Документооборот управленческой деятельности

     Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения" 

     Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

     - акты (проверок и ревизий; приема  законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи  дел; ликвидации организаций,  учреждений, предприятий и т.д.);

     - задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное  строительство; на проведение  научно-исследовательских, проектно-конструкторских  и технологических работ; технические  и т.д.);

     - инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

     - нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического  проектирования; численности работников  и т.д.);

     - отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

     - перечни (должностей работников  с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются  определенные льготы; типовых документальных  материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

     - планы (производственные; строительно-монтажных,  проектно-изыскательских, научно-исследовательских  работ; внедрения новой техники;  кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

     - положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

     - программы (проведения работ и  мероприятий; командировок и т.д.);

     - расценки на производство работ; 

     - сметы (расходов на содержание  аппарата управления, зданий, помещений,  сооружений; использования средств  фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

     - стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

     - структура и штатная численность; 

     - тарифные ставки;

     - уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);

     - формы унифицированных документов;

     - штатные расписания и изменения  к ним.

     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

     «Отметка  об исполнении документа и направление его в дело».

     Реквизит "28 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело" - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа  и месте его хранения в архиве учреждения.

     Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     Например:

     Отправлен факс от 09.09.2004 № 12

     В дело № 05-10

     Личная  подпись 

     Дата

     Рис. 2. Пример оформления реквизита "Отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело" 

     Реквизит "Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного  отступа, схема его расположения приведена на рисунке 3.

     

     Рис. 3. Расположение реквизита "Отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело"

 

      Заключение 

     Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

     На  основе принятого ГОСТ ВНИИААД планирует  подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам  документационного обеспечения  управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.

     Одним из предлагаемых путей внедрения  стандарта в отдельной организации  является подготовка собственного нормативно-правового  акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

     Способствует  применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных  форм документов (шаблонов), тиражирование  бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях (уставах) о них.

     Возможно  внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также  путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.  

Организация службы делопроизводства на предприятии 

Введение

     В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

     Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

     Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

     Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

     2.1 Организационные структуры службы делопроизводства

 

     Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

     Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

     Основные  положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые  типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

     Управление  делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

     • секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

     • инспекция при министре, выполняющая  функции контроля за исполнением  правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

     • канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

     Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

     Канцелярия  создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

     Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

     Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

     Основные  положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива. 

     2.2 Задачи и функции службы делопроизводства

 

     Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

     • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

     • обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;