Документооборот

Каждое  автоматизированное рабочее место, а также организация сетей  разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным  техническим средствам автоматизации  информационно–управленческой деятельности относятся:

1) персональные компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5.        коммуникационные средства, телефонная техника;
6.        средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7.        средства для обмена информацией – электронная почта;
8.        видеоинформационные системы;
9.        локальные компьютерные сети;

10)     интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному  рабочему месту руководителя предъявляются  следующие требования: наличие баз  данных, постоянно пополняемых оперативной  и достоверной информацией; обеспечение  оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных  средств, регулирующих организационную  и административную деятельность; обеспечение  оперативной связи с другими  источниками; обеспечение возможности  накопления в памяти документов и  решений.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В связи  с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс  подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме, среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве/ В.И. Андреева // Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел–Синтез». – 2005. – 144 с.
2. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы/ А.В. Бадьина // Делопроизводство. – 2007. – №1. – С 34–39.
3. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень/ В.Д. Банасюкевич / Делопроизводство. – 2007. – №1. – С 32–38
4. Вялова Л.М. Организация движения документов/ Л.М. Вялова/ Секретарское дело. – 2006. – №2. – С16–20.
5. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. – М.: Экономика. – 2007. – 271 с.
6. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 2 изд. – М.: ИНФРА-М. – 2006. – 339 с.
7. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве/ С.Л. Кузнецов. – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел – Синтез». – 2006. – 232 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рассмотрим несколько характерных  офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».

Система поддерживает полный жизненный  цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как  на уровне автора резолюции, так и  централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных  документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

1. «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
2. «ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».

Система «Дело» настраивается  в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную  структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным  документам).

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст» включает в себя 3 продукта:

1. «Делопроизводство» – комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.
2. «Малый офис» – комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс–лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.
3. «Канцелярия» – система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации  на базе DOCS Open и Work Route.

Применяется для комплексной  автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных  архивов крупных и средних  организаций.

Используется поэтапное  внедрение автоматизированной системы:

1. автоматизация централизованной службы ДОУ;
2. автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
3. автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
4. автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального  документооборота и делопроизводства «Optima–Workflow».

Система «Optima–Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает и  фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные  стандарты защиты, используются современные  методы криптографической защиты и  средства электронной цифровой подписи  для защиты от преднамеренного или  случайного вмешательства.

Система управления неструктурированной  информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб–страницами, аудио– и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные  программы платформы можно применять  совместно любых комбинациях  для решения разнообразных задач  управления.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

1. обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес–правилам;
2. устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;
3. предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного  учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов  государственной власти, федеральных  органов исполнительной власти и  иных государственных органов, решения  совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Электронный документооборот сокращает  информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и  удешевление процессов сбора, обработки  и передачи информации с помощью  новейших технологий автоматизации  этих процессов.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача  сокращения объёма документооборота имеет  два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект

 

В связи  с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс  подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме, среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

В литературе по данному вопросу освещены положения  современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных  актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами. В заключении хотелось бы отметить, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс  его создания регламентируется и  осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении  термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Для правильного оформления документа необходимо соблюдать все  необходимые реквизиты, согласно ГОСТ РФ Р 6.30-2003.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым                     обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.