Документационное обеспечение деятельности предприятия ООО «Версон»

Организация работы с  документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

          Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение  управления выполняет специальная  служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.¹⁷

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

          Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;
• Обеспечение защиты информации.

В заключение можно сделать  вывод, что документационное обеспечение  и документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ «ВЕРСОН» КОРПОРАЦИЯ ЦЕНТР

2.1 Характеристика ООО «Версон» корпорация центр

Торговая компания ООО  «Версон» корпорация центр  была основана в октябре 1993 года.

Адрес: город Екатеринбург, Библиотечная, 50.

Специализация: оптово-розничная продажа бытовой техники.

С самого начала компания  специализировалась на продажах бытовой техники. На сегодняшний день ООО «Версон»  является одним из лидеров этого бизнеса в Уральском регионе.

Компания изначально делала упор на работу с оптовыми рынками  и базами Екатеринбурга, а так же оптовыми клиентами Уренгоя, Надыма и Вуктыла.

Доставку осуществляют автомобильным транспортом (3х-тонник) компании по льготным тарифам.

Товары сертифицированы  и соответствуют ГОСТ и ТУ.

Для постоянных клиентов предусмотрены: система скидок, возможность отсрочки платежа,

Главный бухгалтер и завскладом фирмы работают в программе 1С Бухгалтерия, а менеджеры имеют наработки по клиентским базам в офисных приложениях Microsoft Access, Excel, Word, а также активно используют Интернет ресурсы для поиска новых партнеров и размещения рекламы на сайтах.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (KTQ- совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Структура управления ООО «Версон»  представлена на рисунке 1.

 

Рис. 1 Схема организационного построения  ООО «Версон» 

 

 

Данная организационная  структура линейная.

Предприятие  возглавляет  директор,  который  организует   всю   работу предприятия и  несет полную ответственность за его состояния  и  деятельность перед  государством   и   трудовым   коллективом.   Директор   представляет предприятие во всех учреждениях  и  организациях,  распоряжается  имуществом предприятия,  заключает  договора,  издает   приказы   по   предприятию,   в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет  работников, применяет меры поощрения и налагает  взыскания  на  работников  предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия  и  хозяйственных операций с материальными и  денежными  ресурсами,  устанавливает  результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, производит  финансовые  расчеты  с  заказчиками   и поставщиками. В задачи этого  отдела  входит также  получение  кредитов в банке,   своевременный   возврат суд, взаимоотношение с государственным бюджетом. Бухгалтерия также производит всесторонний анализ   результатов деятельности   предприятия,   разрабатывает мероприятия    по    снижению себестоимости   и   повышению    рентабельности    предприятия,   подсчет заработной платы и др.

Отдел кадров разрабатывает  штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные  планы  по  труду  и осуществляет контроль за  их  выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, разрабатывает   технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения,  организует  и участвует в  разработке  вопросов  научной  организации  труда,  содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины.

Отдел продаж и закупа составляет месячные и квартальные планы по объему продаж и количеству торговых точек для торговых представителей. Отслеживает работу торговых представителей и своевременную оплату клиентов за отгруженный товар. Так же производит выбор поставщиков, расчет оптимального размера партии закупаемого товара. Отвечает за своевременную доставку товара покупателю.

Работники склада отвечают за соблюдение норм и сроков хранения продукции, приемку товара от поставщиков и отгрузку товара покупателям в необходимом количестве и ассортименте. Предприятие имеет достаточно налаженную систему подбора кадров в соответствии с разработанными требованиями к сотрудникам. Существующие кадры полностью отвечают ее требованиям. Требования, следует сказать, весьма высоки, ибо фирме необходимы идеальные высококвалифицированные работники. Поэтому когда фирма находит человека, полностью удовлетворившего всем предъявленным требованиям, то она платит высокую заработную плату и создает все условия, чтобы удержать работника в фирме.

