Документационное обеспечение деятельности предприятия ООО «Версон»

Датой дел,  содержащих распорядительную и иную  документацию, а также  дел, состоящих из нескольких томов,  являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации самого раннего  и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела,  содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются  даты  подписания  приказов  о приеме и увольнении лица, на которое оно  заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела  является  указание количества листов в деле и срока хранения дела. По окончании года в надписи на обложке дел  постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке, содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

Делая вывод о деятельности отдела делопроизводства можно сказать, что с момента создания отдела было сделано очень много. До 1999 года делопроизводство на предприятии желало лучшего.  После формирования отдела были обновлены нормативные документы по делопроизводству (положение по отделу делопроизводства, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции на работников отдела), все секретари и специалисты отдела прошли курсы  повышения квалификации. Если до 1999 года все документы готовились на электронных и механических машинках, то после последовала массовая замена машинок на компьютеры.

2.3 Состав и оформление организационно-распорядительных документов

К организационным документации ООО «Версон» относятся:

Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношений  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере деятельности.

Формуляр Устава состоит из следующих  реквизитов:

• наименовании организации (наименование министерства, ведомства) – автора документа;
• дата;
• номер;
• место издания;
• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
• текст;
• подпись.

Структура текста и его содержание определяется разработчиками Устава. В число Обязательных разделов включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).
2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).
5. Отчетная и ревизионная деятельность.
6. Порядок ликвидации организации.

       Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления. Инструкция на ООО «Версон» составляются в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например приказов).

Текст инструкции содержит: общие положения, в котором указываются  цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного  действия. Текст инструкции имеет характер указаний. Используются четкие словесные формулировки с распорядительными словами «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

        Положение – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов либо структурного подразделения. Положения бывают типовые и индивидуальные.

Распорядительные документы  играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе  управления, то есть от вышестоящего руководства. От того насколько эффективно регулируется деятельность организации и  входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы.

Основание для издания  распорядительного документа может  быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих  органов или реализация собственной исполнительной - распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.

С точки зрения порядка  принятия решений все распорядительные документы делятся на:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности <span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-size: 14p