Использование новых современных технологий в документировании деятельности организации (предприятия, фирмы)

По степени важности документы делятся на три категории, для каждой из которых сформированы собственные требования к организации  хранения.

К первой категории относятся  документы, крайне необходимые для  ведения дел компании или важные для ознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на финансы компании, связи с общественностью, отношения со служащими, акционерами, клиентами или поставщиками; документы также могут быть запрошены по юридическому, законодательному или экологическому требованию.

Ко второй категории относятся документы, имеющие определенный период хранения и важные для совершения ежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.

К третьей категории  относятся документы, не требующие  особого хранения. Их отсутствие не повлияет на работу компании. Они не являются важными для ознакомления с прошлым компании, не являются конфиденциальными, не затрагивают вопросы частного характера. Не имеют особой важности для выполнения ежедневных операций.

Наивысшие требования к  организации хранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии с которыми:

- доступ к этим документам  должен быть строго ограничен;

- необходимо контролировать  температуру и влажность в  помещении с хранящимися документами;

- система с документами  должна иметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлении потерянной информации.

Также разработаны общие  требования к хранению документов первой и второй категории, которые соответствуют  общепринятым и законодательно установленным  требованиям к хранению документов.

Для документов третьей  категории никаких требований к  хранению не установлено. Для успешного ведения дел необходимо, чтобы документы создавались, использовались и уничтожались в соответствии с Уставом Организации. Уничтожение документов является необходимым, и должно осуществляться разумно, следуя всем нормативным указаниям. Неаккуратное уничтожение документов может повлечь за собой раскрытие конфиденциальной информации.

В основе организации  контроля исполнения служебных документов в ООО «ЛП «Ангара» лежат принципы:

• заблаговременности;
• объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;
• открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;
• системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;
• индивидуального подхода.

Основными задачами, которые  решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.

В практической деятельности ООО «ЛП «Ангара» применяется два метода контроля: внутренний и внешний.

Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов.

Каждую неделю в понедельник  от контрольно-аналитического управления приходит информация с указанием  документов, срок которых истекает через неделю.

В случае неисполнения документа, стоящего на контроле в Администрации  предприятия в срок, и непредставления  при этом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороны  предприятия данный вопрос выносится  на рассмотрение губернатора области.

Внутренний контроль в ООО «ЛП «Ангара», проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений осуществляет канцелярия предприятия. Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

- контроль исполнения  документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В ООО «Ангара» такую оценку дает директор либо по его поручению заместитель директора. Если директор согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;

- контроль соответствия  документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается  в проверке правильности оформления  документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;

- контроль исполнения  документов в установленные сроки.  Данный вид контроля осуществляет  канцелярия ООО «ЛП «Ангара».

В ООО «ЛП «Ангара» обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

Директором утвержден  перечень документов, подлежащих контролю.

При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.

Каждую неделю работники  канцелярии распечатывают отчет  о выполнении контрольных поручений  в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями  сроков ответа по документам. Если исполнитель  не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную записку на имя директора с указанием нарушения.

Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение  поступающей информации о ходе и  результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлением Администрации.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов  и методов, обеспечивающих стабильность деятельности предприятия.

Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности  исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей  системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

 

 

2.2 Развитие системы электронного документооборота в ООО «ЛП «Ангара»

 

Учитывая территориальный  разброс подразделений данной организации (г. Иркутск, Ангарск, Усть-Илимск, Тулун, Братск) создана единая корпоративная информационная система согласования и подписания документов.

В число основных автоматизируемых функций, которые  обеспечивает единая система входят следующие:

-регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

-регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-осуществление контроля за исполнением поручений;

-поиск документов.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей  ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения  системы.

Единая система как минимум обеспечивает:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения.
2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.
4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.
5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов.
6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Система электронного документооборота ООО «ЛП «Ангара» совершенствуется. Планируется обеспечить автоматизацию обработки входящих в ООО «ЛП «Ангара» документов, как на бумажных носителях, так и в виде сообщений электронной почты и факсимильных. Так же планируется обеспечить автоматизированную обработку внутренних документов, включая их подготовку, согласование, подписание, отправку и получение. В результате, планируется создать единый электронных архив всех обрабатываемых документов

Мы обратились к деятельности ООО «ЛП» Ангара». На примере рассматриваемой организации мы убедились, в том, что введение новых современных технологий в документирование деятельности – важный аспект успешного функционирования и развития организации. Но вместе с тем, внедрение новых технологий требует немалых финансовых и временных затрат.

Современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Существует  два подхода к совершенствованию  документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. Совершенствование выполнение отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий.
2. Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления.

Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный  путь с целью совершенствования  документационного обеспечения  управления на базе внедрения новых  информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Меняется целевое назначение организационной документации предприятия. С сохранением ее значения как наиболее организованной части информационной системы, функционирующей на качественно новом техническом уровне, она во все большей степени должна становиться составной частью управляющей системы предприятия.

К сожалению, этот процесс развивается медленно и  явно отстаёт от темпов совершенствования технического прогресса.

Одна из основных причин такого положения в отсутствии на многих российских предприятиях нового, соответствующего современным требованиям подхода к организации документационного управления.

Полное упразднение  бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться  и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов [18].

Сегодня организации все больше осознают необходимость постоянного анализа своей деятельности на основе документированных свидетельств и возможности, которые предоставляет для этого система электронного документооборота.

Тенденции развития систем электронного документооборота (СЭД) определяются не только новациями в области  ИТ, но в первую очередь изменяющимися  требованиями бизнеса, переосмыслением ролей пользователей (участников документооборота), сменой их интересов и предпочтений, изменением места СЭД в структуре корпоративных информационных систем, новым видением задач и требований к управлению документами. До недавнего времени делопроизводство, документооборот, документационное обеспечение управления (ДОУ) были вспомогательными, обеспечивающими процессами, стоящими в стороне от ключевых процессов. Соответствующим было и отношение высшего руководства, ключевых работников предприятия к процессам, связанным с документированием, и их автоматизации.