ООО «Версон» относится к своим работникам: использует систему премирования, составляет график работы, уделяет отдельное внимание питанию, проводит тренинги, семинары, обучение и аттестацию (это позволяет продвигаться по служебной лестнице и повышать квалификацию). Фирма использует также практику неформальных отношений в коллективе: походы в кино, театры, иногда даже в ночные клубы. Словом, создается благоприятный климат для работы, что, несомненно, повышает производительность труда сотрудников.

Миссия ООО «Версон»   - оказывать эффективные, комфортные и ценные услуги для наших клиентов и партнеров, с целью лучшего продвижения качественных товаров к конечному потребителю.         

В таблице 1 представлены данные о товарообороте предприятия.

        Продажи на ООО «Версон», как и закупка, осуществляется на основе договора поставки. Продажа начинается с принятия заявки от заказчика.

         Заявку обрабатывает менеджер ООО «Версон». Заказ может быть скомплектован продукцией от разных поставщиков. При этом должны соблюдаться желания и потребности заказчика, а также условия поставки, оговоренные в договоре.

 

 

 

Таблица 1

Анализ динамики основных показателей  коммерческой    деятельности   ООО «Версон»   за 2010 -2012 гг

Показатель	2010 г	2011 г	2012 г	Абсолютное отклонение		Относительное  отклонение, %
				2011 к 2010	2012 к 2011	2011 к 2010	2012 к 2011
Товарооборот, тыс.руб.	136598,2	154569,2	178569,5	17971	24000,3	113,2	115,5
Объем однодневного товарооборота, тыс.руб.	69,06	79,43	92,76	10,4	13,3	115,0	116,8
Товарооборот  на  1  работника, тыс. руб.	1517,758	1627,04	1879,68	109,28	252,6	107,2	115,5
Среднесписочная  численность работников, чел	90	95	95	5	0	105,6	100,0
Среднемесячная  заработная   плата 1 работника,  тыс. руб.	25,3	26,8	27,7	1,5	0,9	105,9	103,4
Товарные запасы, тыс.руб.	320	300	289	-20	-11	0,94	0,96
Уровень ТЗ	4,59	4,04	3,37	-0,54	-0,66	0,88	0,84
Валовой  доход, тыс. руб.	24860,87	28595,3	33392,5	3734,4	4797,2	115,0	116,8
в % к товарообороту	18,20	18,50	18,70	0,3	0,2	101,6	101,1
Издержки обращения, тыс. руб.	452,6	522,3	489,3	69,7	-33,0	115,4	93,7
в % к товарооборот	0,33	0,34	0,27	0,01	-0,06	102,0	81,1
Прибыль от реализации, тыс. руб.	24408,3	28073,0	32903,2	3664,7	4830,2	115,0	117,2
в % к товарообороту	17,87	18,16	18,43	0,29	0,26	101,6	101,5
Балансовая прибыль, тыс.руб.	24408,27	28073,00	32865,4	3664,73	4792,39	115,0	117,1
Сумма налога на прибыль	4881,65	5614,60	6573,08	732,95	958,48	115,0	117,1
Чистая прибыль (20%)	19526,62	22458,40	26292,3	2931,78	3833,92	115,0	117,1
в % к товарообороту	14,29	14,53	14,72	0,23	0,19	101,6	101,3
Торговая площадь, кв. м.	3800	3800	3800	0	0	100,0	100,0
Товарооборот на 1 кв. м. торговой площади, тыс. руб.	35,95	40,68	46,99	4,73	6,3158684	113,2	115,5
Фонд заработной   платы,  тыс. руб.	27324	30552	31578	3228	1026	111,8	103,4

 

Из таблицы видно, что  уровень товарных запасов к товарообороту  составил в 2010 году – 4,59 %, в 2011 году – 4,04%, в 2012  – 3,37%.

Уровень издержек обращения  к товарообороту в 2010 году составил 33%, в 2011 – 34%, в 2012 – 27%.

Уровень валового дохода к товарообороту в 2010 году составил 18,2%, в 2011 – 18,5%, в 2012  – 18,7%.

