Документирование

     06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) на документах, входящих в состав той или иной Унифицированной системы документации (УСД). При наличии унифицированной формы документа, применяемой в некоторой сфере деятельности, никакую иную форму документа в этой сфере деятельности применять нельзя.

     08. Наименование организации-автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над ним помещается сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих, наряду с русским, в качестве государственного языка еще и национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

     Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных  документах; в этом случае его помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Наименование на иностранном  языке приводят, если оно закреплено в уставе, и тогда оно должно располагаться ниже наименования на русском языке. Еще раз обращаем внимание: наименование организации  должно быть полным и полностью соответствующим  уставным документам, поскольку изменение  хотя бы одной буквы в названии организации по сравнению с ее уставным наименованием превращает документ в фиктивный. Эта полнота названия особенно важна при оформлении коммерческой сделки посредством обмена документами, называемыми офертой и акцептом. По форме оферта и акцепт — просто служебные письма, но правомерность сделки требует указания наименований ее сторон только полностью.

     09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Не следует без особой надобности размещать на бланках документов банковские реквизиты организации, чтобы не провоцировать мошенников, которым иногда достаточно только этих данных, чтобы сфальсифицировать платежное поручение, авизо и разорить вашу организацию.

     Согласно  Правилам оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства  РФ от 26 сентября 2000 г. № 725, реквизиты  адреса пишутся в следующем порядке:

• наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

     В таком же порядке производится написание  адреса отправителя.

     Пример  написания адреса адресата:

     Образцову О. П.

     ул. Садовая, д. 5, кв. 12

     г. Липки, Киреевский р-н. Тульская обл.

     301264

     или

     ВНИИДАД

     Директору И. И. Иванову

     Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

     Адрес адресата пишется в правой части  почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового  отправления, а адрес отправителя  — в левом верхнем углу.

     К стандартной письменной корреспонденции  относятся письма в почтовых конвертах  размером 114 х 162 х 5 мм и 110 х 220 х 5 мм и весом до 20 г. Допустимыми размерами почтовых писем являются 162 х 229 мм, 229 х 324 мм и 250 х 353 мм.

     Чтобы документ меньше измялся, целесообразно  использовать конверты для размещения в них деловых бумаг формата  А4, сложенных вдвое (конверт 162 х 229 мм) или втрое (конверт 110 х 220 мм).

     10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000) («Протокол», «Акт», «Приказ», «Должностная инструкция» и т. п.). В деловом письме наименование вида документа («Письмо») обычно не указывают.

     11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

     Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год —  четырьмя арабскими цифрами.

     Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять  как 05.06.2003.

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

     12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

     Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в  документе.

     Грамотно  исполненный регистрационный номер  превращается в уникальный идентификационный  код документа (в сочетании с  годом его регистрации) и позволяет  обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери  и обеспечить такой «порядок в  делах», какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечивается четкая классификация и систематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. О регистрации документов см. ниже.

     13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который данный документ является ответом. Например, если вы составляете письмо-акцепт на пришедшее вам письмо-оферту, вы помещаете в составе реквизита 11 исходящий номер и дату, под которыми оферта была зарегистрирована ее автором, т. е. переписываете из оферты реквизиты 12 и 11.

     14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение из реквизитов «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения (например, «г. Волхов», «г. Санкт-Петербург»). Обычно этот реквизит помещается на внутренних документах организации; при этом на внутренних документах не исполняется реквизит 09 («Справочные данные об организации»).

     15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и другие реквизиты являются условными):

     Минюст  России

     Департамент информатизации

     и научно-технического обеспечения

     Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

     Генеральному  директору ОАО «Северные регионы» В. А. Лагунину

     или

     АО  «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру

     В. М. Кочетову

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно, например:

     Администрации районов Московской области

     Допускается центрировать каждую строку реквизита  «Адресат» по отношению к самой  длинной строке. Например:

     Главному  редактору

     Издательского дома

     «Медиадом»

     Н. В. Семиной

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе  адресатов составляют список рассылки документа и прилагают его  к оставляемой у автора документа  копии (отпуску).

     В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

     16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

     УТВЕРЖДАЮ

     Президент ЗАО «Ростекстиль»

     Личная  подпись_____В. А. Степанов

     Дата

     Допускается в реквизите «Гриф утверждения  документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

     УТВЕРЖДАЮ

     Генеральный директор

     АО  «Электронные технологии»

     Личная  подпись_____Л. В. Кузнецов

     Дата

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

     17.  По результатам рассмотрения документа руководитель отражает свое решение в резолюции на документе. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой и содержать принятое руководителем решение. Это, по сути, маленький приказ. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Задача руководителя при наложении резолюции — чтобы у исполнителей была полная ясность, что, когда и как следует делать по существу документа, чтобы у них не было необходимости отрывать руководителя от работы, требуя пояснений. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

     Если  исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается  ответственным за всю работу по документу; его должность и фамилия либо указываются первыми в списке без пометки «ответственный», либо подчеркиваются руководителем. Способ выделения фамилии ответственного исполнителя определяется самой  организацией и фиксируется в  «Инструкции по делопроизводству».

     18.  Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

     Дать  документу краткий и в то же время емкий заголовок — это  своего рода искусство, демонстрация владения которым свидетельствует о высоких  интеллектуальных качествах корреспондента, а по аналогии, и, возможно, о высоких  нравственных качествах (психологи  считают, что среди многочисленных стереотипов восприятия есть и такой  «умный — значит добрый и честный»). Кроме того, заголовок используется при регистрации документа получателем, и при его отсутствии вы ставите получателя в затруднительное положение: как двумя словами охарактеризовать содержание вашего послания, особенно, если оно занимает не одну страницу и посвящено профессиональным вопросам? Следует иметь в виду, что регистрировать ваше письмо будет делопроизводитель или случайный человек, получивший такое поручение и плохо разбирающийся в ваших проблемах.