Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Января 2011 в 21:01, курсовая работа
Целью курсового проекта по «Организации и технологии ДОУ» является анализ ДОУ виртуального предприятия «ООО Вкусняшка», посредством:
* анализа традиционного (на бумажных носителях) и электронного ДОУ предприятия и структурных подразделений;
* разработка организационных документов в области ДОУ предприятия (унифицированных и неунифицированных);
* формирование и оформление дела отдела предприятия для текущего хранения документов на бумажном носителе.
• их изменение или расторжение. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия – визирование
4. Доведение содержания договоров до исполнителей.
5. Контроль исполнения.
6. Оценка результатов исполнения договоров складывается из:
• выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;
• анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;
• разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.
| Вид документа | Особенности обработки | Носитель;
канал получения |
| Входящие документопотоки | ||
| Входящее письмо | Если письмо
получено с курьером, то принимая конверт,
осуществляют проверку (на правильность
указания адресата, на отсутствие следов
вскрытия, на целостность вложений) и ставят
подпись в РКФ курьера.
Если письмо получено по электронной почте, оно распечатывается. Если документ поступил факсимильно, то проверяют качество печати. На регистрируемых документах проставляется входящий регистрационный штамп, который содержит входящий регистрационный индекс и дату (а так же может содержать время). Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\ 09 Договорный отдел\09-08 Входящие письма\_01.doc.) |
Бумажный, Электронный
Почта; с курьером, Internet, Факс |
| Исходящие документопотоки | ||
| Исходящее письмо | Разрабатывается
специалистом отдела по поручению начальника
отдела.
Подписывается инициатором и директором предприятия, а в случае его отсутствия – должностным лицом, исполняющим его обязанности. Если необходимо получение резолюции, то передача адресату и получение оной. Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорный отдел\09-09 Исходящие письма\_01.doc.) |
Бумажный, Электронный
Почта; с курьером, Internet, Факс |
| Внутренние документопотоки | ||
| Приказ (распоряжение) по основной деятельности | Разрабатывается
специалистом отдела по поручению начальника
отдела.
Подписывается директором предприятия, а в случае его отсутствия – должностным лицом, исполняющим его обязанности. Визируется исполнителем, начальником структурного подразделения (отдела), начальником службы ДОУ, начальником юридического отдела, при необходимости - главным бухгалтером. Регистрация приказа: дата – дата подписания, № - порядковый, документ не индексируют. Регистрируют в РКФ на бумажном и электронном носителях. После регистрации, ответственные лица проставляют подписи в листе ознакомления. Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\ 09 Договорный отдел\09-05 Приказ (распоряжение) по основной деятельности\_01.doc....) |
Бумажный; электронный.
ЛВС/Internet |
| Докладная записка | Разрабатывается
специалистом отдела по поручению начальника
отдела, оформляется в 2-х экз.: 1-й – адресату;
1-й – в дело.
Подписывается начальником отдела. Регистрация ДЗ: дата – дата подписания, № - порядковый (если указан номер или наименование отдела) или индекс (если не указан номер или наименование отдела). Регистрируют в РКФ на бумажном и электронном носителях. Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\ 09 Договорный отдел\09-10 Докладные записки\_01.doc...). |
Бумажный; электронный.
ЛВС/Internet |
| Служебная записка | Разрабатывается
специалистом отдела по поручению начальника
отдела, оформляется в 2-х экз.: 1-й –
адресату; 1-й – в дело.
Подписывается начальником отдела. Регистрация СЛЗ: дата – дата подписания, № - порядковый (если указан номер или наименование отдела) или индекс (если не указан номер или наименование отдела). Регистрируют в РКФ на бумажном и электронном носителях. Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\ 09 Договорный отдел\09-11 Служебные записки\_01.doc...). |
Бумажный; электронный.
ЛВС/Internet |
| Номенклатура дел | Разрабатывается
структурным подразделением (отделом)
предприятия по поручению начальника
отдела на основе НД отдела.
Подписывается секретарем-референтом, согласовывается с начальником службы ДОУ. Утверждается директором предприятия (в грифе утверждения проставляется должность, личная подпись, расшифровка подписи и печать организации). Регистрация НД: дата - дата разработки и утверждения, № - порядковый, документ не индексируют. После регистрации, сотрудники отдела проставляют подписи в листе ознакомления. Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\ 09 Договорный отдел\09-02 Номенклатура дел\_НД.doc). Изменения к НД регистрируют в РКФ на бумажном и электронном носителях. Контроль исполнения документа и документооборот осуществляет начальник договорного отдела. |
Бумажный; электронный.
ЛВС/Internet |
| Положение об отделе | Разрабатывается
начальником отдела.