Уровень прибыли от реализации к товарообороту в 2010 году составил 17,87%, в 2011 – 18,6%, в 2012  – 18,43%.

   Уровень чистой  прибыли к товарообороту в  2010 году составил 14,29%, в 2011 – 14,53%, в 2012– 14,72%.

Товарооборот за анализируемый  период обнаруживает устойчивую тенденцию  к росту: в 2012 г. по сравнению с 2011 г. показатель увеличивается с 154569,2  тыс. руб. до 178569,5 тыс. руб., т.е. на 24000,3 тыс. руб. или 115,5%.

Рассматривая делопроизводство на ООО «Версон»,  в первую очередь нужно сказать о деятельности отдела делопроизводства.

Отдел делопроизводства на ООО «Версон» была создан в 1999 году.

Основной целью деятельности отдела делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления Обществом.

Основными задачами отдела делопроизводства являются:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка организации работы с документами  в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства в ООО;
• организация контроля за своевременным прохождением и исполнением организационно-распорядительной документации;
• оптимизация и рациональное сокращение объема документооборота, унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документооборота в Обществе;
• разработка порядка использования печати ООО и контроль за его соблюдением.

В функции отдела делопроизводства входит:

1. Осуществление экспедиционной обработки, прием, регистрация, учет,  хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, и ведение учетно-справочной работы по ней.
2. Оформление, регистрация, выпуск, хранение подлинников  организационно-распорядительных документов, обеспечение рассылки  и ознакомления с ними.
3. Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства и повышению качества работы с документами, сокращению сроков прохождения документов.
4. Осуществление контроля за своевременным исполнением документов в  соответствии с резолюциями руководства, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения распорядительных документов, систематическое информирование руководителя службы делопроизводства и администрации Общества по этим вопросам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу  руководству Общества поступающих документов (разбор почты).
6. Осуществление контроля за правильностью оформления организационно- распорядительных документов, визирование и представление на подпись руководству Общества.
7. Ведение делопроизводства правления Общества: оформление протоколов,  доведение принятых решений до исполнителей и контроль за их исполнением, регистрация заявлений, обращений граждан и организаций.
8. Организация технического обслуживания созываемых руководством Общества совещаний и заседаний.
9. Организация и осуществление машинописного (или с применением ПК)  изготовления документов.
10. Разработка и обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них, порядка использования печатей и штампов Общества, контроль за его соблюдением.
11. Оформление заказов на изготовление печатей и штампов для структурных подразделений и контроль за их использованием.
12. Осуществление методического руководства, контроля  за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях и повышение уровня исполнительской дисциплины персонала, осуществляющего документооборот.
13. Разработка, внедрение и ведение нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения Общества, внесение в них необходимых изменений.
14. Разработка номенклатуры дел Общества и осуществление контроля за формированием, учетом и хранением дел в структурных подразделениях.
15. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, формируемых в Обществе.
16. Организация работы архива, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе в структурных подразделениях Общества.
17. Организация оформления командировочных удостоверений работников Общества и регистрация  представителей других организаций, командированных в ООО.
18. Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта по вопросам документационного обеспечения управления.
19. Организация и проведение обучения в целях повышения квалификации  работников, занятых документационным обеспечением управления, проведение совещаний и консультаций по вопросам, относящимся к их компетенции, а также их аттестация.
20. Своевременное обеспечение работников отдела делопроизводства необходимыми материалами, канцелярскими принадлежностями, оборудованием и средствами организационной техники; организация своевременного ремонта помещений, оборудования, техники, закрепленной за отделом.
21. Выполнение требований, возложенных руководящими документами Системы качества (руководством по качеству и стандартами предприятия – стандартными оперативными процедурами).
22. Выполнение требований «Положения о системе управления охраной труда на ООО «Версон»», правил охраны труда, пожарной безопасности.
23. Соблюдение норм трудового законодательства, правил внутреннего трудового распорядка для работников Общества.