Содержание

 

Введение 3

1. Классификация и критерии выбора средств организационной техники. 5

2. Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники 7

Заключение 15

Список  использованной литературы 18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

 

     В условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может  обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная  и удобная оргтехника – одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

     Офисная организационная техника - технические  средства, применяемые для механизации  и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

     Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных  вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой  информации, и к другим отрицательным  последствиям.

     Хотя  идея безбумажного делопроизводства родилась уже много лет назад и захватила  умы многих специалистов, деловой  мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. В связи  с этим актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

     Ни  у кого не вызывает сомнений, что  обстановка, в которой проходит рабочий  день, оказывает непосредственное влияние  на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи  считают, что для максимально  успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте  деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому  от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично  оформлена приемная, в немалой  степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.

     Средства  оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости  от типа технических средств) практически  всю работу персонала с документами  в офисе.

     Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более  сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

     Исключительно прогрессивное развитие средств  информационных технологий, в том  числе и средств оргтехники, позволяет  внедрять в практику работы офиса  элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен будет  осуществляться с помощью электронных  коммуникационных средств, хранение, поиск  и обработка информации - с помощью средств вычислительной техники, копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражирования, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.

     К средствам оргтехники относится  достаточно большой перечень технических  средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации. 
 

1. Классификация и критерии выбора средств организационной  техники

 

     Средства  оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение  не соответствует действительному  положению вещей, поскольку практически  большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации  к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику  индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления  и изготовления текстовых и табличных  документов и т. д. Поэтому принято  считать, что малая оргтехника - это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

     Персонал  офиса должен иметь представление  о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности  и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

     Однако  многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих  устройств для применения их в  повседневной деятельности.

     Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей  подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного  назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

     Многообразие  средств организационной техники  предполагает ее определенную классификацию  в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация  ни функциональному признаку, которая  однозначно связывает процедуры  технологического процесса обработки  документов в офисе техническими характеристиками и возможностями  средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

     В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел  существенные изменения, что связано  с проникновением на российский рынок  ведущих фирм - производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

     Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах  организационной техники, требует  иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в  настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

     Рассмотрим  классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке  документов в офисе.

2 Классификационные  группы и подгруппы  средств организационной  техники

 

     1.0. Средства подготовки текстовых  и табличных документов:

     Ручные  пишущие средства.

     Пишущие машины.

     Диктофонная техника.

     Печатающие  устройства для персональных компьютеров.

     2.0. Средства копирования документов:

     Средства  электрофотографического копирования.

     Средства  ризографии.

     3.0. Средства микрографии.

     4.0. Средства обработки и хранения  документов в офисе:

     Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные  машины (фольдеры).

     Конвертовскрывающие машины.

     Машины  для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

     Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные  машины (франкингмашины).

     Машины  для уничтожения документов (шредеры).

     Первичные и вторичные средства хранения документов.

     Картотечное оборудование.

     5.0. Средства коммуникационной техники:

     5.1. Средства и системы телефонной  связи.

     5.2. IР-телефония.

     5.3. Электронная почта.

     5.3. Пневматическая почта. 

     6.0. Офисная мебель и оборудование.

     Охарактеризуем  основные группы средств организационной  техники, причем более подробно будут  рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

     Рынок средств организационной техники  весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить  и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса  необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

     — объем документооборота;

     — временные характеристики документопотоков;

     — средняя информационная емкость  документов;

     — количество форм документов, изготовленных  на типографски напечатанных бланках;

     — тип изображения, содержащегося  в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

     — объем документов, передаваемый и  принимаемый по техническим каналам  связи (дифференцированно по каждому  типу устройств связи);

     — первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования  масштабирования);

     — вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования  масштабирования);

     — вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

     — имеющаяся в наличии в офисе  организационная и вычислительная техника;

     — способ организации эксплуатации технических  средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

     — наличие в офисе специально приспособленных  помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих  нормативно-методических документов;

     — фирма - производитель данной техники и страна сборки;

     — наличие фирменного сервиса в  регионе, городе;

     — технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

     — наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

     — соответствие соединительных электрических  кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

     — стоимость оборудования;

     — стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;

     — стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

     — эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;