Использование новых современных технологий в документировании деятельности организации (предприятия, фирмы)

2. «Малый офис» – комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы, Внешние контакты.

3. «Канцелярия» – система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route.

Применяется для комплексной  автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных  архивов крупных и средних организаций [16, С. 25].

Используется поэтапное  внедрение автоматизированной системы:

1) автоматизация централизованной  службы ДОУ;

2) автоматизация служб  ДОУ структурных подразделений;

3) автоматизация  работы исполнителей в структурных  подразделениях;

4) автоматизация  централизованного архива.

Система автоматизации  конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

Система «Optima-Workflow»  предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает  и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и  имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства. Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и  видеофайлами, отсканированными изображениями  и др. Отдельные программы платформы  можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления [6, С. 70].

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным  содержанием) упорядочивает неструктурированную  информацию, а именно:

1) обеспечивает  создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес-правилам;

2) устанавливает  связи между частями содержания, позволяя использовать одну и  ту же информацию в различном  контексте, версиях и форматах;

3) предоставляет  возможность интеллектуального  анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение [6, С. 72].

Делопроизводство  в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется  по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, протоколы совещаний.

Несомненно, система  электронного документооборота сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

 

2.2 Характеристика  современных информационных технологий и стратегии их использования

 

Информационное  обеспечение управления – многогранное понятие. Под термином «информационное  обеспечение» понимается, во-первых, органически  взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения  заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии  и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

В автоматических системах информационный процесс может  быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного  процесса является человек.

Информационная  технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Информационные  технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить  различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это  множество. Среди них: по обслуживаемым  предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.). Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий:

• сбора информации;
• передачи информации;
• накопление информации;
• обработки информации;
• хранение информации;
• представления информации; использования информации [15, С. 34].

Описание каждого  типа информационной технологии базируется на более широкой и детальной  системе анализа их характеристик.

Конкретная  информационная технология для своей  реализации предполагает наличие:

• комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;
• системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);
• организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Таким образом, управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов  информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием  отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники [15, С. 42]. Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Существует  два подхода к совершенствован6ию документационного обеспечения  управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. Совершенствование  выполнение отдельных видов работ  путем применения универсальных  информационных технологий. Такой  подход проще в реализации. Он  может быть реализован как  на конкретном компьютере, так  и рамках локальной сети. Он  ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;

2. Комплексное  внедрение информационных технологий  во все сферы документационного  обеспечения управления. Этот подход  позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

Таким образом, каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

 Бесспорно,  для успешного развития организации  необходимо внедрение новых современных  технологий в процесс документирования. В третьей главе мы рассмотрим примеры организаций, активно внедряющих и развивающих современные технологии ДОУ, в том числе, электронный документооборот.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

3.1 Характеристика ДОУ  ООО «ЛП «Ангара»

 

Лесоперерабатывающее  предприятие ООО «ЛП» Ангара»  является одним из крупнейших предприятий  в лесной отрасли на территории Иркутской  области. На предприятии ООО «ЛП «Ангара» (г. Братск, промплощадка БрАЗа, дом 24), которое занимается глубокой переработкой древесины, утверждены правила документооборота, устанавливающие принятую классификацию документов, регламентирующие порядок хранения и уничтожения документов, а также устанавливающие основные правила пользования электронной почтой.

В соответствии с данными  правилами документооборота документы  на предприятии распределяются на четыре основные группы: для ограниченного  пользования, личные и конфиденциальные, конфиденциальные и прочие.

К документам для ограниченного пользования относится особо важная информация, хранение которой должно контролироваться. Несанкционированное раскрытие данной информации может нанести непоправимый вред компании.

К конфиденциальным документам относится информация, которая является важной для бизнеса компании и составляет собственность компании. Включает информацию о коммерческих клиентах, поставщиках, дилерах и продавцах. Несанкционированное раскрытие ее может повлечь негативные последствия для компании, деловых отношений, коммерческих клиентов, дилеров или продавцов. Доступ к такой информации осуществляется только по деловой необходимости при обязательном предупреждении об ответственности за документ. Необходимо разрешение на раскрытие информации для других лиц. Необходимо подходить с осторожностью к использованию общих принтеров.

К прочим документам относится  информация, которая не требует особого  хранения. Несанкционированное раскрытие  практически не отражается на делах  компании. Доступ к такой информации имеется у всех служащих, однако требуется наличие производственной необходимости. При передаче такой информации требуется разрешение руководства на обнародование информации в соответствии с принципами компании и авторского права.

При хранении документов в компании приняты следующие  правила.