Использование новых современных технологий в документировании деятельности организации (предприятия, фирмы)

В пунктах 26 и 27 этого документа говорится: «Федеральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов <...> формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти» [4, С. 43].

Задачи, решаемые в деятельности подразделения, вытекают из цели или определяются целью. В свою очередь, цели и задачи службы ДОУ определяют функциональное содержание деятельности этого подразделения.

Функции любого подразделения, независимо от того, чем  оно занимается, можно разделить на две группы: общие управленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: организация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ. Таким образом, в составе функциональной деятельности службы ДОУ также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ [19].

Собственно  управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом [10, С. 63]:

1.Организация,  планирование, регулирование работ  по документационному обеспечению  управления (можно сказать иначе:  процессов управления документами), участие в формировании политики  организации в сфере управления документами.

2. Контроль выполнения  установленных правил и технологий  создания, обработки, хранения и  использования документов в организации  на всех этапах их жизненного  цикла, в т.ч. с применением  системы электронного документооборота.

3. Контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обеспечением их сохранности) в структурных подразделениях организации.

4. Контроль за  состоянием организации работы  с документами в подведомственных  организациях.

К специфическим функциям службы ДОУ относятся следующие:

1. Разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (доу), номенклатуры дел, административных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих процессы создания обработки, хранения и использования документов организации.
2. Проектирование образцов бланков документов, разработка унифицированных форм документов, контроль их использования в структурных подразделениях организации.
3. Разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем административных и бизнес-процессов по управлению документами (созданию, обработке, хранению и использованию документов).
4. Организация предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организации.
5. Организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документооборота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота.
6. Формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, ведение информационно-справочной работы по документам, создание, хранение, поиск и использование документов в организации.
7. Организация контроля за сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов.
8. Ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения документов (поручений) и информирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине.
9. Обеспечение документирования деятельности коллегиальных (совещательных, координационных, методических и др.) органов.
10. Организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов.
11. Рассылка документов (копий документов) по структурным подразделениям организации и подведомственным организациям.
12. Разработка и согласование номенклатур дел структурных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел.
13. Проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.
14. Подготовка предложений о проведении работ по автоматизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой системы электронного документооборота.
15. Повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов.

Предлагаемый  перечень функций службы ДОУ можно  рассматривать как универсальный, т. е. такой, который в полном объеме может использоваться в организации, независимо от содержания и характера ее деятельности, организационно-правовой формы, объема документооборота и других особенностей.

Однако данный перечень функций не является исчерпывающим, в отдельных случаях он может  дополняться иными функциями, например для служб ДОУ органов власти важно выделить в качестве отдельных функций организацию работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан, запросов юридических и физических лиц, запросов депутатов законодательных (представительных) органов власти и др. [19].

Несомненно, ДОУ составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами [7, С.72].

До недавнего времени  документационное обеспечение управления были вспомогательными, обеспечивающими  процессами, стоящими в стороне от ключевых процессов. Соответствующим было и отношение высшего руководства, ключевых работников предприятия к процессам, связанным с документированием, и их автоматизации. Но в последнее время отношение организаций к документированию своей деятельности меняется: об этом свидетельствует все большее число проектов внедрения новых технологий, учитывающих вовлечение в работу с документами по электронным регламентам большинства сотрудников предприятия.

Изменение отношения  к ДОУ – это во многом следствие осознания необходимости перманентного анализа своей деятельности на основе документированных свидетельств, с одной стороны, и тех возможностей, которые предоставляет для этого новые технологии – с другой. Перейдем к рассмотрению современных информационных технологий в документировании деятельности организации.

 

 

2. СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В

ДОУ СОВРЕМЕННОЙ  ОРГАНИЗАЦИИ

 

2.1 Современные  методы совершенствования документооборота в организации

 

На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения  документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [9, С. 33].

Сокращение  объема документооборота связывается  с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие  сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения [4, С. 58].

Таким образом, унификация позволяет упорядочить  образование документов и тем  самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.

В связи с  развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность  использовать электронный документооборот [11, С.107].

Автоматизированные  рабочие места. Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным  техническим средствам автоматизации  информационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные  компьютеры, объединенные в сети;

2) текстообрабатывающие  системы;

3) копировальные  машины;

4) коммуникационные  средства, телефонная техника;

5) средства для  автоматизации ввода архивных  документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные  носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

6) средства для  обмена информацией – электронная почта;

7) видеоинформационные  системы;

8) локальные  компьютерные сети;

9) интегрированные  сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений [16, С. 25].

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа  состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

Электронные офисные  системы.

Офисная система – это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач  электронной офисной системы:

• автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
• организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
• осуществление эффективного поиска информации;
• обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы  должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

1) ввод, подготовка  и редактирование документов;

2) регистрация  документов;

3) совместная  работа над документами;

4) контроль исполнения  документов;

5) создание баз  данных (хранение документов);

6) прием и  пересылка документов;

7) систематизация  документов, формирование дел;

8) подготовка  к хранению и архивное хранение  дел.

Рассмотрим  несколько характерных офисных  систем. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» [16, С. 26].

Система поддерживает полный жизненный цикл документа  в организации: от его первичной  регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

1) «ДЕЛО-Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

2) «ДЕЛО-Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам) [11, С. 98].

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

Система включает в себя 3 продукта:

1. «Делопроизводство» – комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.