Документирование

 

 

     Содержание 

  Введение………………………………………………………………………....3

  1.Реквизиты управленческих документов……………………………............5

  2. Правила оформление реквизитов организованно-распорядительной           документации………………………………………………………………........8

     2.2. Требования к бланкам документов……………………………..……..20

     2.3. Правила машинописного оформления  документов………….............21

   Заключение……………………………………………………………...........22

   Литература…………………………………………………………...............23

          

                                               Введение 

     Процесс управления характерен разнообразием  и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

       Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

     Документы — одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо — это еще и  самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

        Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

     Унификация  в делопроизводстве может быть как  самостоятельной работой, так и  этапом в работе по стандартизации. 

     Суть  стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Реквизиты управленческих документов. 

     Как правило, одним из факторов профессионализма в той или иной сфере деятельности являются знания и умения в области  соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например, документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.); поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

      Форма документа — установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

     Реквизит  документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

     Постоянный  реквизит документа — реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

     Переменный  реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

     Реквизит-признак  — реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой  описываемого объекта.

     Реквизит-основание  — реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой  описываемого объекта.

     Показатель  в документе — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

     Бланк документа (бланк) — носитель информации с нанесенными на нем постоянными  реквизитами.

     Схема расположения реквизитов документов —  модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Схемы размещения реквизитов организационно-распорядительных документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

        Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако одни и те же реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом — обязательными.

        Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа называется его формуляром.

Основой для  конструирования формуляров и бланков  всех видов служебных документов служат формуляры-образцы, которые  являются моделями построения, устанавливающими области применения, форматы, размеры  полей, требования к построению конструкционных  сеток и основных реквизитов.

     Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

       Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков  для служебных документов;

• сократить  трудозатраты на составление и оформление служебных документов;

• облегчить  визуальное восприятие необходимой  информации;

• расширить  возможности использования технических  средств при составлении и обработке служебных документов.

В перечень реквизитов ОРД входят:

      1. Государственный герб.

      2. Эмблема предприятия.

      3.Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

      4. Код формы документа по общегосударственному  классификатору управленческой  документации.

      5. Наименование министерства.

      6. Наименование организации.

      7. Наименование структурного подразделения.

      8. Индекс предприятия связи, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телетайпа, номер телефона, номер  счета в банке.

      9. Название вида документа.

      10. Дата.

      11. Индекс.

      12. Ссылка на индекс и дату  входящего документа.

      13. Место составления или издания.

      14. Гриф ограничения доступа к  документу.

      15. Адресат.

      16. Гриф утверждения.

      17. Резолюция.

      18. Заголовок к тексту.

      19. Отметка о контроле.

      20. Текст.

      21. Отметка о наличии приложения.

      22. Подпись.

      23. Гриф согласования.

      24. Визы.

      25. Печать.

      26. Отметка о заверении копии.

      27. Фамилия исполнителя и номер  его телефона.

      28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

      29. Отметка о поступлении.

          30.Идентификатор электронной копии документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Правила оформления реквизитов организационно-распорядительной документации. 

     С 1 июля 2003 г. введен в действие новый  стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако, их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации, примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения. Приведем состав реквизитов этого ГОСТа, снабдив требования стандарта некоторыми комментариями. Номер пункта, приводимого далее, соответствует номеру реквизита.

     01. Реквизит «Государственный герб РФ» помещают на бланках документов только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52. Часть I. С. 5021). Это учреждения государственного управления и контроля, правоохранительные органы, Центробанк и ряд других.

     02. Герб субъекта РФ помещают также только на бланках документов предприятий, учреждений, организаций, имеющих на это право в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

     03. Эмблему организации пли товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему организации, ее товарный знак или знак обслуживания («бренд») необходимо зарегистрировать в установленном порядке, в противном случае может оказаться, что ваша организация использует чужой товарный знак (допустим даже, что по незнанию), а это — нарушение прав франчайзера, законного владельца эмблемы, который имеет право на компенсацию за использование его эмблемы.

     04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот код ваша организация получает в процессе ее регистрации.

     05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.