Подписывается начальником отдела, согласовывается с начальником юридического отдела. Утверждается
директором предприятия (в грифе
утверждения проставляется Регистрация положения: дата - дата разработки и утверждения, № - порядковый, документ не индексируют. После регистрации, сотрудники отдела проставляют подписи в листе ознакомления. Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорный отдел\09-03 Положение об отделе\_01.doc). Изменения к положению регистрируют в РКФ на бумажном и электронном носителях. Контроль исполнения документа и документооборот осуществляет начальник договорного отдела. |
Бумажный; электронный.
ЛВС |
| Должностная инструкция | Разрабатывается
начальником отдела совместно с начальником
отдела кадров в 2-х подлинных экз.: 1-й –
хранится в отделе кадров, 1-й выдается
на руки работнику. Подлинник хранится
в отделе кадров, заверенная копия хранится
в отделе, в котором работает сотрудник.
Подписывается начальником отдела, согласовывается с начальником юридического отдела, начальником отдела кадров. Утверждается директор предприятия (в грифе утверждения проставляется должность, личная подпись, расшифровка подписи и печать организации). Дата ДИ – дата утверждения, № - порядковый, документ не индексируют. Регистрируют в РКФ на бумажном и электронном носителях. После регистрации сотрудники проставляет личную подпись в РКФ и на всех умноженных оригиналах документа! Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорный отдел\09-04 Должностные инструкции. Копии \ДИ_2.doc) Контроль исполнения документа и документооборот осуществляет начальник договорного отдела. |
Бумажный; электронный.
ЛВС |
| План работы | Разрабатывается
структурным подразделением (отделом)
предприятия по поручению начальника
отдела.
Подписывается начальником отдела. Утверждается
директором предприятия (в грифе
утверждения проставляется Регистрация плана работы: дата – дата разработки и утверждения, № - порядковый в пределах календарного года, документ не индексируют. После регистрации, сотрудники предприятия проставляют подписи в листе ознакомления. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорный отдел\09-13 План работы на год\План работы.doc). Изменения к годовому плану регистрируют в РКФ на бумажном и электронном носителях. Контроль исполнения документа осуществляет начальник договорного отдела. |
Бумажный; электронный.
ЛВС |
| Протоколы разногласий к договорам | Разрабатывается
структурным подразделением (отделом)
предприятия по поручению начальника
отдела.
Подписывается директором предприятия. Хранится в бумажном и электронном виде. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорный отдел\09-21 Протоколы разногласий к договорам\_21.doc). Контроль исполнения документа осуществляет начальник договорного отдела. |
Бумажный; электронный.
ЛВС |
| Объяснительные записки | Разрабатывается
каждым сотрудником организации
в личном порядке.
Регистрация объяснительной записки: дата – дата разработки и утверждения, № - порядковый в пределах календарного года, документ не индексируют. Электронная версия документа находится на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорный отдел\09-12 Объяснительные записки.\_12.doc). Контроль исполнения документа осуществляет начальник договорного отдела. |
Бумажный; электронный.
ЛВС |
| Договоры | Разрабатывается
структурным подразделением (отделом)
предприятия по поручению начальника
отдела.
Предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются: юрист; финансовый директор; главный бухгалтер; руководитель заинтересованного подразделения. Подписывается директором предприятия. Хранится в бумажном и электронном виде. Регистрация Договора: дата – дата подписания договора, № – порядковый. Электронные версии документов находятся на ПК начальника отдела (C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорной отдел\09-17 Договоры об оказании образовательных услуг \_17.doc, C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорной отдел\09-18 Договоры о размещении и выпуске рекламы \_18.doc, C:\ЭиП-331\ООО «Вкусняшка»\09 Договорной отдел\09-19 Договоры поставки продукции \_19.doc). Контроль исполнения документа осуществляет начальник договорного отдела. |
Бумажный; электронный.
ЛВС |
Основные проблемы в организации работы с договорами на предприятии:
Проанализировав работу договорного отдела предприятия «ООО Вкусняшка» и сравнив с работой договорных отделов других, довольно таки развитых, крупных предприятий, я пришла к выводу, что на нашем предприятии недостаточно разработана методическая база по организации работы с договорами, а именно:
Отсутствуют регламентирующие документы по отдельным направлениям в работе с договорами. Например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств и т.п. На нашем же предприятии существует всего два методических документа, регламентирующих деятельность договорного отдела:
- Положение о договорном отделе
- Должностные инструкции начальника и специалиста отдела
Также, в процессе работы на предприятии было выявлено дублирование функций работников договорного отдела с юридическим. И действительно, в договорной работе большую роль играет правовой аспект, и юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной кампании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.
Исходя из этого, лично я бы, при создании организационной структуры предприятия соединила бы договорной и юридический отделы, превратив их в договорно-правовой отдел, чтобы работники отдела работали слаженно, четко исполняли свои трудовые функции по конкретному этапу, направлению работы с документами, что позволило бы сделать деятельность по организации работы с договорами более слаженной и прозрачной.