела является договорная документация.

Стадии  договорной работы:

1. Подготовка к заключению договоров.

• преддоговорные контакты с возможными контрагентами;

• разработка основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях);

• подготовка бланков договорной документации;

• составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов)

2. Оценка оснований заключения договоров.

3. Оформление договоров.

• разработка проектов;

• урегулирование разногласий;

• конкретизация содержания заключенных договоров;